Theo như thống kê của Google, mỗi ngày sẽ có khoảng 1 tỷ email trao đổi thông tin và quảng cáo được gửi đi. Điều này cho chúng ta thấy được về tầm quan trọng của email trong các hoạt động giao tiếp chuyên nghiệp giữa lúc mạng xã hội đang ngày càng bùng nổ mạnh mẽ. Và tất nhiên, để thể hiện được sự uy tín, chuyên nghiệp của mình thì không ít đơn vị hiện nay cũng đã lựa chọn email doanh nghiệp để làm kênh liên lạc chính. Vậy email doanh nghiệp là gì? Có bao nhiêu loại email công ty đang được sử dụng phổ biến? Hãy cùng chúng tôi theo dõi nội dung sau để tìm hiểu chi tiết hơn nhé.
- Email doanh nghiệp là gì?
- Phân biệt email doanh nghiệp và email cá nhân
- Vai trò của email doanh nghiệp
- Các loại email doanh nghiệp thông dụng nhất hiện nay
- Nguyên tắc sử dụng email doanh nghiệp hiệu quả, bạn có biết?
- Chọn nhà cung cấp email doanh nghiệp cần lưu ý điều gì?
- Dịch vụ email doanh nghiệp uy tín, giá rẻ, chất lượng cao
Email doanh nghiệp là gì?
Email doanh nghiệp là địa chỉ email thuộc sở hữu của một tổ chức hoặc doanh nghiệp, được tạo ra dựa trên tên miền của họ. Thông thường, khi sử dụng các dịch vụ email miễn phí như Gmail thì định dạng của email sẽ là tenemail@gmail.com. Tuy nhiên, nếu đơn vị của bạn quyết định đăng ký và sử dụng email doanh nghiệp độc quyền thì cấu trúc của địa chỉ email sẽ là tenemail@domain doanh nghiệp. Chẳng hạn, info@phuongnamvina.vn chính là một địa chỉ email doanh nghiệp của Công ty TNHH Phương Nam Vina.
Phân biệt email doanh nghiệp và email cá nhân
Có lẽ thì từ khái niệm vừa rồi, bạn cũng đã phân biệt được email doanh nghiệp và email cá nhân. Tuy nhiên, để có thể làm rõ hơn về sự khác biệt của hai loại email này trong hoạt động kinh doanh thì chúng ta hãy cùng tham khảo bảng so sánh dưới đây nhé.
| Tiêu chí so sánh | Email doanh nghiệp | Email cá nhân |
| Chi phí | Đòi hỏi chi phí | Miễn phí |
| Công dụng | Dành cho các công ty, tổ chức và cung cấp cho nhân viên sử dụng trong công việc. | Dành cho cá nhân và sử dụng với các mục đích khác nhau. |
| Hình thức | Được tạo ra dựa trên tên miền của tổ chức (ví dụ: @phuongnamvina.com) | Đuôi email thường là tên miền của nhà cung cấp (ví dụ: @gmail.com) |
| Quản lý, lưu trữ thông tin | Cung cấp phương tiện quản lý hiệu quả, dữ liệu được lưu trữ an toàn và có thể quản lý dễ dàng khi có thay đổi nhân sự. | Dữ liệu không được quản lý hiệu quả, rủi ro mất mát dữ liệu khi nhân viên rời khỏi công ty. |
| Bảo mật | Cung cấp các tính năng bảo mật cao hơn, bao gồm mã hóa end-to-end và xác thực hai yếu tố. | Bảo mật thường không được tối ưu, dễ bị xâm nhập. |
Vai trò của email doanh nghiệp
Email của các công ty luôn mang đến rất nhiều lợi ích khác nhau trong quá trình sử dụng. Đây có lẽ cũng là lý do mà hiện nay, có đến hơn 90% doanh nghiệp đều đang sở hữu email doanh nghiệp cho riêng mình bởi vì những ưu điểm sau:
1. Tăng tính chuyên nghiệp
Trong lĩnh vực kinh doanh, việc sử dụng email doanh nghiệp sẽ mang đến cho thương hiệu một hình ảnh uy tín, chuyên nghiệp hơn so với việc sử dụng mail cá nhân như thông thường. Theo đó, với những đuôi email được đặt theo tên miền riêng thì khi tiến hành giao dịch với khách hàng và đối tác, doanh nghiệp của bạn sẽ dễ dàng ghi điểm hơn trong mắt họ.
Giả sử, khi khách hàng đang cảm thấy rất hứng thú về những thông tin mà bạn cung cấp và muốn xin thông tin liên hệ để được tư vấn sau đó. Lúc này, việc đưa một chiếc name card với email liên hệ chỉ là tencuaban@gmail.com thay vì một email doanh nghiệp tencuaban@domaindoanhnghiep sẽ khiến cho khách hàng cảm thấy dè chừng nếu muốn hợp tác. Ngược lại, nếu bạn đăng ký email doanh nghiệp tốt nhất cho mình thì chắc chắn, cả khách hàng và đối tác đều sẽ có cái nhìn thiện cảm, tin tưởng hơn về những gì mà bạn đang cung cấp.
2. Tối ưu hiệu suất quản lý thông tin
Thông thường, chỉ nhân viên của công ty mới được cấp phép sử dụng email với tên miền của doanh nghiệp. Việc này sẽ giúp cho quá trình quản lý nhân sự và thông báo tin tức tới toàn bộ thành viên trong công ty trở nên dễ dàng hơn.
Ngoài ra, còn một vấn đề khác khi sử dụng email cá nhân đó là bạn có thể bị mất hết dữ liệu cũng như các tập tin quan trọng trong quá trình nâng cấp và chuyển giao. Nhưng với email doanh nghiệp, khi công ty cần mở rộng quy mô hoặc có những thay đổi thì việc sử dụng email công ty sẽ giúp cho việc sao lưu dữ liệu, thay đổi cấu hình và tích hợp các công cụ tiện ích khác,... trở nên dễ dàng hơn.
3. Tăng tính bảo mật
Khi nhân viên sử dụng email doanh nghiệp được cung cấp, việc quản lý và lưu trữ thông tin cũng như dữ liệu trong quá trình làm việc sẽ trở nên thuận tiện, an toàn hơn dù cho họ đã nghỉ việc. Điều này sẽ đảm bảo rằng mọi thông tin quan trọng của doanh nghiệp sẽ được bảo mật và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.
Thậm chí, trong trường hợp xảy ra sự cố thì mọi thông tin đều có thể được khôi phục lại nhanh chóng, giúp giảm thiểu thời gian gián đoạn và đảm bảo hoạt động kinh doanh được diễn ra liên tục.
4. Hạn chế tình trạng spam
Email doanh nghiệp thường tích hợp các công nghệ chống spam, phòng chống virus máy tính và bộ lọc thư chứa phần mềm độc hại,... nhằm giữ cho hộp thư của người dùng luôn được sạch sẽ và an toàn. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu nguy cơ bị tấn công mạng hay hacker đánh cắp dữ liệu mà còn giúp tỉ lệ thư bị gửi vào hộp thư spam được giảm đi đáng kể so với email thông thường. Tính năng này được xem là cực kỳ hữu ích khi doanh nghiệp đang muốn triển khai các chiến dịch email marketing trong tương lai.
5. Tiết kiệm chi phí
Email doanh nghiệp là công cụ quản lý tập trung không thể thiếu của mỗi công ty khi tất cả các giao dịch với khách hàng đều được tiến hành qua email này. Việc này sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí và tối ưu hóa quá trình quản lý giao dịch trong thời gian ngắn hạn..
Ngoài ra thì hiện nay, trên thị trường đang có nhiều nhà cung cấp dịch vụ gmail doanh nghiệp giá rẻ và phù hợp với quy mô của từng công ty khác nhau. Các gói email tên miền thường có giá chỉ từ vài trăm nghìn đồng mỗi tháng đã đủ để đáp ứng nhu cầu sử dụng của các tổ chức vừa và nhỏ. Không chỉ vậy, các gói email tên miền cao cấp khác cũng được tích hợp với nhiều tiện ích văn phòng nên sẽ phù hợp với các doanh nghiệp và tập đoàn có quy mô lớn.
Các loại email doanh nghiệp thông dụng nhất hiện nay
Hiện nay, việc lựa chọn một loại email phù hợp cho doanh nghiệp không còn là điều quá khó khăn. Tuy nhiên thì trước khi đưa ra quyết định, doanh nghiệp cũng cần tiến hành nghiên cứu về các loại email phổ biến nhất để từ đó có thể đưa ra lựa chọn phù hợp nhất cho công ty của mình.
1. Google Workspace
Hiện nay, Gmail của Google đã thu hút hơn 1.5 tỷ người dùng trên toàn thế giới. Bằng cách sử dụng email doanh nghiệp của Gmail, chủ doanh nghiệp có thể tạo email cho đơn vị mình hoàn toàn miễn phí với dung lượng lưu trữ lên đến 15 GB.
Tuy nhiên, Gmail lại không cung cấp tên miền tùy chỉnh miễn phí cho doanh nghiệp nên để có email dạng sales@yourcompany.com, bạn sẽ cần phải trả 6 USD / người dùng / tháng cho Google Workspace. Đây được biết đến là một bộ công cụ điện toán đám mây và cung cấp cho người dùng các tính năng cộng tác và năng suất của Google.
Ưu điểm:
- Mức độ uy tín cao.
- Có thể tương tích dễ dàng trên mọi thiết bị.
- Tích hợp nhiều tính năng hiện đại, tiên tiến.
- Lọc và ngăn chặn thư rác cùng các phần mềm độc hại
- Dung lượng lưu trữ email lớn để người dùng có thể sử dụng thoải mái.
- Được kết hợp với nhiều dịch vụ khác của Google.
Hạn chế:
- Các tên miền hay hiện đã được sử dụng gần hết.
- Doanh nghiệp nếu muốn đặt tên miền tùy chỉnh thì phải chịu một khoản phí nhất định.
2. Server Mail từ Zimbra
Bên cạnh Google Workspace, server mail của Zimbra cũng là một trong những nền tảng cung cấp email cho các công ty được nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng. Bên cạnh nhiều tính năng hiện đại tích hợp, nền tảng này còn được giới chuyên môn đánh giá rất cao về tốc độ hoạt động cùng khả năng bảo mật trong quá trình sử dụng.
Ưu điểm:
- Mức độ tin cậy cao.
- Giao diện đồ họa thân thiện, dễ sử dụng.
- Sử dụng mã nguồn mở giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.
- Bổ sung nhiều tính năng nâng cao.
- Tích hợp chức năng chặn virus, spam cùng với cơ chế mã hóa S/MIME.
Nhược điểm:
- Yêu cầu cấu hình phần cứng cao.
- Yêu cầu nhân viên kỹ thuật phải có kinh nghiệm để quản lý.
- Một số tính năng chỉ xuất hiện trên các phiên bản trả phí.
3. Microsoft Exchange
Để giúp cho bộ tiện ích của văn phòng được hoàn thiện thì ngoài các ứng dụng Microsoft Word, Excel, Powerpoint,... Microsoft cũng đã nhanh chóng cung cấp thêm các nền tảng gửi email doanh nghiệp có tên gọi là Microsoft Exchange.
Ưu điểm:
- Tích hợp tốt với các sản phẩm Microsoft khác, qua đó tạo nên một hệ sinh thái mạnh mẽ cho quá trình hợp tác và làm việc nhóm.
- Linh hoạt trong triển khai từ điện toán đám mây đến on-premises và hybrid.
- Bảo mật cao với các tính năng như mã hóa dữ liệu và xác thực hai yếu tố.
- Hiệu suất và độ tin cậy cao, dễ dàng mở rộng.
- Cung cấp công cụ quản trị mạnh mẽ cho việc quản lý người dùng và hệ thống.
Nhược điểm:
- Chi phí triển khai và duy trì cao.
- Yêu cầu hạ tầng hệ thống mạnh mẽ và đòi hỏi kỹ năng quản trị cao.
- Phụ thuộc vào hệ sinh thái Microsoft và giới hạn tính tương thích với các nền tảng khác.
4. Mdaemon
Một lựa chọn khác trong top 5 dịch vụ email doanh nghiệp phổ biến là dịch vụ mail của Mdaemon. Dịch vụ này cho phép doanh nghiệp thiết lập và xây dựng hệ thống email với những tính năng cơ bản đáp ứng nhu cầu sử dụng. Không chỉ vậy, nếu như khách hàng đang có nhu cầu cần sử dụng thêm máy chủ và IP riêng thì có thể tham khảo thêm một số dịch vụ khác đang được Mdaemon cung cấp.
Ưu điểm:
- Giao diện làm việc thân thiện, dễ sử dụng cho tất cả mọi người.
- Có thể chạy được dễ dàng trên hệ điều hành Microsoft.
- Phần mềm mail server Mdaemon cho phép doanh nghiệp có thể quản lý hàng trăm tên miền và người dùng khác nhau.
Nhược điểm:
- Mdaemon không thích hợp cho các mô hình doanh nghiệp quá phức tạp (ví dụ: nhiều site, nhiều dịch vụ được tích hợp như high available, load balancing,…).
- Không đồng bộ được sent mail giữa các thiết bị (chẳng hạn như việc gửi mail từ điện thoại, PC, Laptop,...).
- Chỉ có thể cài đặt được trên hệ điều hành Windows.
5. Hệ thống email doanh nghiệp riêng
Tự xây dựng hệ thống email doanh nghiệp riêng là việc doanh nghiệp tự mình thiết kế, triển khai và vận hành hệ thống email dành cho nhân viên sử dụng. Thay vì sử dụng các dịch vụ email do bên thứ ba cung cấp như Gmail, Microsoft,... doanh nghiệp sẽ tự quản lý mọi khía cạnh của hệ thống email. Chính điều này sẽ mang lại những ưu nhược điểm sau:
Ưu điểm:
- Doanh nghiệp được toàn quyền kiểm soát email từ cấu hình, bảo mật, dữ liệu và các tính năng.
- Ít bị phụ thuộc vào các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài, từ đó giảm thiểu rủi ro tình trạng bị gián đoạn hoạt động.
- Mang đến khả năng tùy chỉnh cao để có thể đáp ứng nhu cầu và mục tiêu của từng doanh nghiệp.
- Dễ dàng triển khai các biện pháp bảo mật tốt hơn so với các dịch vụ email công cộng.
- Nếu có lượng người dùng lớn thì doanh nghiệp có thể tự xây dựng hệ thống email để tiết kiệm chi phí hơn so với dịch vụ từ bên ngoài.
- Tránh được một số khoản phí gia hạn dịch vụ cùng với ngân sách tăng thêm theo thời gian.
- Khoản chi phí được doanh nghiệp đầu tư ban đầu cho hệ thống email sẽ được bù lại trong thời gian dài sử dụng.
Nhược điểm:
- Chi phí đầu tư ban đầu cao.
- Yêu cầu đội ngũ IT có kỹ thuật chuyên môn cao về bảo mật mạng, quản trị hệ thống và quản lý email.
- Việc cập nhật phần mềm và bảo mật hệ thống cũng phải thường xuyên được cập nhật để đảm bảo an toàn.
- Khả năng tự vận hành và xử lý sự cố khi xảy ra vấn đề đôi khi có thể gây ra nhiều hạn chế nếu thiếu nguồn lực kỹ thuật.
Nguyên tắc sử dụng email doanh nghiệp hiệu quả, bạn có biết?
Không thể phủ nhận, email đang là phương thức liên hệ chính của doanh nghiệp nhưng việc sử dụng email không hề đơn giản như việc bạn gửi thư hay nhắn tin như thông thường. Thay vào đó, để có thể sử dụng email doanh nghiệp hiệu quả thì bạn không được bỏ qua các nguyên tắc dưới đây:
- Sử dụng email công ty cho mục đích công việc: Email công ty là một nguồn thông tin quan trọng và nhạy cảm về các vấn đề liên quan đến giao tiếp nội bộ và quản lý công việc. Do đó, việc chỉ sử dụng email công ty cho mục đích công việc là cách mà bạn đang dành sự tôn trọng và tuân thủ các nguyên tắc, chính sách của doanh nghiệp. Đồng thời, việc này cũng sẽ giúp bảo vệ các dữ liệu quan trọng và tránh những rủi ro tiết lộ thông tin hoặc lừa đảo.
- Thiết lập chính sách bảo mật: Tiến hành áp dụng các chính sách bảo mật cho hệ thống tài khoản email công ty là một điều cực kỳ quan trọng mà bạn không nên bỏ qua để tránh trường hợp rò rỉ dữ liệu. Trong đó, các biện pháp bảo mật thường bao gồm:
+ Sử dụng mật khẩu mạnh: Bao gồm ít nhất 8-12 ký tự, kết hợp chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt.
+ Kích hoạt xác thực hai yếu tố (2FA): Bao gồm việc nhập mật khẩu và sau đó xác minh bằng cách sử dụng ứng dụng di động hoặc mã xác minh gửi qua SMS.
+ Cập nhật và quản lý mật khẩu định kỳ: Thay đổi mật khẩu định kỳ ít nhất 90 ngày / lần để đảm bảo an toàn.
+ Kiểm tra hoạt động đăng nhập: Theo dõi và kiểm tra các hoạt động đăng nhập gần đây để phát hiện các hành vi không xác định.
+ Sao lưu dữ liệu quan trọng: Thực hiện sao lưu định kỳ dữ liệu email quan trọng để đảm bảo rằng không bị mất dữ liệu do sự cố.
- Hạn chế sử dụng email sau giờ làm việc: Việc hạn chế gửi email sau giờ làm việc chính là biện pháp giúp duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân của mỗi người. Vậy nên, thay vì gửi email ngay lập tức thì bạn có thể soạn thảo và lưu vào bản nháp, sau đó đặt lịch gửi vào các ngày trong tuần hoặc giờ làm việc tiếp theo.
- Không sử dụng email công ty để đăng ký tài khoản cá nhân: Như đã nhấn mạnh ở trên, bạn chỉ sử dụng email công ty chỉ cho mục đích công việc và không dùng để đăng ký bất kỳ tài khoản cá nhân trên các website không đáng tin cậy. Hành động này giúp đảm bảo tính riêng tư, sự an toàn của dữ liệu doanh nghiệp và tránh rủi ro mất mát thông tin.
- Không sử dụng email công ty để quấy rối: Không sử dụng email công ty để gửi nội dung quấy rối, đe dọa hoặc vi phạm pháp luật. Việc này không chỉ làm ảnh hưởng đến môi trường làm việc mà còn có thể gây ra hậu quả pháp lý và ảnh hưởng đến uy tín của tổ chức.
- Không mở tệp đính kèm từ nguồn không xác định: Tránh mở tệp đính kèm hoặc nhấp vào liên kết từ email có nguồn không xác định để đảm bảo an toàn cho hệ thống và thông tin của doanh nghiệp trước sự xâm nhập của virus, phần mềm độc hại.
Chọn nhà cung cấp email doanh nghiệp cần lưu ý điều gì?
Khi chọn đối tác cung cấp dịch vụ gmail doanh nghiệp, việc mà bạn cần quan tâm hàng đầu đó chính là tính bảo mật của hệ thống. Hãy luôn đảm bảo rằng hệ thống email của bạn sẽ luôn được cập nhật các công nghệ chống virus, spam và ngăn chặn tối đa các hình thức lừa đảo, giả mạo.
Ngoài ra, một yếu tố khác cũng không kém phần quan trọng đó là duy trì kết nối email liên tục để đảm bảo rằng dịch vụ email của bạn luôn hoạt động một cách ổn định. Bên cạnh đó, bạn cần xác định nhu cầu của mình như số lượng người dùng email, dung lượng lưu trữ cần thiết và các tính năng bổ sung như lịch, quản lý danh bạ, hội nghị trực tuyến,... để cân nhắc ngân sách phù hợp. Đồng thời, hãy chắc chắn rằng gmail doanh nghiệp sẽ được đăng nhập ở bất kỳ đâu và có thể đồng bộ dễ dàng trên nhiều thiết bị khác nhau.
Dịch vụ email doanh nghiệp uy tín, giá rẻ, chất lượng cao
Với những lợi ích mà hệ thống email doanh nghiệp mang lại, các công ty ngày càng chú trọng hơn trong việc xây dựng email riêng cho mình. Vậy nên, nếu bạn đang cần tìm một công ty cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp thì hãy liên hệ ngay với Phương Nam Vina qua hotline 912817117 | 0915101017 để được tư vấn hỗ trợ 24/7.
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng và cung cấp các giải pháp email server uy tín trên thị trường, Phương Nam Vina cam kết sẽ mang đến cho quý khách một dịch vụ email chuyên nghiệp với mức giá chỉ từ 100.000 VNĐ để nâng tầm thương hiệu của bạn hơn trong mắt đối tác, khách hàng.
Trên đây là những thông tin liên quan đến email doanh nghiệp mà Phương Nam Vina muốn chia sẻ đến bạn. Có thể khẳng định, xây dựng hệ thống email công ty chính là một trong những việc làm cần thiết mà bất kỳ doanh nghiệp nào hiện nay cũng nên làm để xây dựng thương hiệu, đồng thời khẳng định vị thế giữa hàng loạt đối thủ, nhất là khi thị trường đang ngày càng cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.
Tham khảo thêm:
Cách tạo email theo tên miền công ty
Quản trị doanh nghiệp là gì? Từ A - Z về quản trị doanh nghiệp
Email marketing là gì? Hướng dẫn cách làm email marketing hiệu quả
