Chi phí mở quán cà phê khoảng bao nhiêu tiền?

Thị trường đồ uống ngày càng phát triển đa dạng kéo theo sự xuất hiện của các quán cà phê startup. Mở quán cà phê để kinh doanh thuận lợi, duy trì sự phát triển ổn định, bền vững cũng không quá khó nếu bạn có định hướng chiến lược phù hợp ngay từ ban đầu. Trước tiên, bạn cần xác định, kinh doanh quán cà phê là một dịch vụ có mức độ cạnh tranh rất cao, ý tưởng càng khác biệt càng dễ thu lại nhiều lợi nhuận. Để giảm thiểu tối đa rủi ro về tài chính, bạn cần có chiến lược kinh doanh được hoạch định một cách rõ ràng. Trong đó, phần ước tính chi phí mở quán cà phê khoảng bao nhiêu tiền cũng rất quan trọng. Trong bài này, chúng tôi sẽ chia sẻ với bạn một số thông tin liên quan đến việc mở quán cafe, hi vọng sẽ giúp bạn tìm ra những ý tưởng kinh doanh cà phê hiệu quả, phù hợp với số vốn hiện có để có thể thu hút được nhiều khách hàng.
 

Dù bạn có ý tưởng kinh doanh triển vọng đến đâu mà không có vốn để đầu tư thì cũng không thể mang ý tưởng ấy trở thành hiện thực. Vì vậy, vốn là yếu tố đầu tiên quyết định sự thành bại khi kinh doanh. Mở quán cà phê cần bao nhiêu vốn là vấn đề bạn cần xác định trong bản kế hoạch kinh doanh của mình. Về cơ bản, khi mở quán cà phê, bạn cần lưu ý đến những khoản chi phí sau:

1. Chi phí thuê mặt bằng

Bạn đã có mặt bằng tốt tại nhà thì việc kinh doanh quán cà phê sẽ rất dễ dàng, tiết kiệm được một khoản chi phí đầu tư. Nếu không, bạn sẽ phải mất thời gian và kinh phí cho việc tìm thuê một mặt bằng tốt, có không gian thoáng đãng, riêng tư, không quá ồn ào và có chỗ để xe cho khách đủ rộng rãi. Thông thường, vị trí đẹp nhất để mở các quán cà phê là ở góc đường. Tiền thuê mặt bằng chiếm khoảng 30% chi phí mở quán cà phê, kinh phí chi trả sẽ tùy thuộc vào địa điểm bạn thuê hay mua cũng như diện tích của mỗi quán cà phê là khác nhau. Tất nhiên, những mặt bằng có vị trí tốt sẽ giúp quán cà phê dễ thu hút khách hơn. Cùng với đó, bạn phải trả chi phí thuê khá cao. Bạn cần “cân đo đong đếm” khi xác định để không lãng phí quá nhiều vốn ban đầu cho chi phí mặt bằng.

Để thuê chỗ mở quán kinh doanh, chủ nhà thường yêu cầu bạn đặt cọc tiền 3 hoặc 6 tháng/lần. Nếu đầu tư lớn và xác định kinh doanh lâu dài, bạn cũng cần phải đảm bảo thời hạn hợp đồng để cửa hàng đủ thời gian hoạt động và thu về lợi nhuận. Hiện nay, có 2 hình thức trả chi phí thuê mặt bằng là trả trước thời gian dài và trả hàng tháng. Với hình thức trả trước thời gian dài, bạn sẽ thuê và trả tiền một lần một năm hoặc theo thời gian thỏa thuận với chủ địa điểm. Ưu điểm của hình thức này là bạn không phải lo lắng về việc bị lấy lại mặt bằng. Tuy nhiên, như vậy chi phí ban đầu cho mặt bằng rất lớn và không tận dụng được linh hoạt nguồn vốn cho các hạng mục khác. Với hình thức trả hàng tháng, bạn sẽ trả tiền thuê trước trong 3 - 6 tháng. Chi phí thuê mặt bằng mỗi tháng thông thường từ khoảng 5 -10 triệu đồng tùy địa điểm. Số tiền bỏ ra để thuê địa điểm sẽ không quá lớn giúp bạn có thể tận dụng được nguồn vốn cũng như chi trả cho những yếu tố đầu tư khác. Tuy nhiên, việc bị đòi lại mặt bằng bất cứ lúc nào sẽ là rủi ro khó tránh khỏi. Dù là hình thức thuê mặt bằng nào đi nữa, bạn cũng cần liên hệ với chủ nhà và hai bên thương lượng để có được mức giá phù hợp nhất.

2. Chi phí đăng ký kinh doanh và thuế

Trước khi mở quán cà phê, bạn nên làm hồ sơ xin giấy đăng ký kinh doanh. Chỉ khi có được giấy phép, quán cà phê mới được phép hoạt động. Thường mức chi phí đăng ký kinh doanh và đóng thuế hàng tháng phụ thuộc vào quy mô và địa điểm quán cà phê của bạn. Vì vậy, bạn cần tìm hiểu cụ thể để biết mức phí thuế là bao nhiêu. Loại thủ tục này khá lằng nhằng, dễ phát sinh thêm những chi phí khác. Nếu có thể, bạn hãy nhờ người có kinh nghiệm tư vấn thêm để không phải mất quá nhiều chi phí cho hạng mục này.

3. Chi phí xây dựng quán cà phê

Tiếp theo, khi liệt kê các chi phí mở quán cà phê không thể không nhắc đến hạng mục xây dựng quán. Chi phí này sẽ tùy thuộc vào quy mô kinh doanh mà chủ quán muốn hướng đến. Bạn nên cân nhắc lựa chọn mặt bằng tốt, thuận lợi, ít hư hỏng để giảm thiểu chi phí xây dựng, sửa chữa. Bạn sẽ tiết kiệm được khoảng chi phí nếu mở cửa hàng dựa trên quán cà phê có sẵn, tùy theo hiện trạng mà bạn chỉ việc tu sửa lại. Ngược lại, nếu là địa điểm phải xây dựng mới thì chi phí sẽ tốn kém hơn. Bạn có thể thuê công ty chuyên thiết kế quán cà phê để đảm bảo thẩm mỹ và tính chuyên nghiệp. Tuy nhiên, nếu vậy sẽ tiêu hao ít nhất 20 - 30 triệu đồng, tùy diện tích.
 

4. Chi phí đầu tư cho thiết kế, trang trí và mua sắm nội thất

Một chi phí không hề nhỏ tiếp theo khi mở quán cà phê là số tiền đầu tư cho thiết kế, trang trí và mua sắm nội thất. Bạn cần cân nhắc với số vốn bỏ ra của mình làm sao để trang trí quán vừa hợp phong cách, độc đáo lại tiết kiệm. Mục đích dành số tiền còn lại đầu tư vào các yếu tố khác. Tùy vào mô hình quán cà phê bạn dự định thực hiện mà mức vốn đầu tư cho thiết kế, trang trí và mua sắm nội thất sẽ khác nhau. Với những quán cà phê được thiết kế theo kiểu bình dân thì chỉ cần thiết kế đơn giản. Đối với các quán cà phê có phong cách đặc biệt, mức chi phí sẽ cao hơn. Bạn có thể tham khảo các hạng mục trang trí, sửa chữa quán cà phê quy mô tầm trung với mức chi phí ước tính như sau:

- Trang trí quán: 20 triệu đồng.

- Lắp đặt hệ thống đèn, điện, nước: 10 triệu đồng.

- Trang bị quầy thu ngân: 10 triệu đồng.

- Tủ quầy pha chế: 10 triệu đồng.

- Bàn ghế: 15 triệu đồng.

- Máy tính tiền, máy tính: 10 triệu đồng.

- Biển hiệu: 5 triệu đồng.

Bạn cũng nên dự trù một khoản tiền khoảng 3 triệu cho các đồ dùng thiết yếu khác như: văn phòng phẩm, bộ dụng cụ lau nhà, dọn vệ sinh,....

Đối với những quán cà phê sang trọng thì mức giá cho việc thiết kế và nội thất sẽ cao hơn. Bạn cần nghiên cứu kỹ mô hình quán cà phê và phong cách trang trí để chọn nội thất cho phù hợp. Số vốn cần bỏ ra cho hạng mục này rơi vào khoảng 50 - 100 triệu đồng tùy thuộc vào quy mô quán. Bạn có thể tham khảo giá ở nhiều đơn vị để đưa ra lựa chọn tốt nhất.

5. Chi phí mua dụng cụ làm cà phê

Bạn cần cân nhắc, tham khảo để chuẩn bị các dụng cụ làm cà phê phù hợp với quán. Thông thường sẽ bao gồm các nhóm vật dụng cơ bản như: bình đun nước, máy xay cà phê, ly tách, thìa, phin cà phê các cỡ, khay bưng nước, thùng đá,...tốn khoảng 15 - 20 triệu đồng, tùy vào chất lượng và độ mới của các thiết bị. Nếu số vốn ban đầu của bạn không nhiều, bạn có thể tận dụng mua lại những thiết bị của các quán cũ sang nhượng lại. Tuy nhiên, để việc sử dụng được lâu dài, bạn nên trang bị thiết bị, dụng cụ có chất lượng. Khi đó, bạn sẽ không phải tốn thêm tiền để sửa chữa hay mua lại các món mới.

6. Chi phí mua nguyên liệu pha cà phê

Quán khi đã đi vào hoạt động thì cần mua nguyên liệu pha cà phê. Chi phí đầu tư cho nguyên liệu pha cà phê cần được chú trọng nhất. Dù quán của bạn quy mô nhỏ, vừa hay lớn thì chất lượng đồ uống là thứ thiết yếu để giữ chân khách hàng. Do đó, bạn cần tìm nguồn nguyên liệu chất lượng, uy tín. Hiện tại có không ít các đơn vị cung cấp toàn bộ nguyên liệu, bạn có thể tham khảo thông tin trên các trang Google, Youtube hay tham gia vào các nhóm đồ uống trên Facebook, Zalo, Instagram,...để tìm mua và học hỏi các kinh nghiệm chế biến thức uống giúp thu hút khách. Bạn sẽ phải chuẩn bị khoảng 15 triệu đồng cho các nguyên liệu chính là: cà phê rang xay, sữa tươi, sữa đặc và đường,....Bên cạnh thức uống cà phê, bạn cũng cần nhập một số nguyên liệu để pha chế các loại đồ uống khác, ví dụ như: trà sữa, trà đào, nước trái cây,...để khách hàng có nhiều sự lựa chọn hơn, tránh bị nhàm chán. Nguyên liệu tốt mới có thể giữ được khách hàng. Bạn nên quan tâm đầu tư vào chất lượng đồ uống bởi đây là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của quán. Nếu đồ uống ngon, không gian thoải mái, phục vụ nhiệt tình thì chắc chắn quán của bạn sẽ thu hút được đông đảo khách hàng, từ đó góp phần tăng doanh thu.

7. Chi phí thuê nhân viên bán hàng

Bạn không thể một mình đảm nhận tất cả công việc trong quán cà phê của mình. Vì vậy, khi cân nhắc mở quán cafe cần bao nhiêu vốn, chi phí chi trả cho nhân viên cũng là hạng mục cần được lưu ý. Đặc biệt, bạn nên dành riêng khoản dự phòng để tránh rủi ro phát sinh. Khoản phí duy trì này giúp bạn đảm bảo chi trả cho các hóa đơn trong tháng, vì thế, không nên làm hao hụt phí để tránh gặp khó khăn. Về cơ bản, các vị trí nhân sự cần có để vận hành quán cà phê bao gồm:

- Nhân viên phục vụ: 4 - 6 triệu đồng / tháng.

- Nhân viên pha chế: 5 - 8 triệu đồng / tháng.

- Thu ngân: 5 - 6 triệu đồng / tháng.

- Bảo vệ: 4 - 5 triệu đồng / tháng.

Bạn nên thuê nhân viên đã có kinh nghiệm, có kỹ năng để tránh làm mất thời gian đào tạo. Số tiền như vậy sẽ chiếm một phần khá lớn trong tổng chi phí mở quán. Tuy nhiên, tùy theo mức độ của quán mà một nhân viên có thể đảm nhận nhiều vị trí khác nhau. Một điểm cần lưu ý, khi quán cà phê của bạn mới đi vào hoạt động có thể chưa có nguồn khách hàng ổn định. Vì vậy bạn cần dự trù chi phí trả lương cho nhân viên trong 2 - 3 tháng đầu.

8. Chi phí làm marketing

Marketing là tất cả các hoạt động nhằm hướng đến mục tiêu tiếp thị sản phẩm và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Khi tính toán vấn đề mở quán cà phê cần bao nhiêu vốn, bạn nên chú ý đầu tư cho các hoạt động truyền thông marketing, đồng thời xây dựng và phát triển thương hiệu. Ở thời đại 4.0 như hiện nay, nếu chỉ mở cửa hàng cà phê bán offline truyền thống, chờ khách đến một cách thụ động thì hiệu quả sẽ không cao và bạn không thể cạnh tranh được với những quán cà phê khác. Vì vậy, bạn cần biết cách kết hợp những lợi ích mà Internet mang lại để việc kinh doanh đạt hiệu quả cao. Ngoài việc tạo điểm nhấn để thu hút khách hàng bằng cách trang trí quán thật bắt mắt, thiết kế logo quán cà phê cùng với thức uống ngon, chất lượng tốt, thái độ phục vụ chuyên nghiệp, đối với mô hình kinh doanh quán cà phê, bạn cũng có thể thực hiện một vài phương pháp marketing online sau đây để tiếp cận và quảng bá đồ uống đến khách hàng:

- Tận dụng các trang mạng xã hội Facebook, Zalo, Instagram,...để giới thiệu menu và các chương trình khuyến mãi của quán đến khách hàng kết hợp với làm quảng cáo Facebook để thu hút nhiều khách hàng đặt mua online hoặc đến với quán của bạn.

- Thiết kế trang Web cà phê để giới thiệu cửa hàng và bán trực tuyến, xây dựng cửa hàng trực tuyến trên các ứng dụng gọi đồ uống thông minh như: Foody, Lozi, Địa điểm ăn uống,... cho phép khách đặt online và giao hàng tại nhà. Phí cho dịch vụ này khoảng 3 - 4 triệu đồng / trang quảng cáo. Tuy nhiên, chi phí này không cố định, phụ thuộc vào giai đoạn cũng như mục tiêu của quán.

- Khuyến khích khách hàng check in địa điểm của quán, sau đó đăng lên Facebook, Instagram,...và gắn thẻ bạn bè, nhằm giới thiệu thức uống của quán đến nhiều người.

- Tổ chức các chương trình giảm giá, thẻ tích điểm đổi quà cho khách quen.

- Nếu có điều kiện, bạn nên sử dụng thêm những phần mềm quản lý quán và trang bị máy tính tiền, máy in hóa đơn để công việc kinh doanh vận hành hiệu quả hơn.

Muốn thương hiệu quán cà phê được nhiều người biết đến thì ngoài phương thức truyền thống, bạn cần biết cách kinh doanh online. Bạn nên tận dụng Internet nhằm quảng bá, giới thiệu thức uống hoặc các chương trình khuyến mãi của quán để nhiều người biết đến, từ đó góp phần tăng doanh thu, lợi nhuận. Mức chi phí để quảng bá online cho quán cà phê còn phụ thuộc vào quy mô quán cùng với các hình thức marketing online mà bạn lựa chọn cho việc kinh doanh của mình.

Khi mới kinh doanh, quán của bạn cần nâng cao các hoạt động truyền thông, quảng bá thương hiệu để nhiều người biết tới. Do đó, giai đoạn đầu sẽ tốn nhiều chi phí hơn cho hoạt động marketing để đưa hình ảnh quán của bạn đến với khách hàng, thông thường sẽ rơi vào khoảng tầm 15 - 20 triệu đồng. Số vốn bỏ ra có thể thay đổi. Tuy nhiên, nếu bạn biết cách kinh doanh hiệu quả thì sẽ nhanh chóng lấy lại được vốn và thu về lợi nhuận gấp nhiều lần.
 

9. Dự trù các khoản chi phí phát sinh

Chúng ta vẫn hay có thói quen tính toán chi phí và cho rằng chúng đã đủ để setup một quán cà phê, nhưng khi bắt tay vào thực hiện bạn mới nhận thấy có rất nhiều khoản phí phát sinh không thể lường trước được. Nếu bạn không chuẩn bị sẵn số vốn dự phòng thì rất khó xoay sở những trường hợp cần thiết như: thuê thêm nhân viên, may thêm đồng phục, thiết bị hỏng,....Các khoản phí phát sinh hàng tháng thường không dự tính được bởi sẽ thay đổi theo từng thời điểm cụ thể và phụ thuộc vào sự biến động của thị trường. Vì vậy, bạn cần phải chủ động dành một khoản tiền cho việc giải quyết những vấn đề có thể xảy ra. Chi phí để kinh doanh quán cà phê không nhỏ, vì thế dù bạn mở quán cà phê nhỏ thì cũng luôn cần chuẩn bị cho mình số vốn đầu tư tương đối lớn để đề phòng những phát sinh có thể xảy ra.

10. Vốn duy trì hoạt động của quán

Một sai lầm mà khá nhiều người chưa có kinh nghiệm quản lý quán cà phê thường gặp phải là đầu tư 100% số tiền vào việc mua sắm thiết bị, trang trí mà thiếu những khoản dự phòng cần thiết để duy trì quán. Trên thực tế, việc kinh doanh trong thời gian đầu thường khó có nhiều lợi nhuận vì chưa được khách hàng biết đến. Vì vậy, ngoài khoản đầu tư ban đầu, bạn cũng sẽ cần phải có một khoản chi phí để đảm bảo duy trì quán cho đến khi sinh lời. Đây là khoản chi phí khá quan trọng vì trong những tháng đầu tiên quán có thể chưa có thu nhập ổn định. Đó là các khoản như tiền làm PR và marketing cùng các chi phí như: điện nước, điện thoại, lương nhân viên, mua sắm vật dụng, nguyên liệu pha chế, quà tặng khách hàng,....Khoản phí này không hề nhỏ nên nếu ước tính không chuẩn thì nguồn vốn mở quán cà phê của bạn sẽ bị hao hụt và gặp khó khăn khi triển khai hoạt động.

Tóm lại, chi phí để mở một quán cafe ước tính giao động từ 80 - 150 triệu đồng tùy vào quy mô quán lớn hay nhỏ. Ngoài ra, bạn nên dự trù trước hai khoản tiền thuê mặt bằng và lương nhân viên, ít nhất phải đủ chi trả trong vòng 3 - 6 tháng. Ví dụ, nếu có 250 triệu đầu tư, bạn chỉ nên bỏ ra tầm 150 triệu cho cơ sở vật chất và nguyên liệu cần thiết, 100 triệu còn lại dùng để duy trì quán trong những tháng đầu. Hãy nhớ không bao giờ được tiêu hết số vốn mình đang có trong tay. Sau khi đã xác định được các chi phí mở quán cà phê, bạn có thể lập một bảng chi tiết để biết ngân sách cần có là bao nhiêu, đó cũng là một đáp án khá chính xác cho câu hỏi mở quán cà phê cần bao nhiêu vốn.

Tuy nhiên, xét cho cùng, vốn chỉ là điều kiện cần, chỉ khi có một ý tưởng đủ mạnh, một sự quyết tâm đủ lớn và có niềm đam mê thực sự với công việc này thì đó mới là điều kiện đảm bảo bạn đã sẵn sàng để bắt đầu kinh doanh. Vốn thiếu bạn có thể vay thêm được, nhưng khi ý tưởng cạn kiệt, bản thân không biết cố gắng thì sẽ rất khó thành công.

Nguồn vốn mở quán cà phê là vấn đề được nhiều người kinh doanh lĩnh vực này quan tâm. Tùy vào số vốn hiện có mà bạn áp dụng các hình thức quảng bá đến khách hàng mục tiêu của mình sao cho phù hợp. Ở thời đại công nghệ thông tin và mạng Internet phát triển như hiện tại, ngoài cách thức kinh doanh truyền thống, bạn cần phải tận dụng cả phương thức bán hàng online bằng cách xây dựng trang web quán cà phê kết hợp với làm quảng cáo Google, Facebook, Zalo,...để thu hút nhiều khách hàng tiềm năng, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động bán hàng và duy trì sự phát triển ổn định, bền vững.

Trên đây là những yếu tố liên quan đến vấn đề chi phí mở quán cà phê mà đội ngũ marketing Công ty Phương Nam Vina chúng tôi muốn chia sẻ với bạn. Hi vọng sau khi tham khảo bài viết, bạn sẽ có thêm nhiều kiến thức hữu ích và ý tưởng hay phục vụ cho kế hoạch khởi nghiệp sắp tới của mình. Chúc các bạn thành công!