Trong kinh doanh, kick off là một sự kiện vô cùng quan trọng đánh dấu sự khởi đầu mới trong kế hoạch phát triển của doanh nghiệp. Với sức ảnh hưởng của mình, sự kiện này rất được quan tâm và đầu tư tổ chức. Một buổi kick off thành công sẽ nhanh chóng tạo được sức lan tỏa, ảnh hưởng tới nhân viên, đối tác và khách hàng để từ đó thúc đẩy được sự tăng trưởng đầu tư, kinh doanh. Tuy nhiên, một câu hỏi khó đã được đặt ra là “Làm thế nào để tổ chức kick off event thành công?”. Để giải đáp được vấn đề trên, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu khái niệm kick off là gì và tham khảo kinh nghiệm tổ chức kick off dự án thành công cho doanh nghiệp.
Kick off là gì?
Kick off là thuật ngữ trong tiếng Anh có nguồn gốc từ cú đá mang tính chất quyết định bàn thắng cũng như sự kết hợp uyển chuyển giữa các cầu thủ trong bộ môn thể thao bóng bầu dục của nước Mỹ. Trong kinh doanh, kick off meeting có nghĩa là khởi động dự án hay hiểu theo nghĩa đơn giản nhất là khai trương.
Nhìn chung, họp kick off chính là sự khởi đầu cho một dự án khi các bên chính thức liên quan đến nhau để cùng hợp tác, kinh doanh hay bắt tay thực hiện một kế hoạch nào đó. Đây cũng chính là nơi để chia sẻ những kỳ vọng chung của tất cả các bên liên quan trong dự án hợp tác chung của họ.
Mục đích của kick off trong kinh doanh
Mục đích chính của kick off là tạo nên một cuộc khởi động ban đầu ấn tượng để khơi gợi thiện chí tích cực cùng với những dấu ấn lâu dài trong lòng đối tác hoặc là những đồng nghiệp của mình. Thông qua việc việc khởi động mà các đối tác, những người đồng hành sẽ cùng nhau đưa ra được một số phương án, dự định và nhiệm vụ cụ thể để vượt qua. Tùy thuộc vào từng dự án mà mục đích của các buổi kick off được diễn ra sẽ không giống nhau, cụ thể:
1. Mục đích kick off meeting (khởi động dự án)
Mục đích của những buổi kick off meeting đó chính là để giới thiệu về nhóm, đồng thời hiểu sâu sắc hơn về nền tảng của dự án. Từ đây, những người tham gia kick off sẽ biết được các lợi ích khi dự án thành công và hiểu được họ cần làm gì trong dự án đó. Thông qua cuộc họp, mọi người sẽ có cơ hội để truyền tải niềm tin đến những người cộng tác, đồng thời thể hiện được với khách hàng họ chính là sự lựa chọn chính xác, phù hợp nhất.
Một cuộc họp kick off meeting nếu được thực hiện thành công sẽ mang đến rất nhiều cơ hội thành công cho dự án. Thế nhưng, nếu không định hướng tốt thì nó có thể sẽ phá hủy đi tiềm năng thành công khi chúng chỉ vừa mới bắt đầu.
2. Mục đích kick off sales
Đây là hoạt động tập hợp đội ngũ nhân viên bán hàng (sales) với mục đích truyền lửa và tiếp thêm nguồn năng lực tích cực cho họ. Ngoài sales thì chương trình này cũng có thể bao gồm sự xuất hiện của nhiều phòng ban khác nhau như: bộ phận kỹ thuật hay bộ phận chăm sóc khách hàng,.... Địa điểm tổ chức của các buổi kick off sales sẽ thường ưu tiên sử dụng những hội trường rộng rãi với đầy đủ các tiện nghi khác nhau như: nhà hàng, nhà thi đấu, sân vận động hoặc khu nghỉ dưỡng,....
3. Mục đích kick off event
Cũng giống như kick off meeting thì kick off event chính là sự kiện khởi động dự án với quy mô lớn hơn, đồng thời có sự tham gia của nhiều bộ phận và các đối tác liên quan hơn. Hầu hết các sự kiện này đều có quy mô rất lớn và hoành tráng. Chính vì vậy, dù chỉ là phần khởi động nhỏ nhưng các hoạt động kick off event đều được lên kế hoạch vô cùng chi tiết, tỉ mỉ và thậm chí cần được tập duyệt trước khi sự kiện bắt đầu.
Quy trình xây dựng buổi kick off meeting thành công
Có thể nói, họp kick off chính là một trong những viên gạch đầu tiên tạo nên nền tảng vững chắc cho cả một dự án. Vì thế, việc tổ chức kick off dự án thành công chính là nhiệm vụ cần được ưu tiên mà bộ phận nhân sự của doanh nghiệp phải ghi nhớ. Để xây dựng một buổi kick off meeting thành công, bạn có thể theo dõi qua 4 bước dưới đây:
1. Chuẩn bị trước khi buổi kick off diễn ra
Quá trình chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi một buổi kick off diễn ra không chỉ giúp cho người thực hiện có thêm sự tự tin mà còn là cơ hội để các bộ phận nhìn lại kế hoạch mà mình đã chuẩn bị. Từ đây, nhân sự sẽ thấu hiểu được đâu là những điểm mà họ cần nhấn mạnh hoặc các yếu tố cần chỉnh sửa và trình bày chi tiết, rõ ràng hơn trong kế hoạch dự án.
Ngoài ra, việc chuẩn bị các nội dung kỹ lưỡng và chuyên nghiệp trước khi buổi kick off meeting bắt đầu còn giúp cho các bên có thể tiết kiệm được thời gian, đồng thời gia tăng hiệu suất trong cuộc họp. Nhìn chung, trước khi buổi họp kick off diễn ra thì bạn cần chuẩn bị trước những nội dung sau:
- Giới thiệu về dự án thực hiện.
- Mục tiêu, phạm vi của dự án.
- Các mốc tiến độ thực hiện.
- Khoản ngân sách.
- Chất lượng của dự án.
- Các đội nhóm tham gia vào dự án và các bên liên quan.
- Kế hoạch truyền thông của dự án.
- Đánh giá các rủi ro sẽ xảy ra.
- Câu hỏi và đáp án trả lời giữa các bên tham gia.
2. Bắt đầu buổi kick off
Để mở màn buổi kick off dự án, bạn nên bắt đầu bằng một số tiết mục vui vẻ như văn nghệ hoặc game nhỏ để tạo ra sự hứng thú, đồng thời mang lại bầu không khí vui tươi để quá trình diễn ra cuộc họp kick off đạt kết quả tốt nhất.
Ngoài ra, bạn hãy đặt ra các quy tắc chung để buổi kick off không bị lòng vòng mà sẽ hướng tới một mục tiêu sau cùng, đồng thời hạn chế tối đa các mâu thuẫn có thể xảy ra. Đặc biệt, hãy luôn đảm bảo sự rõ ràng trong việc công bố lý do của buổi kick off, các nội dung chính cũng như những vấn đề cần được trao đổi để người tham gia có thể nắm vững, cũng như đi theo kế hoạch đã đặt ra.
3. Dẫn dắt buổi kick off
Nếu bạn là người thực hiện buổi kick off, vai trò của bạn đó chính là dẫn dắt và điều hướng để giúp cho cuộc kick off meeting được đi theo lộ trình đã vạch ra, đồng thời giải quyết các vấn đề để đi đến kết quả cuối cùng.
Do đó, đầu tiên bạn hãy giới thiệu tổng quát về dự án cho những người tham gia như: mục tiêu, tiến độ, ngân sách,... hoặc tất cả những nội dung chính mà họ sẽ cần phải trao đổi trong buổi kick off.
Những trao đổi này sẽ bao gồm về sự mong đợi, mức độ hỗ trợ của tất cả các bên liên quan. Chẳng hạn, mục tiêu của họ là gì? Họ cần tìm hiểu những nội dung nào?,... và tìm cách tăng sự tương tác thông qua những vấn đề này.
4. Tổng kết buổi kick off
Phần cuối của một buổi kick off sẽ cần có các mục câu hỏi và trả lời để giúp cho các bên giải đáp thắc mắc, đồng thời làm rõ những thông tin cụ thể. Đây là phần vô cùng quan trọng để có thể đảm bảo rằng việc triển khai dự án sau này sẽ không còn xảy ra bất kỳ vấn đề nào liên quan đến việc hiểu nhầm hay không rõ ràng.
Khi kết thúc buổi kick off, biên bản tổng kết cần phải được đưa ra để có thể chắc chắn rằng các thông tin cần thiết sẽ được nhấn mạnh lại, cụ thể: kế hoạch hành động, người phụ trách, deadline của từng nhiệm vụ. Sau cùng, bản tổng kết này sẽ phải được gửi đến cho tất cả các bên liên quan để mọi người có thể nắm được và triển khai theo như đúng nhiệm vụ đã được phân công.
Một số lưu ý khi tổ chức kick off bạn không nên bỏ qua
Có thể thấy rằng, vai trò của cuộc họp kick off có tác động rất lớn đến sự thành công hay thất bại của bất kỳ một dự án nào. Tuy nhiên, để có thể giúp cho buổi kick off mang lại kết quả tốt nhất thì bạn sẽ cần phải lưu ý những vấn đề gì?
1. Chuẩn bị kick off meeting nhỏ mang tính nội bộ giữa các nhóm
Là một người chịu trách nhiệm quản lý dự án, bạn không nên chỉ đứng ở ngoài và nói về công việc. Thay vì vậy, hãy trực tiếp bắt tay vào và cùng mọi người thực hiện để có thể hiểu rõ hơn về dự án. Bằng cách tiếp cận với mọi thứ, bạn sẽ dễ dàng đánh giá được năng lực cũng như thấy được những thành công, rủi ro hoặc thất bại có thể xảy ra cho mình trong tương lai.
Vậy nên, hãy bắt đầu bằng cách khởi động các dự án nội bộ bởi đây chính là bước đi, bước thử nghiệm để thiết lập được chương trình cho những cuộc họp kick off meeting diễn ra chính thức. Ngoài ra, họp kick off nội bộ còn cho thấy được những cơ hội mới dành cho bạn với tư cách là người quản lý dự án để thực hiện việc truyền tải các thông tin, tư tưởng đúng đắn, chính xác nhất về sản phẩm đến với những nhân viên - người sẽ đồng hành cùng mình hoặc đơn giản là những người tham gia vào buổi khởi động dự án. Thông qua những buổi kick off nhỏ, bạn và đồng nghiệp, cấp dưới có thêm nhiều sự tự tin để khẳng định được rằng họ có thể làm được điều đó.
2. Lập kế hoạch kick off meeting rõ ràng, chi tiết
Thực hiện một cuộc họp kick off dự án với những người đồng hành sẽ giúp bạn hiểu rõ về quy trình diễn ra như thế nào và kết quả sau cùng. Tuy nhiên, vấn đề quan trọng ở đây đó là bạn và những người đồng hành cùng mình sẽ phải tìm hiểu rất sâu về dự án với mục đích có thể trả lời tất cả những câu hỏi mà khách hàng đưa ra, đồng thời đảm bảo được câu trả lời đó là chính xác và thông minh.
Điều quan trọng tiếp theo chính là nhóm cộng tác của bạn cần phải đưa ra một bản kế hoạch vững vàng và nó có thể xây dựng niềm tin khách hàng đối với dự án đó. Muốn làm được điều này, bạn cần lên kế hoạch tổ chức cuộc họp kick off dự án thật sự chất lượng để có thể làm việc và cùng nhau thấu hiểu về sản phẩm.
Tùy thuộc vào tính chất của dự án và yêu cầu của doanh nghiệp mà kế hoạch chương trình sẽ được triển khai khác nhau. Trong đó, một kịch bản cần có tính sáng tạo, thu hút sự quan tâm của mọi người, đồng thời đảm bảo chi tiết, chất lượng từ khung kịch bản chung cho đến những hạng mục nhỏ như nội dung chi tiết, thời lượng,....
3. Chọn đúng thời điểm tổ chức kick off meeting
Trước khi tiến hành khởi động dự án, bạn sẽ cần phải tổ chức nhiều cuộc họp khác nhau (trong đó bao gồm cả nhưng cuộc họp để lên kế hoạch cho sự kiện khai trương) trước khi dự án được diễn ra. Những cuộc họp khởi động đầu tiên này cần phải được xác định trước và lựa chọn thời điểm sao cho phù hợp nhất.
Bạn là người hiểu rõ nhất về những gì mà mình đang làm và điều mà bản thân muốn hướng đến, đồng thời hiểu rõ tại sao việc đang làm là thật sự quan trọng. Giải đáp được vấn đề này có thể giúp bạn định hướng và chọn được cho mình thời điểm thích hợp để bắt đầu tổ chức cuộc kick off.
Thời gian của bất kỳ sự kiện kick off nào cũng có thể thay đổi vì mức độ phức tạp và quy mô của dự án hay một số vấn đề liên quan. Do đó, bạn hãy cố gắng để hạn chế tối đa những yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến thời điểm dự án được khởi động. Chính những điều này sẽ mang lại thành công rất lớn và tạo điều kiện cho cuộc họp được diễn ra thuận lợi, dễ dàng.
4. Đừng khiến buổi kick off diễn ra quá cứng nhắc
Kick off meeting thường được tổ chức để có thể tạo sự khởi đầu đầy tích cực cho dự án, đồng thời nâng cao tinh thần cho tất cả mọi người. Vì vậy, việc lên các kế hoạch để tránh tình trạng buổi họp diễn ra trong không khí uể oải, chán nản là điều thật sự cần thiết. Do đó, để có thể tạo cảm giác thoải mái và giúp cho mọi người dễ dàng chia sẻ ý kiến của mình, bạn hãy tạo một không khí thân thiện, tràn ngập niềm vui bằng cách kết hợp một số hoạt động tương tác thú vị thay vì chỉ tập trung vào những nội dung cứng nhắc, nghiêm túc. Một số trò chơi sáng tạo dành cho chương trình kick off mà các bạn có thể tham khảo để áp dụng hiệu quả cho buổi họp gồm có: Gặp gỡ chớp nhoáng, Tìm kho báu, Có hoặc không, Cướp cờ,....
5. Ứng biến linh hoạt trước các tình huống phát sinh
Ứng biến linh hoạt trước mọi tình huống là yếu tố quan trọng mà bạn cần chú ý trong quá trình thực hiện kick off để tránh những rủi ro không đáng có. Một số tình huống phát sinh khi tổ chức kick off có thể kể đến là rủi ro về thiết bị sử dụng, quản lý an ninh nội bộ, vấn đề về thời tiết (đối với kick off event ngoài trời) hoặc thậm chí là sự xuất hiện của những "vị khách không mời".
Hay trong một số trường hợp, đối tác sẽ đặt những câu hỏi liên quan đến dự án một cách bất ngờ, đột ngột và không nằm trong kịch bản đã chuẩn bị. Lúc này, bạn cần thể hiện được sự chuyên nghiệp cùng một tinh thần bình tĩnh bằng cách ứng biến linh hoạt trong lúc trình bày. Theo đó, nếu đã có lời giải đáp thì bạn hãy chọn trả lời ngay trong khi trình bày để tăng tính thuyết phục hoặc nếu không thì có thể trả lời sau khi buổi thuyết trình kết thúc để đảm bảo câu trả lời là chính xác.
Nhìn chung, việc linh hoạt và ứng biến trong mọi tình huống chính là yếu tố không thể thiếu khi thực hiện các buổi kick off dự án bởi chúng sẽ giúp cho bạn trở nên tự tin, chuyên nghiệp hơn khi trình bày, đồng thời giảm thiểu được sự hồi hộp, lúng túng khi phản hồi lại cho đối tác.
Như vậy, những chia sẻ mà Phương Nam Vina vừa trình bày ở trên đã giúp cho bạn có thể trả lời được câu hỏi kick off là gì và cách tổ chức kick off event hiệu quả. Tuy không mang lại những lợi ích trực tiếp trong việc gặt hái doanh thu, lợi nhuận nhưng buổi kick off meeting lại giúp khơi gợi sự hứng thú cho người tham gia, từ đó giúp họ hiểu hơn về mục tiêu, vai trò của mình trong dự án.
Tham khảo thêm:
9 bước lập kế hoạch kinh doanh chi tiết cho doanh nghiệp
Chiến lược kinh doanh là gì? 7 bước xây dựng chiến lược kinh doanh
Mô hình kinh doanh là gì? Các mô hình kinh doanh phổ biến hiện nay
