Bạn có từng cảm thấy phiền toái khi phải ký tá hàng loạt giấy tờ, hợp đồng hay hồ sơ chỉ để hoàn tất một thủ tục nhỏ? Trong thời đại giao dịch điện tử bùng nổ, sự ra đời của chữ ký số đã thay đổi hoàn toàn cách chúng ta xác thực và giao dịch. Bạn có thể dễ dàng mua sắm online, ký kết hợp đồng từ xa hay thậm chí là nộp hồ sơ thuế chỉ bằng vài cú nhấp chuột, bởi chữ ký số mang đến sự tiện lợi, an toàn và giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay.
Chữ ký số là gì?
Chữ ký số (Digital signature) là một dạng đặc biệt của chữ ký điện tử, được tạo ra bằng công nghệ mã hóa khóa công khai (Public Key Infrastructure - PKI). Nó giống như “con dấu điện tử” của bạn hoặc doanh nghiệp, có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay và con dấu truyền thống khi tham gia các giao dịch trực tuyến.
Nói một cách đơn giản, chữ ký số giúp:
- Xác thực danh tính: Người ký chính là chủ sở hữu hợp pháp.
- Đảm bảo toàn vẹn dữ liệu: Nội dung tài liệu, hợp đồng không bị thay đổi sau khi ký.
- Có giá trị pháp lý: Được pháp luật Việt Nam và nhiều quốc gia công nhận.
Nguyên lý hoạt động của chữ ký số
Bạn không cần là một chuyên gia công nghệ để hiểu nguyên lý hoạt động của chữ ký số. Cụ thể, digital signature hoạt động dựa trên công nghệ Mật mã Khóa công khai (PKI) với hai thành phần chính:
- Khóa bí mật (Private key): Giống như con dấu cá nhân của bạn, được lưu trữ trong một thiết bị bảo mật như USB Token và chỉ bạn mới có thể sử dụng. Khi ký một tài liệu, người dùng sẽ dùng khóa bí mật để tạo chữ ký số.
- Khóa công khai (Public key): Giống như một "mã xác nhận" được công khai. Khi bạn ký văn bản, hệ thống sẽ dùng Khóa công khai để đối chiếu và xác minh chữ ký của bạn là hợp lệ.
Sự kết hợp này đảm bảo rằng chỉ có bạn mới có thể ký văn bản và bất kỳ ai cũng có thể xác minh chữ ký đó một cách an toàn. Ví dụ: Khi bạn nộp tờ khai thuế online, hệ thống sẽ kiểm tra chữ ký số để chắc chắn rằng tờ khai thực sự được gửi từ bạn chứ không phải ai khác, đồng thời nội dung không bị chỉnh sửa trong quá trình truyền đi.
Phân biệt chữ ký số và chữ ký điện tử, chữ ký scan
Trong thời đại số, việc ký kết văn bản không còn chỉ giới hạn trên giấy tờ. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa phân biệt được rõ ràng giữa chữ ký điện tử, chữ ký số và chữ ký scan. Việc hiểu sai có thể dẫn đến rủi ro lớn về pháp lý và bảo mật.
1. Chữ ký scan
Chữ ký scan (scanned signature) đơn giản là hình ảnh của chữ ký tay, được scan hoặc chụp lại và chèn vào văn bản điện tử. Nó thường được lưu dưới dạng file PNG hoặc JPEG.
Đặc điểm:
- Dễ tạo, dễ dùng.
- Không có công nghệ mã hóa hay chứng thực đi kèm.
- Là một hình ảnh, không chứa bất kỳ dữ liệu nào về mã hóa hay thông tin bảo mật.
Giá trị pháp lý: Không có giá trị pháp lý độc lập. Nó chỉ được công nhận khi có thỏa thuận rõ ràng giữa các bên và không xảy ra tranh chấp. Tuy nhiên, nếu có kiện tụng, loại chữ ký này hầu như không có cơ sở để chứng minh tính hợp lệ.
Mức độ bảo mật: Rất thấp. Chữ ký scan có thể dễ dàng bị sao chép, chỉnh sửa, hoặc dán vào bất kỳ văn bản nào bằng các phần mềm chỉnh sửa ảnh thông thường.
Ứng dụng: Ký duyệt nội bộ, tài liệu tham khảo, giấy tờ không mang tính ràng buộc pháp lý cao.
2. Chữ ký điện tử
Chữ ký điện tử (electronic signature) là một thuật ngữ rất rộng, bao gồm tất cả các phương thức ký kết bằng phương tiện điện tử. Theo Luật Giao dịch điện tử 2023 của Việt Nam, chữ ký điện tử có thể là từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác.
Bản chất: Bất kỳ phương thức nào để bạn thể hiện sự đồng ý của mình trên một tài liệu điện tử.
Ví dụ:
- Mã OTP khi xác nhận giao dịch ngân hàng.
- Checkbox “Tôi đồng ý với điều khoản” hoặc “Xác nhận” khi đăng ký dịch vụ.
- Hình ảnh scan chữ ký hoặc chữ ký vẽ trực tiếp trên màn hình.
- Gõ tên của bạn vào cuối một email để xác nhận.
- Dùng chuột để vẽ một chữ ký trên màn hình cảm ứng.
Giá trị pháp lý:
- Có tính xác thực nhưng không phải lúc nào cũng được pháp luật công nhận trong các giao dịch quan trọng.
- Phụ thuộc vào bối cảnh và loại giao dịch.
3. Chữ ký số
Chữ ký số (digital signature) là một loại chữ ký điện tử đặc biệt và an toàn nhất. Nó được tạo ra bằng công nghệ mật mã hóa khóa công khai (PKI) và được chứng thực bởi một bên thứ ba uy tín (Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số - CA) được nhà nước cấp phép.
Đặc điểm:
- Chữ ký số là một đoạn mã hóa duy nhất, gắn liền với văn bản và danh tính của người ký.
- Sử dụng khóa bí mật - khóa công khai để mã hóa và xác thực.
- Luôn đi kèm với chứng thư số do các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực digital signature (CA) cấp.
Giá trị pháp lý:
- Được pháp luật Việt Nam công nhận (Luật Giao dịch điện tử 2023).
- Có giá trị tương đương chữ ký tay và con dấu doanh nghiệp.
Mức độ bảo mật: Rất cao. Nó đảm bảo 3 yếu tố cốt lõi:
- Tính xác thực: Xác minh danh tính người ký.
- Tính toàn vẹn: Phát hiện mọi thay đổi đối với văn bản sau khi ký.
- Tính chống chối bỏ: Người ký không thể phủ nhận mình đã ký văn bản đó.
4. Bảng so sánh tổng quan chữ ký số, chữ ký điện tử và chữ ký scan
Chữ ký scan chỉ nên dùng cho các tài liệu cá nhân, không quan trọng. Chữ ký điện tử là một khái niệm rộng và đủ cho các trường hợp đơn giản. Nhưng đối với các giao dịch, hợp đồng kinh doanh quan trọng, việc sử dụng chữ ký số là điều bắt buộc và an toàn nhất.
| Tiêu chí | Chữ ký scan | Chữ ký điện tử | Chữ ký số |
| Bản chất | Một hình ảnh | Mọi hình thức xác nhận online | Một đoạn mã hóa duy nhất |
| Cách tạo | Scan/chèn hình ảnh chữ ký vào văn bản | OTP, mật khẩu, tick box, hình ảnh ký tay | Mã hóa bằng khóa bí mật - công khai, chứng thư số |
| Mức độ bảo mật | Rất thấp, dễ sao chép | Tùy thuộc, có thể bị giả mạo | Rất cao, chống chối bỏ |
| Giá trị pháp lý | Thấp, dễ bị tranh chấp | Có, nhưng tùy vào quy trình | Cao nhất, được pháp luật bảo hộ |
| Ứng dụng | Nội bộ, giấy tờ tham khảo | Đăng ký online, giao dịch đơn giản | Kê khai thuế, ký hợp đồng, giao dịch tài chính |
Các thành phần của chữ ký số
Bạn có bao giờ tự hỏi, một digital signature an toàn và hợp pháp được tạo ra như thế nào không? Nó không chỉ là một đoạn mã đơn thuần, mà là sự kết hợp chặt chẽ của 4 thành phần quan trọng, tạo nên một hệ thống bảo mật hoàn hảo. Nếu thiếu một trong số chúng, digital signature sẽ không thể hoạt động hoặc không có giá trị pháp lý.
1. USB Token hoặc thiết bị HSM
Hãy tưởng tượng, nếu chữ ký số là một "dấu mộc" điện tử, thì USB Token chính là "con dấu" vật lý của bạn. Đây là một thiết bị phần cứng nhỏ gọn, có hình dạng giống một chiếc USB thông thường, dùng để lưu trữ khóa bí mật của người dùng. Khi ký số, toàn bộ quá trình mã hóa sẽ được thực hiện bên trong USB Token, giúp đảm bảo khóa bí mật không bị rò rỉ ra ngoài. Đây là lựa chọn phổ biến cho cá nhân và doanh nghiệp nhỏ bởi chi phí hợp lý, dễ sử dụng và di động.
Bên cạnh USB Token, trong các hệ thống lớn hoặc tổ chức yêu cầu mức độ bảo mật cao hơn, HSM (Hardware Security Module) là giải pháp thay thế. HSM là thiết bị phần cứng chuyên dụng, được thiết kế để quản lý và bảo vệ khóa bí mật một cách an toàn tuyệt đối. HSM có khả năng xử lý khối lượng lớn giao dịch ký số, phù hợp cho các ngân hàng, công ty viễn thông hay hệ thống chính phủ.
2. Cặp khóa bí mật - công khai
Cốt lõi của digital signature chính là cặp khóa mật mã gồm khóa bí mật (private key) và khóa công khai (public key). Khóa bí mật được dùng để ký dữ liệu và nó phải được giữ kín tuyệt đối trong USB Token hoặc HSM. Trong khi đó, khóa công khai có thể chia sẻ rộng rãi, dùng để xác minh chữ ký số có thực sự được tạo từ khóa bí mật tương ứng hay không.
Cơ chế này hoạt động dựa trên công nghệ mật mã khóa công khai (PKI). Khi bạn ký một tài liệu, hệ thống sẽ tạo ra một giá trị băm (hash) và mã hóa giá trị đó bằng khóa bí mật. Bên nhận sẽ dùng khóa công khai để giải mã và so sánh. Nếu trùng khớp, chữ ký được xác thực và tài liệu được đảm bảo nguyên vẹn.
3. Chứng thư số (Digital certificate)
Nếu khóa công khai giống như “chìa khóa”, thì chứng thư số chính là “giấy chứng nhận” để chứng minh chìa khóa đó thực sự thuộc về bạn. Chứng thư số được cấp bởi một tổ chức có thẩm quyền, trong đó ghi rõ thông tin về cá nhân hoặc tổ chức sở hữu, khóa công khai tương ứng, thời hạn hiệu lực và mục đích sử dụng.
Chứng thư số giúp các bên trong giao dịch trực tuyến tin tưởng rằng khóa công khai họ đang dùng để kiểm tra chữ ký thật sự thuộc về đúng chủ thể. Nhờ vậy, ngay cả khi bạn giao dịch với một đối tác chưa từng gặp mặt, họ vẫn có thể xác minh danh tính và độ tin cậy thông qua chứng thư số.
4. Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
Một thành phần quan trọng khác là CA - Certificate Authority, hay còn gọi là tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số. CA đóng vai trò như “nhà cấp hộ chiếu số”, xác minh danh tính của cá nhân hoặc doanh nghiệp trước khi phát hành chứng thư số.
Ngoài việc cấp chứng thư, CA còn chịu trách nhiệm quản lý vòng đời chứng thư số như gia hạn, thu hồi và công bố danh sách chứng thư bị hủy (CRL). Nhờ có CA, các bên tham gia giao dịch có thể tin tưởng rằng digital signature được phát hành từ một chủ thể hợp pháp, đúng pháp lý và không bị giả mạo.
Lợi ích thiết thực khi sử dụng chữ ký số
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, chữ ký số không chỉ là một công cụ công nghệ, mà còn là một giải pháp toàn diện mang lại lợi ích to lớn cho cả cá nhân, doanh nghiệp và các cơ quan nhà nước.
1. Với cá nhân
Chữ ký số không chỉ dành cho các tổ chức lớn. Nó ngày càng trở nên cần thiết cho mọi cá nhân để bảo vệ thông tin và tối ưu hóa các giao dịch trực tuyến.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Thay vì phải đến tận nơi để ký giấy tờ hay làm thủ tục hành chính, bạn có thể thực hiện mọi việc ngay tại nhà. Không cần in ấn, không cần di chuyển, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.
- Thực hiện giao dịch từ xa: Bạn có thể ký hợp đồng lao động, hợp đồng mua bán, hoặc các văn bản quan trọng khác dù đang ở bất kỳ đâu trên thế giới. Điều này đặc biệt hữu ích cho những người làm việc tự do (freelancer) hoặc những người thường xuyên đi công tác.
- Bảo mật thông tin cá nhân: Chữ ký số đảm bảo rằng tài liệu bạn ký không bị làm giả hoặc bị thay đổi nội dung. Điều này giúp bảo vệ quyền lợi cá nhân của bạn một cách tuyệt đối, đặc biệt khi thực hiện các giao dịch tài chính hay thương mại điện tử.
2. Với doanh nghiệp
Doanh nghiệp là đối tượng được hưởng lợi nhiều nhất từ chữ ký số. Việc ứng dụng công nghệ này là một bước đi chiến lược để tối ưu hóa quy trình vận hành và nâng cao sức cạnh tranh.
- Nâng cao hiệu suất làm việc: Chữ ký số giúp loại bỏ các quy trình giấy tờ rườm rà, thủ công. Việc ký kết hợp đồng, hóa đơn điện tử, báo cáo thuế... diễn ra nhanh chóng, cho phép doanh nghiệp phản ứng linh hoạt và kịp thời với thị trường.
- Giảm chi phí vận hành: Doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí cho giấy tờ, mực in, lưu trữ tài liệu và cả chi phí vận chuyển. Thay vì một phòng lưu trữ khổng lồ, mọi tài liệu có thể được số hóa và quản lý trên hệ thống an toàn.
- Đảm bảo tính pháp lý và an toàn: Chữ ký số được pháp luật công nhận, giúp các giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay và con dấu. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và tạo dựng lòng tin với đối tác, khách hàng.
- Mở rộng kinh doanh không giới hạn: Chữ ký số cho phép doanh nghiệp ký kết hợp đồng với các đối tác trong và ngoài nước một cách nhanh chóng, mở ra cơ hội kinh doanh mới mà không bị rào cản về địa lý.
3. Với nhà nước
Việc áp dụng chữ ký số là một phần quan trọng của công cuộc cải cách hành chính và xây dựng một Chính phủ điện tử hiện đại.
- Tăng cường minh bạch và hiệu quả: Các thủ tục hành chính được thực hiện trực tuyến, giúp giảm thiểu sự phiền hà cho người dân và doanh nghiệp. Mọi hồ sơ được ký số đều có thể dễ dàng truy xuất và kiểm tra, đảm bảo tính minh bạch.
- Tiết kiệm ngân sách: Giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ hồ sơ giấy, và các chi phí liên quan đến vận hành bộ máy hành chính truyền thống.
- Nâng cao an ninh quốc gia: Chữ ký số giúp đảm bảo an toàn cho các giao dịch và dữ liệu quan trọng của nhà nước, chống lại các hành vi giả mạo, tấn công mạng.
- Đẩy nhanh tiến độ công việc: Các văn bản, quyết định nội bộ có thể được luân chuyển và phê duyệt nhanh chóng giữa các bộ, ban, ngành, rút ngắn đáng kể thời gian xử lý công việc.
Ứng dụng thực tế của chữ ký số
Tại Việt Nam, chữ ký số không đã trở thành một phần không thể thiếu trong nhiều lĩnh vực quan trọng. Việc ứng dụng chữ ký số đã và đang thay đổi cách chúng ta làm việc, từ các giao dịch hàng ngày cho đến những thủ tục hành chính phức tạp.
1. Kê khai và nộp thuế online
Đây là một trong những ứng dụng đầu tiên và phổ biến nhất của chữ ký số tại Việt Nam. Trước đây, các doanh nghiệp phải mất rất nhiều thời gian để in ấn, ký đóng dấu và nộp hồ sơ thuế trực tiếp tại cơ quan thuế. Với chữ ký số, toàn bộ quy trình này được thực hiện online một cách nhanh chóng:
- Kê khai thuế: Doanh nghiệp có thể lập các tờ khai thuế trên phần mềm, ký số và gửi trực tiếp đến Tổng cục Thuế.
- Nộp thuế điện tử: Chữ ký số được dùng để xác thực các giao dịch nộp thuế qua ngân hàng, đảm bảo tính an toàn và minh bạch.
2. Khai hải quan điện tử
Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, tốc độ là yếu tố then chốt. Việc sử dụng chữ ký số giúp quy trình khai báo hải quan trở nên đơn giản, nhanh chóng và chính xác hơn bao giờ hết.
- Xác thực hồ sơ: Chữ ký số được sử dụng để xác thực các tờ khai hải quan, chứng từ và các văn bản liên quan.
- Truyền dữ liệu an toàn: Mọi thông tin đều được mã hóa và truyền trực tiếp đến cơ quan hải quan, giúp giảm thời gian thông quan và tránh các thủ tục rườm rà.
Điều này không chỉ giúp các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nâng cao năng lực cạnh tranh mà còn góp phần vào sự phát triển của thương mại quốc tế.
3. Giao dịch ngân hàng, tài chính
Chữ ký số là yếu tố cốt lõi đảm bảo an toàn cho các giao dịch tài chính online.
- Xác thực giao dịch: Khi thực hiện các giao dịch như chuyển khoản số lượng lớn, thanh toán trực tuyến, digital signature giúp xác thực danh tính người dùng, bảo vệ tài khoản khỏi các hành vi gian lận.
- An toàn cho doanh nghiệp: Các giao dịch tài chính của doanh nghiệp, đặc biệt là các khoản vay hay thanh toán quốc tế, đều cần sự bảo mật cao. Digital signature cung cấp một lớp bảo vệ vững chắc, giúp doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm.
4. Ký hợp đồng điện tử
Sử dụng digital signature cho hợp đồng điện tử là một ứng dụng đang trở thành xu hướng mạnh mẽ. Hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp và cá nhân phá vỡ mọi rào cản về không gian và thời gian, giảm chi phí in ấn, chuyển phát, lưu trữ; hạn chế tranh chấp do tự động khóa nội dung sau khi ký. Đồng thời, việc này góp phần giúp doanh nghiệp dễ tích hợp workflows (nhắc ký, hết hạn, gia hạn tự động).
Bên cạnh đó, các loại hợp đồng cũng rất đa dạng, từ B2B (mua bán, phân phối, đại lý), B2C (dịch vụ, phần mềm), nhân sự (hợp đồng lao động, phụ lục) cho đến NDA, thỏa thuận bảo mật, SLA,….
Quy trình điển hình:
- Tạo hợp đồng từ mẫu chuẩn trong DMS/CRM.
- Gửi luồng duyệt nội bộ → gán người nhận ký bên ngoài.
- Các bên ký số trực tiếp trên nền tảng → khóa phiên bản → trả về bản gốc ký số.
Lưu ý:
- Chọn định dạng lưu trữ lâu dài (PDF/A, LTV/LTA có đóng dấu thời gian).
- Thống nhất vị trí, số lượng chữ ký, quy tắc đồng ký (ký theo thứ tự, ký song song).
- Đảm bảo điều khoản chấp nhận chữ ký điện tử/chữ ký số trong hợp đồng.
5. Nộp hồ sơ đấu thầu, dịch vụ công trực tuyến
Chính phủ Việt Nam đang đẩy mạnh việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến và digital signature là chìa khóa để thực hiện điều này.
- Đấu thầu qua mạng: Quy định về chữ ký số giúp các doanh nghiệp tham gia đấu thầu qua mạng một cách an toàn và minh bạch, ký các hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất trực tuyến.
- Thủ tục hành chính: Người dân và doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ xin cấp phép kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư và các thủ tục hành chính khác trực tuyến, giúp giảm thời gian chờ đợi và giảm tải cho các cơ quan nhà nước.
Quy trình đăng ký và sử dụng chữ ký số tại Việt Nam
Để có thể sử dụng chữ ký số một cách hợp pháp và thuận tiện trong các giao dịch điện tử, người dùng cần tuân theo quy trình đăng ký và kích hoạt theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam. Quy trình này không hề phức tạp, nhưng lại đòi hỏi sự chính xác trong từng bước, từ việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số uy tín, chuẩn bị hồ sơ đăng ký, cho đến cài đặt và sử dụng trên các nền tảng giao dịch trực tuyến.
1. Đăng ký dịch vụ với Nhà cung cấp (CA)
Bước đầu tiên, doanh nghiệp hoặc cá nhân cần lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA) đã được Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép. Việc chọn nhà cung cấp uy tín giúp đảm bảo chứng thư số có giá trị pháp lý và được chấp nhận trong các giao dịch điện tử. Một số đơn vị phổ biến tại Việt Nam có thể kể đến như VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA,.... Bạn nên tìm hiểu về giá cả, chính sách hỗ trợ và dịch vụ đi kèm để chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất.
2. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký
Hồ sơ đăng ký chữ ký số thường gồm:
- Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký thuế (đối với doanh nghiệp) hoặc CMND/CCCD (đối với cá nhân).
- Giấy tờ tùy thân của người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền.
- Tờ khai đăng ký dịch vụ chữ ký số theo mẫu của nhà cung cấp.
Các giấy tờ này giúp xác minh thông tin, đảm bảo tính pháp lý của chứng thư số được cấp. Bạn có thể đăng ký trực tuyến trên website của CA hoặc liên hệ trực tiếp để được nhân viên tư vấn và hướng dẫn hoàn tất thủ tục.
3. Nhận USB Token hoặc thiết bị HSM
Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký và thanh toán, bạn sẽ nhận được một bộ thiết bị bao gồm:
- USB Token: Một thiết bị phần cứng nhỏ gọn, có hình dạng giống USB thông thường. Đây là nơi chứa khóa bí mật và chứng thư số của bạn.
- Mã PIN bảo mật: Mã PIN này là "chìa khóa" để bạn truy cập và sử dụng chữ ký số. Hãy lưu giữ mã PIN này cẩn thận, không chia sẻ cho bất kỳ ai.
- Thiết bị HSM (dành cho doanh nghiệp lớn): Đối với các doanh nghiệp có nhu cầu ký số với số lượng lớn, thiết bị HSM được cung cấp để tích hợp vào hệ thống, cho phép ký hàng loạt và bảo mật cao.
4. Sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử
Để sử dụng digital signature, bạn cần thực hiện một vài thao tác cài đặt đơn giản trên máy tính hoặc hệ thống của mình.
- Cài đặt driver: Cắm USB Token vào máy tính và cài đặt phần mềm driver do nhà cung cấp cung cấp.
- Cài đặt phần mềm ký số: Cài đặt các phần mềm hỗ trợ ký số như phần mềm của CA hoặc các ứng dụng ký số chuyên dụng.
Sau khi cài đặt thành công, bạn có thể kiểm tra thông tin chứng thư số và đảm bảo thiết bị đã sẵn sàng để sử dụng.
5. Bắt đầu sử dụng chữ ký số
Bây giờ bạn đã có thể sử dụng chữ ký số cho các giao dịch và thủ tục của mình.
- Đối với các thủ tục hành chính: Truy cập vào các cổng thông tin của Tổng cục Thuế, Cổng thông tin Quốc gia về Đấu thầu, hoặc các dịch vụ công trực tuyến khác. Khi cần ký xác nhận, hệ thống sẽ yêu cầu bạn cắm USB Token và nhập mã PIN.
- Đối với các văn bản, hợp đồng: Mở file tài liệu (PDF, Word) trên phần mềm hỗ trợ ký số, chọn vị trí cần ký, và thực hiện ký.
Khi bạn ký, hệ thống sẽ tự động mã hóa văn bản với khóa bí mật trong USB Token, tạo ra một chữ ký duy nhất và hợp lệ. Người nhận có thể dễ dàng xác minh chữ ký này bằng khóa công khai của bạn, đảm bảo tính toàn vẹn và hợp pháp của tài liệu.
6. Gia hạn và quản lý chứng thư số
Chữ ký số có thời hạn sử dụng (thường là 1–3 năm). Nếu để chứng thư hết hạn, digital signature sẽ không còn giá trị pháp lý trong giao dịch điện tử. Vì vậy, khi sắp hết hạn, người dùng cần liên hệ nhà cung cấp để gia hạn chứng thư số nhằm duy trì tính hợp pháp của giao dịch điện tử.
Một số lưu ý khi sử dụng digital signature
Để sử dụng chữ ký số một cách an toàn, hợp pháp và hiệu quả, người dùng cần nắm rõ một số nguyên tắc quan trọng. Những lưu ý dưới đây sẽ giúp bạn tránh được rủi ro không đáng có, đồng thời đảm bảo mọi giao dịch của mình đều tuân thủ đúng quy định pháp luật.
1. Chọn nhà cung cấp chữ ký số được cấp phép
Không phải đơn vị nào cũng có quyền cung cấp digital signature. Bạn cần lựa chọn các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng (CA) đã được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép. Điều này đảm bảo chữ ký số của bạn có giá trị pháp lý đầy đủ theo Luật Giao dịch điện tử 2023 và các văn bản liên quan.
2. Bảo mật thiết bị lưu trữ chữ ký số
Đây là nguyên tắc quan trọng khi sử dụng chữ ký số. Khóa bí mật chính là "con dấu" của bạn và mã PIN là "chìa khóa" mở khóa con dấu đó.
- Không chia sẻ mã PIN: Dù là với đồng nghiệp, cấp dưới hay bất kỳ ai, bạn cũng không được tiết lộ mã PIN.
- Lưu trữ an toàn: Cất giữ USB Token hoặc thiết bị HSM ở nơi an toàn, chỉ sử dụng khi thực sự cần thiết.
- Thay đổi mã PIN định kỳ: Thường xuyên thay đổi mã PIN để tăng cường bảo mật.
Hãy nhớ, bất kỳ văn bản nào được ký bằng khóa bí mật của bạn đều có giá trị pháp lý, và bạn phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về nó.
3. Cập nhật thông tin chính xác khi đăng ký
Khi đăng ký chữ ký số, thông tin về tên cá nhân/doanh nghiệp, mã số thuế, giấy phép kinh doanh phải chính xác. Nếu thông tin sai lệch, chứng thư số có thể bị hủy hoặc vô hiệu hóa theo quy định pháp luật, gây ảnh hưởng đến tính pháp lý của các giao dịch điện tử.
4. Lưu ý về giá trị pháp lý
Theo Luật Giao dịch điện tử 2023 của Việt Nam, digital signature có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký của cá nhân và con dấu của tổ chức trên văn bản giấy. Điều này có nghĩa là, một khi bạn đã ký số, văn bản đó có hiệu lực và ràng buộc pháp lý như một văn bản truyền thống. Trong trường hợp có tranh chấp, chứng thư số sẽ là cơ sở để các cơ quan chức năng xác định người đã ký văn bản đó.
Do đó, bạn cần nhớ rằng:
- Digital signature phải được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực.
- Chữ ký số phải được kiểm tra bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số.
- Bạn phải đảm bảo dữ liệu tạo digital signature (khóa bí mật) chỉ thuộc sự kiểm soát của mình tại thời điểm ký.
5. Tuân thủ quy định pháp luật về chữ ký số
Việc sử dụng chữ ký số tại Việt Nam được điều chỉnh bởi Luật Giao dịch điện tử 2023, Nghị định 130/2018/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn. Do đó, người dùng cần nắm rõ và tuân thủ để đảm bảo digital signature có giá trị pháp lý và tránh các rủi ro pháp luật trong hoạt động giao dịch điện tử.
Qua bài viết của Phương Nam Vina, có thể thấy trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, chữ ký số không chỉ là công cụ giúp xác thực thông tin mà còn là nền tảng quan trọng bảo đảm sự an toàn, minh bạch và hợp pháp cho mọi giao dịch điện tử. Hiểu rõ về chữ ký số sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc ứng dụng công nghệ vào công việc, từ đó tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả và quan trọng nhất là mang lại sự an tâm tuyệt đối về tính bảo mật và pháp lý cho mọi giao dịch trực tuyến. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tối ưu để ký kết, xác thực trực tuyến, thì digital signature chính là tấm vé đưa bạn tiến nhanh và vững chắc trên hành trình số hóa.
