Những năm vừa qua, gần như mọi doanh nghiệp đều áp dụng mục tiêu cho các nhân viên của mình để họ có thể hoàn thành công việc một cách tốt hơn. Mục tiêu này được gọi là KPI và là một phương pháp quản lý được các công ty trên toàn cầu sử dụng. Vậy KPI là gì và cách xây dựng KPI như thế nào cho phù hợp để doanh nghiệp áp dụng vào trong công việc của mình. Hãy cùng đội ngũ marketing Phương Nam Vina tìm hiểu ngay nội dung dưới đây để cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết hơn nhé.
KPI là gì?
KPI là từ viết tắt của Key Performance Indicator, đây là chỉ số đo lường, đánh giá hiệu quả công việc của một cá nhân, bộ phận hoặc toàn bộ doanh nghiệp thông qua các số liệu, chỉ tiêu, tỷ lệ. Nói một cách dễ hiểu hơn thì KPI chính là mục tiêu công việc mà các phòng ban, tổ chức hay cá nhân cần đạt được để có thể đáp ứng yêu cầu chung đã đề ra trước đó. Đi kèm với KPI thì chắc chắn chúng ta không thể bỏ qua khái niệm chạy KPI. Vậy chạy KPI nghĩa là gì? Theo đó, khái niệm này được hiểu một cách đơn giản là người thực hiện dự án đang cố gắng hoàn thành các công việc để có thể đạt được mức KPI đặt ra.
Thông thường, mỗi chức danh riêng sẽ có một kế hoạch làm việc hàng tháng cùng bản mô tả công việc chi tiết. Lúc này, nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để có thể đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của vị trí công tác đó. Dựa trên mức độ hoàn thành KPI mà các tổ chức (phòng ban, cơ quan, doanh nghiệp) sẽ có những chế độ thưởng phạt tương xứng cho từng cá nhân. Nhờ có KPI mà những người quản lý, lãnh đạo có thể đánh giá được hiệu quả kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp để qua đó đánh giá xem người thực thi công việc đó có đạt được mục tiêu hay không.
Có hai mục tiêu KPI mà bạn nên biết
Trong bất kỳ các tổ chức nào, mỗi một chức danh hay bộ phận sẽ đều có các chỉ số KPI khác nhau. Điều đặc biệt là các KPI này có thể được áp dụng cho nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá mức độ hoàn thiện. KPI nào càng cao sẽ càng phải đòi hỏi sự tập trung mạnh mẽ để đạt được hiệu suất tổng thể như yêu cầu.
1. KPI chiến lược
Đây là chỉ tiêu gắn với mục tiêu chiến lược của công ty trong thời gian ngắn hạn hoặc dài hạn. Thông thường, các chỉ số này sẽ thường liên quan đến các vấn đề quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình kinh doanh của các công ty hiện nay như: nguồn vốn đầu tư, doanh thu, lợi nhuận,.... Đáng chú ý là chỉ có những nhà lãnh đạo cấp cao của một công ty, doanh nghiệp mới được quyền đưa ra các KPI chiến lược này.
Ví dụ về KPI chiến lược: Một doanh nghiệp đề ra KPI chiến lược cho mình với doanh thu lên đến 100 tỷ / năm. Với mục tiêu này, KPI chiến lược cần đảm bảo công ty có doanh thu lớn để đạt được lợi nhuận và thị phần tốt. Nếu không đạt được chỉ tiêu này, công ty sẽ không thể đảm bảo được phần lợi nhuận và dễ đánh mất thị phần vào trong tay đối thủ.
2. KPI chiến thuật
Để hoàn thành các KPI chiến lược cần phải có các KPI chiến thuật. Theo đó, KPI này sẽ đi kèm với các nhiệm vụ cụ thể được đưa ra với mục đích là đạt được các mục tiêu chiến lược mà công ty đề ra. Trái ngược với KPI chiến lược, KPI chiến thuật sẽ được đưa ra từ các nhà quản lý cấp trung trong công ty như trưởng bộ phòng, trưởng bộ phận để triển khai cho các nhóm hoặc từng nhân viên cụ thể.
Ví dụ về KPI chiến thuật: Để đạt được doanh thu 100 tỷ / năm, công ty sẽ cần phải có 500 khách hàng ký hợp đồng với giá trị rơi vào khoảng 200 triệu / năm. Nhưng để có 500 khách hàng ký hợp đồng thì doanh nghiệp cần phải tiếp cận được 10.000 khách hàng. Như vậy, để có được số lượng lớn khách hàng tiềm năng này thì bộ phận Marketing cần phải cố gắng đẩy mạnh việc tiếp cận qua các kênh online như: website, mạng xã hội, các sàn thương mại điện tử,....
Bên cạnh đó, bạn cũng cần chú ý rằng chỉ tiêu này có thể được chia nhỏ ra để giao cho các thành viên đảm nhận, phụ trách. Ví dụ, bạn có thể đề ra mục tiêu 5.000 khách hàng tiếp cận qua website, 3.000 khách qua facebook và 2.000 khách còn lại là từ sàn thương mại điện tử.
Phân biệt các loại KPI
Tùy thuộc vào từng mục đích cũng như mục tiêu của công ty mà bạn có thể đề ra các KPI khác nhau. Việc đề ra những KPI chính xác ngay từ thời điểm ban đầu đóng một vai trò hiệu quả trong việc đưa hoạt động của công ty ngày càng phát triển hơn. Hiện nay, KPI sẽ thường được chia thành năm loại chính, bao gồm:
1. KPI kinh doanh
KPI này hỗ trợ đo lường kết quả của các mục tiêu kinh doanh online mang tính dài hạn. Khi đã có chỉ số thì doanh nghiệp sẽ dễ dàng tìm cách can thiệp, đưa ra những dự án mới để điều hướng quy trình kinh doanh của công ty, từ đó xác định được lĩnh vực nào đang tăng trưởng hoặc có dấu hiệu giảm. Thông thường, các ví dụ phổ biến về KPI doanh thu sẽ gồm có: tỷ lệ tăng trưởng doanh thu, tỷ lệ mua lại thị phần tương đối, chia sẻ lợi nhuận trên vốn cổ phần,....
2. KPI tài chính
KPI tài chính là chỉ số được giám sát bởi các lãnh đạo cấp cao của bộ phận tài chính. Thông qua chỉ số này sẽ thấy được liệu doanh nghiệp đang hoạt động tốt hay kém hiệu quả về cả mặt doanh thu lẫn lợi nhuận. Một số ví dụ về KPI tài chính như: biên độ lợi nhuận, MRR (Doanh thu định kỳ hàng tháng), vốn lưu động, dòng tiền hoạt động (OCF), tỉ lệ hiện tại, biến động ngân sách.
3. KPI bán hàng
Đây là KPI có giá trị đo lường dành cho đội ngũ bán hàng của một công ty, doanh nghiệp. Theo đó, KPI này sẽ giúp theo dõi khả năng đạt được mục đích cũng như mục tiêu từ số liệu bán hàng. Không chỉ vậy, KPI bán hàng còn giúp doanh nghiệp theo dõi được kết quả cũng như mức độ tăng trưởng doanh thu hàng tháng. Ngoài ra, chỉ số này cũng cực kỳ quan trọng trong việc đánh giá chất lượng cũng như hiệu quả của cả quá trình bán hàng để qua đó tạo ra doanh thu cuối cùng. Ví dụ về các chỉ số KPI này thường có: Bán hàng hàng tháng, tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng, chi phí mỗi lần mua, giá trị tuổi thọ khách hàng,....
4. KPI tiếp thị
Chỉ số KPI này được dành cho đội ngũ tiếp thị để họ có thể theo dõi được khả năng thành công ở trên kênh tiếp thị. Đồng thời, qua đây chúng ta cũng có thể thấy được đội ngũ tiếp thị của một doanh nghiệp liệu có đang hoạt thành tốt vai trò của mình trong quá trình tìm kiếm khách hàng mới hay không. Chỉ số KPI tiếp thị thường sẽ được thể hiện qua: số lượt truy cập qua website, điều kiện tiếp thị, chi phí mỗi lần mua, tỷ lệ chuyển đổi, điểm quảng cáo.
5. KPI quản lý dự án
KPI quản lý dự án sẽ được áp dụng đối với các nhà quản lý của một công ty, doanh nghiệp hiện nay. Theo đó, KPI này sẽ được sử dụng với mục đích theo dõi tỷ lệ hoàn thành của các mục tiêu đã được đề ra trước đó. Đây chính là những số liệu để xác định xem dự án có mức độ thành công như thế nào và có đáp ứng được những yêu cầu đã đề ra trước đó hay không. Một số KPI quản lý dự án phổ biến bao gồm: giá trị theo kế hoạch (PV), giá trị thu được (EV), chi phí thực tế (AC), sự khác biệt lịch biểu (SV), biến động chi phí (CV),....
Làm thế nào để xây dựng KPI hiệu quả?
1. Cần xác định chỉ số KPI nào sẽ ảnh hưởng tới doanh nghiệp
Hiện nay, để có thể xác định những KPI nào quan trọng đối với các doanh nghiệp thì phần lớn sẽ dựa vào hai yếu tố:
- Mô hình hoạt động của các doanh nghiệp: Ví dụ, một website chuyên về thương mại điện tử như Shopee sẽ thường quan tâm tới giá trị mua sắm của mỗi giỏ hàng trên trang web của họ bởi đây chính là yếu tố thúc đẩy quá trình phát triển. Tuy nhiên, đối với một website chuyên về tin tức như vnexpress.net sẽ tập trung mạnh vào số lượt truy cập mà người đọc click vào bài. Khi càng có nhiều lượt truy cập vào trong trang web thì họ sẽ càng thu được nhiều tiền hơn từ việc quảng cáo banner, quảng cáo bài viết chẳng hạn.
- Giai đoạn phát triển của doanh nghiệp: Ví dụ: một doanh nghiệp mới thành lập sẽ không thường đề cao đến giá trị vòng đời của khách hàng. Tuy nhiên, đối với các công ty thành lập lâu năm sẽ khác, họ cần tập trung trong việc phát triển vòng đời khách hàng để làm đòn bẩy hỗ trợ cho sự phát triển và duy trì lâu dài của mình.
2. Tập trung vào các chỉ số KPI chính
Một trong những điều vô cùng đặc biệt về Marketing đó chính là bạn có thể dễ dàng đo lường tất cả mọi thứ với các số liệu cực kỳ chi tiết như: số lần nhấp, lượt xem, chuyển đổi, mở, gửi,.... Tuy nhiên, khi bắt đầu xác định KPI cho doanh nghiệp thì bạn không nên chọn hàng tá số liệu để đo lường và báo cáo, thay vào đó chỉ cần tập trung vào một vài chỉ số KPI chính.
3. KPI dựa trên giai đoạn tăng trưởng của doanh nghiệp
Tùy thuộc vào giai đoạn tăng trưởng của doanh nghiệp từ lúc khởi nghiệp cho đến lúc phát triển mà KPI sẽ có sự khác biệt. Theo đó ở giai đoạn đầu, các công ty sẽ thường chú trọng vào những chỉ tiêu giúp thẩm định lại tính đúng đắn của mô hình kinh doanh như: nhận thức thương hiệu của khách hàng, feedbacks chất lượng, hoạt động lắng nghe khách hàng,.... Trong khi đó, các công ty hoạt động lâu hơn sẽ chú trọng nhiều vào các chỉ số như giá trị trọn đời của khách hàng hoặc số lượng khách đã được kéo về.
4. Xác định chỉ số trong quá khứ và chỉ số ước đoán
Chỉ số trong quá khứ sẽ đo lường những kết quả mà doanh nghiệp đã hoàn thành như: số lượng cuộc gọi chăm sóc khách hàng đã thực hiện, tổng số lượt bán hàng từ tháng trước,.... Trong khi đó, chỉ số ước đoán sẽ đo lường đầu vào, hoặc một mục tiêu cụ thể được phỏng đoán sẽ cần phải đạt được trong tương lai.
Hiện nay, phần lớn các doanh nghiệp sẽ thường tập trung nhiều vào các chỉ số trong quá khứ. Điều này cũng không có gì khó hiểu khi các chỉ số này thường đã có sẵn trên hệ thống và giúp cho doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc đánh giá, phân tích tình hình kinh doanh. Tuy nhiên, không vì thế mà bạn bỏ qua chỉ số ước đoán bởi có một sự thật rằng, chỉ số trong tương lai được đánh giá như một nhân tố giúp doanh nghiệp của bạn vươn lên bởi nó luôn xuất hiện trước cả khi xu hướng có mặt.
5. Cần có KPI riêng cho từng mô hình kinh doanh
Bất cứ ai làm kinh doanh cũng cần phải hiểu rằng các KPI cho từng mô hình, lĩnh vực sẽ đều có sự khác biệt. Vì vậy, những người xây dựng KPI cần phải đề ra được những chỉ tiêu phù hợp với tình trạng hiện tại của doanh nghiệp, đồng thời hiểu rõ về ngành nghề của công ty để mang lại hiệu quả đúng như mong đợi.
Ví dụ, một công ty thời trang sẽ tập trung vào việc thu hút khách hàng và đẩy mạnh doanh số trên từng sản phẩm. Trong khi đó, một công ty bán lẻ gạch sẽ củng cố việc gia tăng doanh số dựa trên mỗi mét vuông hoặc chi tiêu trung bình cho từng khách hàng.
Trên đây là toàn bộ những thông tin mà Phương Nam Vina muốn chia sẻ đến các bạn về KPI. Hi vọng các bạn sẽ nắm được khái niệm chỉ số KPI là gì, chạy KPI là gì và cách xây dựng KPI như thế nào cho hiệu quả. Qua đó giúp bạn dễ dàng nắm bắt và áp dụng chỉ số KPI hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của mình.
