Bỏ túi 11 kỹ năng tổ chức sự kiện của dân trong ngành

Những năm gần đây, ngành tổ chức sự kiện đang thu hút sự chú ý của nhiều nhân tài khi có thể giúp họ phát huy được tối đa khả năng sáng tạo của mình. Thế nhưng, để trở thành một chuyên viên tổ chức sự kiện không phải là điều đơn giản. Bởi lẽ, đằng sau hào quang của các sự kiện ấn tượng, hoành tráng, ít ai biết rằng đó chính là cả một quá trình làm việc cân não, hết mực tập trung của những người tổ chức. Chính vì thế, nhằm hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy đến, việc trang bị cho mình các kỹ năng tổ chức sự kiện chính là điều cần thiết đối với kẻ nghiệp dư hay dân chuyên trong ngành. Vậy đâu là những kỹ năng sẽ giúp bạn tiến nhanh hơn trên con đường trở thành một chuyên viên tổ chức sự kiện tài giỏi? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu nội dung dưới đây để có được câu trả lời chính xác nhé.

 

Chuyên viên tổ chức sự kiện là gì?

Chuyên viên tổ chức sự kiện là công việc liên quan đến nhiệm vụ giám sát, quản lý tất cả các khâu trước, trong và sau của một event (sự kiện). Theo đó, trước khi event diễn ra thì các nhân viên tổ chức sự kiện sẽ cùng nhau họp lại để hoạch định, thống nhất ý tưởng và khung chương trình, chuẩn bị những vật dụng cần thiết, liên hệ với các bên liên quan và lên timeline cho từng hoạt động diễn ra trong sự kiện, ví dụ như phần phát biểu của ban lãnh đạo, phần tiệc ăn, trao thưởng hay trò chơi kết nối mọi người,....

Trong quá trình event diễn ra, vai trò của chuyên viên tổ chức sự kiện cũng cực kỳ quan trọng. Họ sẽ có nhiệm vụ quản lý, điều phối tất cả mọi thứ để có thể đảm bảo rằng từng hoạt động được diễn ra theo đúng kế hoạch, khuôn khổ. Sau cùng, họ cũng chính là người cần kiểm kê, đảm bảo không vấp phải các tổn thất cho sự kiện, đồng thời đảm nhận về mối quan hệ với nhà cung cấp và ngân sách chương trình,....

 

Mô tả công việc của nhân viên tổ chức sự kiện

Nhân viên tổ chức sự kiện sẽ có trách nhiệm làm việc theo như hướng dẫn của quản lý, đồng thời xử lý rất nhiều công việc khác nhau từ lúc mới bắt đầu tiếp nhận ý tưởng cho đến quá trình thực hiện để sự kiện được diễn ra thuận lợi, thành công. Nhìn chung, một nhân viên tổ chức sự kiện sẽ cần đảm đương những đầu việc sau:

- Xây dựng, kết nối với các chuyên viên điều phối sự kiện: một cá nhân khó có thể xây dựng sự kiện thành công nếu không hợp tác cùng với đội ngũ hỗ trợ. Do đó, việc tạo nên một mạng lưới chuyên nghiệp với những người điều phối sẽ giúp sự kiện được diễn ra hoàn hảo ở từng khâu khác nhau.

- Tiếp nhận, triển khai kế hoạch theo yêu cầu: khi được yêu cầu tổ chức một buổi sự kiện, nhiệm vụ của những người làm sự kiện đó chính là đề xuất và triển khai các kế hoạch dựa trên các ý tưởng ban đầu và phù hợp với chiến lược marketing tổng thể của doanh nghiệp.

- Trình bày kế hoạch: để khách hàng có thể tin tưởng rằng bạn sẽ quản lý, triển khai sự kiện một cách thành công thì chắc chắn, bạn phải thuyết trình cho họ biết về những kế hoạch cụ thể. Điều này sẽ bao gồm các ý tưởng, chủ đề, thống kê dự kiến số người có thể tham dự, khả năng tương tác trong từng hoạt động và bảng dự trù kinh phí,.... Sau khi bản kế hoạch được chỉnh sửa và đi đến thống nhất thì lúc này, việc triển khai tổ chức sự kiện cũng sẽ bắt đầu thực hiện.

- Cố vấn nhân viên thực thi sự kiện: chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ là người điều phối các nhân viên thực thi công việc một cách hiệu quả. Chẳng hạn như quản lý âm thanh - ánh sáng, dàn dựng sân khấu, sắp xếp vị trí ghế ngồi, đảm nhiệm tiệc ăn uống cho khách mời,....

- Kiểm tra, theo dõi và giám sát: không chỉ có nhiệm vụ lên kế hoạch, cố vấn công việc, chuyên viên tổ chức sự kiện còn phải theo sát từng khâu khi sự kiện đang diễn ra để đảm bảo mọi thứ thực hiện theo như kế hoạch, đồng thời xử lý kịp thời khi có sự cố bất ngờ.

- Lập báo cáo kết quả: sự kiện kết thúc không có nghĩa là nhiệm vụ của chuyên viên tổ chức sự kiện đã hoàn thành. Theo đó, họ sẽ cần phải lập bảng báo cáo về kết quả của sự kiện bằng cách trình bày dựa trên những con số, cụ thể như số lượng người tham gia, bảng chi phí tổng kết, lượt tương tác,.... Điều này sẽ giúp cho cả ban tổ chức lẫn khách hàng, đối tác có thể đánh giá được mức độ thành công của sự kiện.

Những kỹ năng không thể thiếu của nhân viên tổ chức sự kiện

Để có thể trở thành nhân viên tổ chức sự kiện tài năng, chuyên nghiệp thì ngoài việc trang bị cho mình những kiến thức chuyên môn được học ở trường, bạn cũng cần bổ sung thêm một số kỹ năng tổ chức sự kiện event để làm việc và phát triển nghề lâu dài, cụ thể:

1. Kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng làm việc nhóm có lẽ chính là một trong những tố chất đầu tiên mà bạn cần phải sở hữu khi bước chân vào lĩnh vực tổ chức sự kiện. Bởi trong thực tế, để có thể tổ chức một sự kiện với sự tham gia của hàng trăm, hàng nghìn người thì bạn sẽ không thể nào “đơn phương độc mã”, thay vào đó là cần có sự trợ giúp của các đồng nghiệp, đội nhóm thực hiện cùng.

Vậy nên, để có thể trở thành một chuyên viên tiềm năng trong ngành tổ chức sự kiện thì bạn cần phải biết cách làm việc theo nhóm, hợp tác và cùng phát triển với đồng đội để giúp cho công việc được diễn ra thuận lợi. Muốn hoàn thiện được kỹ năng này thì bạn cần phải tiếp xúc thường xuyên với môi trường cũng như công việc tổ chức sự kiện ngay từ khi có ý định theo đuổi đam mê.

 

2. Kỹ năng giao tiếp

Đặc trưng của ngành tổ chức sự kiện đó chính là bạn phải thường xuyên gặp gỡ, tiếp xúc với nhiều đối tác, khách hàng khác nhau. Vì thế, một kỹ năng của người tổ chức sự kiện mà bạn cần phải có đó chính là khả năng giao tiếp chuyên nghiệp, khéo léo.

Ngoài việc kết nối, đàm phán với khách hàng, khả năng giao tiếp còn giúp bạn điều phối nhân sự hiệu quả, phân chia công việc để sự kiện diễn ra thuận lợi, thành công nhất. Tất nhiên, khác với khách hàng thì khi trao đổi cùng đồng nghiệp, bạn cần phải thể hiện sự tinh tế, khéo léo và cương nhu đúng lúc để có thể thúc đẩy khả năng làm việc của họ.

3. Kỹ năng lập kế hoạch, xây dựng kịch bản

Đừng bao giờ lầm tưởng công việc của những người làm tổ chức sự kiện chỉ thực hiện bằng tay chân. Theo đó, để có thể giúp cho event được thu hút và ấn tượng, bạn sẽ cần sở hữu một kỹ năng tổ chức sự kiện khác là xây dựng kịch bản thật chắc tay. Tương tự, để có thể thực hiện công việc này thì nhân viên tổ chức sự kiện sẽ cần phải có tư duy rành mạch, logic cùng một trí tưởng tượng phong phú.

4. Khả năng sáng tạo

Tất cả mọi người khi tham gia vào sự kiện đều sẽ được nhìn, nghe, chạm, nếm và trực tiếp cảm nhận toàn bộ mọi thứ xung quanh. Do đó, việc lựa chọn địa điểm, thiết kế, trang trí không gian, dàn dựng kịch bản, thông điệp của sự kiện hay lên kế hoạch cho các tiết mục biểu diễn nghệ thuật,... đều cần phải được thực hiện một cách chỉn chu và trong đó, yếu tố sáng tạo đóng một phần không nhỏ trong việc tạo nên sự khác biệt, độc đáo. Để có được sự sáng tạo khi triển khai sự kiện thì chắc chắn, cảm hứng chính là một điều kiện vô cùng quan trọng quyết định đến việc hình thành nên ý tưởng tổ chức sự kiện.

Tuy nhiên, có một số người lại cho rằng sáng tạo là khả năng trời phú và khó có thể học hỏi hay được trau dồi từ bất kỳ ai. Thế nhưng, thực tế thì bạn hoàn toàn có thể nâng cao tính sáng tạo của mình bằng cách chịu khó quan sát, ghi nhận những thứ đang xảy ra xung quanh. Ví dụ như khi đi xem một buổi triển lãm nghệ thuật, nếu bạn để ý thì sẽ có thể tình cờ thu nhặt được một ý tưởng mới mẻ và áp dụng dàn dựng cho sân khấu biểu diễn sắp tới.

 

5. Kỹ năng xử lý tình huống khéo léo

Khi một sự kiện bất ngờ xảy ra, dù cho bạn có chuẩn bị kỹ lưỡng tới đâu thì đôi khi cũng sẽ xuất hiện những sự cố ngoài ý muốn. Vậy nên, xử lý tình huống một cách khéo léo chính là kỹ năng cần có của người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Bởi đối với mỗi chiến dịch, bạn sẽ gặp phải rất nhiều vấn đề về công việc cũng như các mối quan hệ cần giải quyết. Chính vì thế, muốn phát triển tốt trong ngành này thì bắt buộc, bạn cần phải biết xử lý tình huống sao cho thật cẩn thận.

Ngoài ra, một nhân viên tổ chức sự kiện giỏi cũng cần phải có một cái đầu lạnh để nhanh chóng xoay chuyển tình thế sao cho theo kịp tiến độ cả kế hoạch. Với vấn đề bất ngờ phát sinh, bạn cũng cần phải đặt ra những câu hỏi để xác định vấn đề nằm ở đâu, đồng thời đề xuất những giải pháp kịp thời để tránh ảnh hưởng đến sự kiện. Tuy nhiên, bên cạnh cái đầu lạnh thì bạn cũng cần phải có một trái tim nóng, nhạy cảm với những điều đang diễn ra để xác định rằng chúng đang không diễn ra theo kế hoạch.

6. Kỹ năng đàm phán

Nếu như bạn thấy ưu điểm của mình là giỏi mặc cả và thương lượng với người khác thì xin chúc mừng, bạn đang sở hữu một kỹ năng cần có của người tổ chức sự kiện. Với khâu đàm phán, bạn sẽ cần phải thương lượng với nhà tài trợ về hợp đồng, địa điểm tổ chức, các điều khoản tài trợ,.... Sau khi đã đàm phán thành công về mức ngân sách, bạn sẽ cần phải lập bảng dự trù kinh phí để có thể đảm bảo các khâu trong sự kiện không bị phát sinh quá nhiều chi phí khác nhau.

7. Kỹ năng viết proposal

Để có thể viết được một proposal hoàn chỉnh và phục vụ cho việc triển khai sự kiện thì trước đó, bạn cần biết được tầm quan trọng cũng như công tác chuẩn bị bản đề xuất sao cho thật hoàn chỉnh, cụ thể:

- Để tạo nên một proposal hay và thu hút, ngoài việc có ý tưởng sáng tạo, hấp dẫn thì bạn còn phải dựa vào độ thực tế, tính thuyết phục của dự án muốn triển khai. Điều đó sẽ phụ thuộc vào cách mà bạn trình bày vấn đề, đồng thời đưa ra dẫn chứng cụ thể cũng như tính khả thi của dự án.

- Điều quan trọng khi triển khai proposal cho sự kiện đó là giúp cho khách hàng có thể hình dung một cách tổng quan nhất về sự kiện sắp diễn ra. Lúc này, bạn cần phải sắp xếp các ý tưởng của mình sao cho ngắn gọn, súc tích bởi nếu bản đề xuất quá dài, khách hàng sẽ chỉ có xu hướng đọc lướt qua và bỏ qua những ý tưởng hấp dẫn, chủ chốt.

- Văn phong là một yếu tố quan trọng khi trình bày proposal bởi nếu có văn phong tốt, bạn sẽ dễ dàng trong việc diễn đạt câu từ và thuyết phục khách hàng được nhanh chóng. Bên cạnh đó, bạn cũng cần phải có kỹ năng sử dụng PowerPoint để trình bày các ý tưởng của bản thân một cách hiệu quả.

- Ngoài ra, bạn cũng có thể tham gia một khóa học viết proposal để nâng cao tay nghề. Hoặc bạn cũng có thể học hỏi từ những người đi trước để áp dụng được nhanh chóng, hiệu quả và thực tế hơn.

8. Kỹ năng quản lý tài chính

Ngoài những kỹ năng tổ chức sự kiện event ở trên, bạn cũng cần phải rèn luyện cho mình khả năng quản lý tài chính cơ bản. Mặc dù trước khi thực hiện, giữa bạn và phía khách hàng sẽ có sự thống nhất về khoản ngân sách chi trả nhưng trên thực tế, vẫn có một số nguyên tắc cơ bản mà bạn vẫn cần phải bám sát, cụ thể:

- Thực tế vì mức thu của sự kiện: kế hoạch tổ chức sự kiện thường bị lý tưởng quá về số tài trợ sẽ đạt được hoặc số lượng khách mời tham dự. Trong khi đó, thực tế thì lại khác xa so với những gì mà bạn đang tưởng tượng và đó chính là lý do khiến cho ngân sách bị thâm hụt.

- Tránh để ngân sách bị thua lỗ: nếu như chương trình tổ chức sự kiện đang đứng bên bờ vực bị thua lỗ thì điều này sẽ dẫn đến câu hỏi: “liệu có nên thực hiện chương trình theo như kế hoạch đã đề ra ban đầu?”. Nếu như điều đó vẫn còn thay đổi được thì bạn cần nên có phương án kịp thời để ít ra, sự kiện vẫn có thể hòa lại vốn.

- Cần phải luôn có kế hoạch dự phòng: mỗi một sự kiện đôi khi sẽ có những sự cố ngoài ý muốn, đó là điều không thể nào tránh khỏi. Vậy nên, hãy chuẩn bị cho mình những phương án dự phòng bởi điều đó sẽ giúp cho bạn trở nên bình tĩnh hơn để có thể giải quyết những sự cố theo phương án dự phòng đã đề ra.

Tất nhiên, để có thể giúp cho bản thân thông thạo và làm quen với việc quản lý ngân sách, bạn phải là một người khéo léo trong việc điều phối nguồn tiền, cũng như có tính cẩn thận, chi ly để đảm bảo ngân sách không vượt quá đề mức. Muốn có được nền tảng vững chắc và chuyên nghiệp về kỹ năng này, bạn có thể tham khảo qua một vài khóa học về kiểm soát nguồn tài chính.

 

9. Kỹ năng quản lý thời gian

Khi một sự kiện được tổ chức thì chắc chắn, sẽ có nhiều công việc khác nhau cần được triển khai và điều này đồng nghĩa với việc bạn sẽ bị chìm ngập trong hàng loạt deadline. Vì vậy, quản lý thời gian chính là một kỹ năng cần có của người tổ chức sự kiện để giúp bạn có thể hoàn thành mọi công việc được tốt nhất.

Nếu không biết cách quản lý thời gian, bạn sẽ có nguy cơ bị trễ deadline cực kỳ lớn và khiến cho sự kiện không thể diễn ra đúng thời điểm. Chưa kể, nếu như không biết quản lý thời gian trong quá trình diễn ra sự kiện thì bạn cũng có thể làm hỏng toàn bộ mọi kịch bản vốn có bởi không thể sắp xếp các phần của chương trình diễn ra theo như đúng kịch bản.

10. Kỹ năng hoạch định và quản lý rủi ro

Đã gọi là sự kiện thì chắc chắn, bạn phải tập làm quen với việc sẽ phải đối mặt với những sai sót dù nhỏ hay lớn khi thực hiện các chương trình. Tuy nhiên, đối với một sự kiện chuyên nghiệp thì việc phát hiện ra các rủi ro và phòng ngừa chúng chính là một trong những điều cực kỳ quan trọng. 

Đối với các sự kiện lớn, người tổ chức sẽ phải luôn chuẩn bị kế hoạch dự phòng trước những rủi ro có thể xảy đến. Tùy thuộc vào tính chất sự kiện mà chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ đề ra những rủi ro khác nhau và phương án giải quyết cho các trường hợp xấu nhất có thể xảy đến, chẳng hạn như: khách mời ít hoặc quá đông, mưa bão, hư hỏng trang thiết bị, mất điện, tình huống ẩu đả,....

Mặc dù không muốn nhưng khi bước chân vào lĩnh vực tổ chức sự kiện, bạn cần phải đặc biệt nhạy cảm với các rủi ro xảy đến. Việc nhanh chóng xác nhận các vấn đề có thể giúp bạn kịp thời đánh giá và xử lý tình huống hiệu quả. Ngoài ra, bạn cũng cần phải có một phương pháp logic bao gồm các việc thiết lập bối cảnh, phân tích, xác định, đánh giá, giám sát và chia sẻ những rủi ro có liên quan với các hoạt động khác, từ đó giảm thiểu tối đa những thiệt hại và chuyển hóa chúng thành cơ hội.

11. Tập trung vào từng chi tiết dù là nhỏ nhất

Ở vị trí giám sát, chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ không cần phải tự tay làm hết mọi việc nhưng bạn vẫn nên nắm bắt được những yêu cầu chung, yêu cầu cụ thể mà khách hàng đưa ra cho từng hoạt động, từng khu vực. Từ đây, bạn có thể dễ dàng giám sát và đánh giá đúng về chất lượng của khu vực / hoạt động đó nhằm có phương án điều chỉnh kịp thời.

 

Ai phù hợp với nghề tổ chức sự kiện?

Nhân viên tổ chức sự kiện không nhất thiết phải là người có yêu cầu cao về trình độ hay bằng cấp. Tuy nhiên, những người sở hữu các kỹ năng, tố chất dưới đây thường được đánh giá là rất thích hợp để làm công việc này, cụ thể:

- Người năng động và sáng tạo: đặc trưng của công việc tổ chức sự kiện sẽ thường gắn liền với việc lên kế hoạch, triển khai và giám sát những sự kiện lớn nhỏ khác nhau. Khi đó, người năng động sẽ luôn có năng lượng để hoàn thành các nhiệm vụ và xử lý vấn đề trong trạng thái tốt nhất. Ngoài ra, yếu tố sáng tạo sẽ cho phép bạn có thể tạo ra những ý tưởng mới lạ để mang lại hiệu ứng tốt nhất cho khách hàng.

- Người cầu toàn: những người có phẩm chất này cực kỳ phù hợp để giữ vai trò là nhân viên tổ chức sự kiện. Bởi khi là người cầu toàn, bạn sẽ có sự tỉ mỉ, cẩn thận để chú ý đến từng tiểu tiết, từ đó làm mọi thứ được tốt nhất và có cái nhìn bao quát tổng thể sự kiện.

- Có khả năng tổ chức: để có thể chuẩn bị và tạo ra sự kiện được thành công, bạn sẽ cần phải luôn trong trạng thái bận rộn với hàng trăm thứ cần phải lo. Lúc này, nếu không biết cách sắp xếp thời gian cũng như tổ chức công việc hợp lý thì điều đó có thể ảnh hưởng đến tiến độ của sự kiện.

- Sức khỏe tốt: chắc chắn, một người có sức khỏe tốt sẽ luôn tràn đầy năng lượng tích cực để làm việc. Bởi lẽ, công việc tổ chức sự kiện luôn yêu cầu bạn phải liên tục gặp gỡ đối tác, khách hàng. Chính vì vậy, việc có được sức khỏe và sự nhanh nhẹn chính là yếu tố để bạn hoàn thành công việc cũng như gắn bó với nghề này một cách lâu dài.

Mức lương cơ bản của nhân viên tổ chức sự kiện là bao nhiêu?

Thông thường, mức lương cơ bản của một nhân viên tổ chức sự kiện sẽ còn tùy thuộc vào kinh nghiệm, vai trò và loại hình sự kiện mà bạn sẽ đảm nhận. Tại Việt Nam, những nhân viên tổ chức sự kiện mới vào nghề thường sẽ có mức lương dao động trong khoảng từ 4 - 6 triệu VNĐ. Sau một thời gian công tác và cố gắng trong ngành, lúc này kinh nghiệm của bạn sẽ được tăng lên và mức lương của bạn cũng được cải thiện từ 8 - 10 triệu VNĐ, hoặc thậm chí có thể lên đến 20 triệu VNĐ.

Ngoài nhận mức lương trong giờ hành chính, nhân viên tổ chức sự kiện cũng có thể kiếm thêm thu nhập bằng việc nhận lương ngoài giờ, công tác phí hay tiền hoa hồng cho mỗi sự kiện khác nhau. Sau khi đã có kinh nghiệm hoặc xây dựng thương hiệu cho riêng mình, bạn có thể nhận lập kế hoạch hoặc tư vấn tổ chức sự kiện để cải thiện, gia tăng thu nhập.

Cơ hội thăng tiến trong ngành tổ chức sự kiện sẽ còn phụ thuộc vào năng lực làm việc của bạn từ quá trình tiếp xúc với khách hàng, lên kế hoạch và liên hệ với đối tác,.... Thông thường, khoảng sau 5 năm gắn bó trong nghề thì bạn có thể giữ vai trò quản lý hoặc làm trưởng phòng tổ chức sự kiện.

 

Trên đây là những kỹ năng tổ chức sự kiện mà Phương Nam Vina vừa tổng hợp. Có thể thấy, với những tố chất cùng các kỹ năng quan trọng vừa được chúng tôi chia sẻ, bạn hẳn cũng đã phần nào hình dung ra được bức tranh tổng thể về lĩnh vực tổ chức sự kiện, đồng thời bỏ túi cho mình những yếu tố cần thiết khi làm việc trong ngành này. Do đó, hãy luôn rèn luyện ngay từ bây giờ để bản thân có thể nhanh chóng hội tụ đầy đủ những tư chất cần thiết và kỹ năng quý giá để trở nên nổi bật trong ngành nghề đầy tiềm năng nhưng cũng cực kỳ cạnh tranh này.

Tham khảo thêm:

 Celeb là gì? Nghệ thuật sử dụng celeb trong marketing

 Branding marketing là gì? Làm brand marketing có khó không?

 Kick off là gì? Cách tổ chức kick off meeting thành công mỹ mãn