Proposal là gì? Cách viết proposal chuyên nghiệp, ấn tượng

“Hãy gửi tôi bản proposal” - Đây có lẽ là câu nói khiến cho các agency dễ rơi vào trạng thái lo lắng, khẩn trương nhất khi làm việc. Bởi lẽ, sở hữu một bản proposal chất lượng chính là chiếc “chìa khóa vàng” để quyết định xem liệu các agency có chiếm được lợi thế đấu thầu so với đối thủ trong việc đi pitching (thuyết phục) khách hàng hay không.

Một bản proposal được đánh giá là chuyên nghiệp khi cung cấp được những giải pháp hữu ích để “gỡ rối” cho các vấn đề của khách hàng theo cách sáng tạo, tiện lợi nhất. Do đó, nếu bạn đang là một marketer chịu trách nhiệm phát triển các kế hoạch tiếp thị sản phẩm, một nhân viên thiết kế đồ họa trong lĩnh vực quảng cáo hay điển hình nhất là khi làm việc cho phòng dịch vụ khách hàng của công ty agency thì chắc chắn, nhiệm vụ viết proposal sẽ được giao cho bạn. Vậy proposal là gì? Làm thế nào để có được một bản proposal hiệu quả? Tất cả sẽ được chúng tôi giải đáp cụ thể và chi tiết nhất trong nội dung dưới đây.

 

Proposal là gì?

Proposal là gì? Trên thực tế, chúng ta có thể tiếp cận khái niệm proposal theo nhiều góc độ khác nhau và mỗi một khía cạnh lại chia ra những định nghĩa riêng biệt. Tuy nhiên, nhìn chung thì proposal có thể được hiểu theo một cách đơn giản như sau:

“Proposal là một nội dung có nhiệm vụ trình bày về các ý tưởng mang tính sáng tạo cho một vấn đề nào đó. Những ý tưởng này sẽ được gửi đến cho phía khách hàng và đối tác với mục đích làm hài lòng họ về các quan điểm đã được triển khai. Một bản proposal thông thường sẽ được trình bày dưới dạng văn bản, excel hoặc cũng có thể là powerpoint,... với mục đích thuyết phục đối tác, khách hàng chấp thuận và hành động theo như gợi ý của tác giả”.

Xét về mặt nội dung, trong mỗi mẫu proposal thì người thực hiện cần làm nổi bật được các vấn đề và bám sát vào những câu hỏi như:

- What: trình bày rõ ràng các nội dung về công việc gì?

- Who: có những ai sẽ thực hiện?

- Why: mục đích cũng như khả năng thực hiện công việc như thế nào?

- Where: thực hiện ở đâu?

- When: khi nào thực hiện?

- How: làm thế nào để thực hiện?

Tầm quan trọng của việc xây dựng proposal

Thông qua khái niệm đã được chia sẻ ở trên, bạn có lẽ cũng đã phần nào hiểu được cơ bản về vai trò của proposal trong thực tế. Tuy nhiên, khi xét trên nhiều yếu tố, khía cạnh khác nhau thì bản đề xuất này sẽ còn mang đến ý nghĩa to lớn hơn thế, cụ thể:

1. Đối với lĩnh vực marketing

Trong lĩnh vực tiếp thị, marketing proposal cho thấy được tiềm năng của một ý tưởng quảng cáo khi đưa vào thực hiện. Thông qua những phản hồi, đóng góp ý kiến đến từ cấp trên, các bộ phận, đối tác và khách hàng, đội ngũ marketing sẽ nhanh chóng hoàn thiện ý tưởng, đồng thời tối ưu kế hoạch để nâng cao hiệu quả truyền thông hơn nữa. Về cơ bản, marketing proposal giống như một cuộc họp “trưng cầu dân ý” với thành phần tham gia đến từ các đối tượng khác nhau trước khi chính thức bắt tay vào phát triển, sản xuất và công khai ra thị trường.

2. Đối với doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp, mẫu proposal sẽ giúp doanh nghiệp khảo sát những ý tưởng kinh doanh trước khi bắt tay thực hiện các kế hoạch bán hàng mới. Thông qua những phản hồi đến từ chính các thành viên trong doanh nghiệp, khách hàng, đối tác, bạn sẽ có được một bản đánh giá về mức độ thành công của dự án và biết nên hoàn thành những phần nội dung nào của kế hoạch đã đề ra.

Chưa dừng lại ở đó, bản ý tưởng còn giúp doanh nghiệp đặt vị thế của mình vào vị trí của khách hàng hay đối tác. Chính nhờ vậy mà sản phẩm của bạn khi được ra mắt sẽ thể hiện được sự tôn trọng với họ, từ đó giúp cho hiệu quả kinh doanh mang tính khả thi hơn. Chưa kể, khi sản phẩm được lòng công chúng thì doanh nghiệp của bạn còn dễ dàng nâng cao vị thế của mình trong công cuộc "chinh phục" người tiêu dùng và đối tác.

 

Cấu trúc cơ bản của một proposal

Để có thể hoàn thiện một bản proposal chất lượng và giúp doanh nghiệp dễ dàng truyền đạt đúng các mục đích đến đối tượng khách hàng mục tiêu thì đầu tiên, nhiệm vụ của bạn hay các account cần làm đó là nắm rõ về cấu trúc của bản ý tưởng. Khi đã có được bảng thành phần của mẫu proposal thì bạn mới biết được mình nên triển khai và thể hiện ý tưởng như thế nào. Để hình dung rõ hơn về cấu trúc cần có khi học cách làm proposal, việc tìm hiểu những mục dưới đây là điều rất cần thiết mà bạn không nên bỏ qua.

Phần 1: Giới thiệu

Khi bắt tay viết bất cứ một bài tin tức nào, bao giờ phần mở đầu cũng đóng một vai trò quan trọng để quyết định xem độc giả của bạn liệu có hứng thú để theo dõi tiếp nội dung hay không. Bởi với nhịp sống hối hả, bận rộn như hiện nay, người xem thường có xu hướng đọc lướt và chỉ tập trung vào những đoạn mà họ cảm thấy thú vị. Chính vì thế, yêu cầu khi viết phần giới thiệu của proposal luôn được đòi hỏi cao vì chỉ có như thế, đoạn mở đầu của bản ý tưởng mới đủ sức kích thích và thu hút người đọc.

Đối với mẫu proposal, phần giới thiệu có nhiệm vụ là khái quát cho người xem về nội dung chính của cả bản ý tưởng. Trong phần này, người viết cần phải trả lời được các câu hỏi “what?” (nội dung sẽ đề cập đến vấn đề gì?) và “who?” (những ai sẽ liên quan đến nội dung này?). Để có thể tiến hành phân đoạn này, người viết proposal cần phải đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin cơ bản sau:

- Tên chương trình / dự án / ý tưởng và hình thức được tổ chức: trước khi phân tích sâu vào nội dung thì trước tiên, bạn cần đặt một cái tên cho dự án của mình. Đây sẽ là “cú đánh” đầu tiên quyết định đến sự quan tâm của khách hàng dành cho ý tưởng của bạn.

- Giới thiệu khái quát về bản thân / công ty / doanh nghiệp: phần này sẽ liệt kê về các thành viên liên quan đang tham gia dự án, những người chịu trách nhiệm chính và giải thích lý do tại sao lại thực hiện bản ý tưởng này. Mục đích của việc thu thập những thông tin trên chính là để khách hàng, đối tác xác định rõ nguồn gốc, danh tính của proposal và xây dựng sự tin tưởng từ họ. 

- Nêu mục đích, nội dung của chương trình: nêu rõ các nội dung, ý tưởng cốt lõi mà doanh nghiệp muốn đề xuất. Tránh tình trạng dài dòng, lan man hoặc không đủ ý.

- Cung cấp đầy đủ các thông tin liên lạc: gồm những thông tin của cá nhân và doanh nghiệp.

- Tạo một tiêu đề ngắn gọn ngay trên bản proposal: để có thể tóm tắt những ý tưởng mà bạn muốn truyền đạt tới đối tác, khách hàng, việc xây dựng một tiêu đề hay, súc tích đóng vai trò quan trọng. Điều này cũng phần nào thể hiện được sự chuyện nghiệp của bạn và là điểm cộng to lớn trong mắt khách hàng.

Phần 2: Đặt khách hàng, đối tác là trọng tâm

Điều tạo nên sự thành công và khác biệt cho các bản proposal phần lớn được thể hiện thông qua mục này. Sở dĩ nói như vậy bởi bất kỳ dự án, ý tưởng hay sản phẩm nào được tạo ra thì mục đích chính mà chúng đang hướng đến đó chính là sự hài lòng của khách hàng, đối tác. Thông qua việc nghiên cứu hành vi khách hàng để biết người dùng đang cần gì, doanh nghiệp mới có thể đưa ra được những phương thức để tiếp cận họ một cách hiệu quả, chính xác nhất.

Cũng trong phần này, cái mà doanh nghiệp cần phải giải quyết đó chính là trả lời cho các câu hỏi “why?”, “when?” và “where?”. Với những câu trả lời tương xứng, bạn có thể dễ dàng thuyết phục được người tiêu dùng để họ tin rằng bạn thật sự hiểu rõ và biết được họ đang cần gì. Ở phần này, mẫu proposal cần phải đáp ứng được những nội dung sau:

- Lý do tại sao lại đề xuất dự án, chương trình này?

- Mong muốn, nhu cầu của khách hàng và đối tác như thế nào? Doanh nghiệp đã tìm hiểu kỹ ra sao?

- Lý do khách hàng, đối tác nên sử dụng, đầu tư vào dự án của bạn?

- Đâu là thứ mà khách hàng quan tâm khi họ bỏ tiền ra lựa chọn sản phẩm, dịch vụ của bạn? Những lợi ích mà họ sẽ nhận được?

- Chương trình / dự án sẽ được diễn ra vào khoảng thời gian, địa điểm cụ thể nào?

- Liệt kê cụ thể các giai đoạn của dự án và thời gian dự kiến sẽ hoàn thành.

- Kinh phí dự trù khi doanh nghiệp đầu tư vào dự án / chương trình.

Một khi doanh nghiệp đã cung cấp đầy đủ, chi tiết về những yếu tố trên thì cũng là lúc bạn đang thật sự đặt khách hàng, đối tác của mình làm trung tâm. Vì vậy, hãy cố gắng lắng nghe một cách chân thành để người dùng cảm thấy được trân trọng, đồng thời tạo điều kiện chính đáng để họ quyết định đầu tư vào dự án của bạn. Đừng quên nêu ra các giá trị, ý nghĩa thiết thực nhất mà đôi bên sẽ nhận được. Chính những điều này sẽ chạm đến trái tim của người dùng, khơi gợi sự tin tưởng và ủng hộ từ phía họ.
 

 

Phần 3: Nội dung chính và mô tả chi tiết dự án

Sau khi đã nêu được nhu cầu mong muốn của khách hàng ở phần trên, bạn hãy tiến hành khai thác cụ thể, chính xác những đề xuất, ý tưởng để giải quyết vấn đề mà họ đang quan tâm. Tại phần này, nhiệm vụ của người viết chính là trình bày một cách chi tiết để giúp khách hàng có thể nắm bắt sát sao những nội dung của dự án. Cũng trong phân đoạn này, yếu tố mà doanh nghiệp cần phải trả lời chi tiết đó chính là “how?” với những câu hỏi sau:

- Dự án của bạn sẽ được triển khai, hoạt động như thế nào để giải quyết được vấn đề của khách hàng?

- Giải pháp này liệu sẽ mang đến cho khách hàng những lợi ích gì?

- Khách hàng sẽ cảm thấy như thế nào sau khi họ lựa chọn dự án của bạn?

- Khoản ngân sách mà khách hàng sẽ cần phải chi trả cho điều đó là bao nhiêu?

Ở phần này, bạn cần lưu ý với những proposal đơn giản thì nên trình bày một cách ngắn gọn sao cho giải quyết được các vấn đề, chẳng hạn như: tóm tắt bảng giá, đề xuất giải pháp cốt lõi,.... Còn đối với những bản đề xuất dài và cần chi tiết hơn, bạn có thể đi sâu vào các nội dung riêng tùy thuộc vào dự án, ví dụ như: Promotion, Advertising, Options, Subcontractors, Research, Packages, Marketing Plan, Sales Plan, Branding development, Publicity, Venues, Teamwork, Demographics,....

Việc xác định nội dung chính và mô tả chi tiết dự án được ví như “xương sống” của một bản ý tưởng hoàn chỉnh. Theo đó, bạn cần đưa ra ý tưởng (concept) dựa trên insight khách hàng để chắc chắn rằng, các thông tin phải trung thực, đồng nhất, chính xác và phù hợp với nhãn hàng, đồng thời triển khai thành những đề xuất cụ thể, thực tế. Tất nhiên, đừng quên rằng điều quan trọng nhất đó chính là chúng ta phải cho khách hàng thấy được cơ hội thành công và tiềm năng của dự án thông qua proposal đầy chuyên nghiệp mà bạn mang đến.

Phần 4: Chứng minh năng lực, chuyên môn và kinh nghiệm của doanh nghiệp

Việc cuối cùng mà bạn cần làm để có được một bản marketing proposal thành công đó chính là khâu thuyết phục đối tác, khách hàng tin tưởng rằng bạn có thể thực hiện tốt các đề xuất đã nêu ra. Để làm được điều này, bạn cần phải chứng minh công ty của mình có đủ năng lực, kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm để hoàn thành các đề xuất của dự án. Qua đó làm cho khách hàng cảm thấy hài lòng với những chiến lược thông minh và đưa ra quyết định hợp tác lâu dài với bạn. Trong phần này, bạn cũng cần phải dựa vào những nội dung dưới đây để kết thúc bản proposal của mình một cách hoàn hảo nhất:

- Giới thiệu lịch sử thành lập, quá trình phát triển của công ty, doanh nghiệp và một số phòng ban, nhân sự nổi bật.

- Giới thiệu kiến thức chuyên môn, bề dày kinh nghiệm, chứng chỉ đào tạo chuyên môn của đội ngũ nhân viên thực hiện dự án.

- Liệt kê những giải thưởng, danh hiệu, thành tựu cá nhân và tập thể đã từng đạt được đối với các dự án tương tự.

- Trình bày các dự án đã thực hiện và kết quả mang lại để tạo sự hài lòng, niềm tin cho khách hàng.

- Giới thiệu một số đối tác nổi bật đã từng hợp tác để kiến thiết thêm niềm tin cho khách hàng, đối tác.

Với những thông tin được trình bày rõ ràng và những con số chứng minh cụ thể, doanh nghiệp của bạn sẽ dễ dàng giành được thiện cảm, sự uy tín trong mắt khách hàng. Từ đó, họ sẽ nhanh chóng đưa ra được quyết định lựa chọn đầu tư vào dự án sau khi đọc một bản proposal có sức chinh phục mạnh mẽ như vậy.

 

Các bước xây dựng một proposal tiêu chuẩn, dễ ghi điểm với khách hàng

Một mẫu proposal tốt để có thể thu hút được người đọc thì chắc chắn, người viết phải có kỹ năng xây dựng content tốt và quan trọng phải phù hợp với một bản đề xuất. Đó chính là lý do vì sao mà việc tìm hiểu cách làm proposal chuyên nghiệp thông qua các bước dưới đây sẽ giúp bạn ghi điểm hơn trong mắt của khách hàng.

Bước 1. Nhận diện và xác định đối tượng mục tiêu

Một con thuyền đánh cá muốn ra khơi thì đều ấn định đích đến mà nó sẽ đến, bởi có như vậy thì con thuyền khi tiến về phía trước sẽ không bị trôi nổi, lênh đênh một cách vô vọng giữa đại dương rộng lớn. Tương tự như hoạt động của con thuyền, cách viết proposal hiệu quả là khi đặt bút xuống, bạn phải có mục đích và đối tượng nhắm đến để tạo động lực hoàn thành.

Hãy không ngừng đặt ra câu hỏi rằng chúng ta đang viết về cái gì? Ai là đối tượng sẽ đón nhận những nội dung này? Cái mà họ muốn nghe là gì? Nên dùng ngôn từ như thế nào để phù hợp với nhóm đối tượng mục tiêu? Khi đã trả lời được các câu hỏi này, chắc chắn bạn sẽ nắm được tâm lý, mong muốn và nhu cầu của đối tượng bài viết để truyền tải chính xác những thông điệp, nội dung nhằm hướng đến kết quả tốt nhất.

Bên cạnh đó, sau khi đã định hình được các đối tượng của bài viết thì bạn cũng phải tìm ra những điều kiện giúp bạn đi đúng hướng. Bằng cách tập trung vào việc sàng lọc các thông tin, tài liệu liên quan, bạn sẽ dễ dàng triển khai được bản đề xuất một cách nhanh chóng, tránh tình trạng lạc từ vấn đề này sang một vấn đề khác.

 

Bước 2. Xác định vấn đề mà proposal của bạn sẽ giải quyết

Đây chính là một bước cực kỳ quan trọng để giải thích những gì mà công ty, doanh nghiệp của bạn dự định sẽ giải quyết. Muốn thực hiện tốt bước này thì nhiệm vụ của người viết proposal chính là bám sát vào các câu hỏi dưới đây:

- Who: Đối tượng mục tiêu của bài viết mà bạn nhắm đến là ai?

- What: Đâu là lý do mà bạn viết proposal? Đừng quên giải thích chi tiết tình hình hiện tại và các vấn đề đi kèm với nó (nếu có).

Việc xác định vấn đề mà mẫu proposal sẽ giải quyết là cách mà bạn đang vạch ra lại những nội dung muốn truyền tải đến cho khách hàng, hoặc tìm kiếm những vấn đề mà họ đang gặp phải cần được “tháo gỡ”. Bằng cách đặt vấn đề một cách khéo léo, chính xác, bạn có thể thuyết phục khách hàng rằng bạn chính là người hoàn hảo để giúp họ giải quyết các vấn đề đó.

Bước 3. Xác định các giải pháp

Có thể nói, việc xác định các giải pháp để xử lý vấn đề chính là bước then chốt của một bản proposal. Cũng tại bước này, bạn hãy trả lời các câu hỏi sau:

- How: làm thế nào để bạn có thể giải quyết các vấn đề? Lưu ý là cần giải thích từng bước một cách chi tiết.

- Who: xác định nguồn nhân lực mà bạn sẽ cần, đừng quên nêu rõ các kinh nghiệm của họ trước đó để gia tăng sức thuyết phục cho bản đề xuất.

Khi đã chỉ ra được các vấn đề thì ở bước này, bạn hãy đưa ra cách để giải quyết những vấn đề đó. Hãy giải thích một cách chi tiết các giải pháp của mình để thuyết phục hoàn toàn số lượng khách hàng đang còn nghi ngờ về sản phẩm, dịch vụ của bạn. Đặc biệt, hãy đánh mạnh vào tính hợp lý và tính khả thi của giải pháp, thời gian hoàn thành, lợi ích và những mục tiêu đạt được và khoản ngân sách cụ thể.

 

Bước 4. Kết luận proposal

Trong phần này, người viết sẽ cần nhắc lại một lần nữa về những mục đích, lợi ích và chi phí của bản đề xuất một cách tổng quan nhất. Bên cạnh đó, bạn cũng hãy gửi lời cảm ơn đến người đọc vì đã dành thời gian quý báu của mình để xem proposal của bạn. Sau cùng, đừng quên ghi chú lại thông tin liên lạc của mình để người đọc dễ dàng phản hồi, liên hệ lại với đề xuất của bạn nếu họ cảm thấy hài lòng.

Tips viết proposal chuyên nghiệp, ấn tượng

Không thể phủ nhận, một bản đề xuất tưởng chừng như nhỏ nhoi như thế lại có “trọng lượng” cực kỳ to lớn đối với mọi doanh nghiệp. Có thể nói, nếu chúng ta ví proposal giống như một bức tranh nghệ thuật thì nhiệm vụ của marketer lúc này là tạo nên sự hấp dẫn cho nó. Tất nhiên, không phải ai cũng có thể trở thành nghệ sĩ thực thụ trong lĩnh vực này nếu không biết đầu tư cho mình một bộ não biết tư duy, rèn dũa kinh nghiệm theo thời gian và quan trọng đó là bỏ túi một số tips dưới đây để bản đề xuất thuyết phục khách hàng được dễ dàng hơn:

- Chăm chút hình thức: chưa cần phải bàn đến nội dung, một bản ý tưởng với hình thức đẹp lúc nào cũng dễ dàng thu hút sự chú ý của khách hàng ngay từ cái nhìn đầu tiên. Do đó, việc đầu tư và chăm chút về hình thức chính là cách viết proposal đầu tiên mà bạn không nên bỏ qua để tạo thiện cảm từ phía khách hàng.

- Ngắn gọn, dễ hiểu: theo như nghiên cứu cho thấy, một bản đề xuất thường giới hạn trong khoảng từ 2.000 - 3.500 từ (tương đương 4 - 7 trang giấy). Tất nhiên, về mặt kỹ thuật thì sẽ không có giới hạn về việc nội dung dài hay ngắn. Thế nhưng, một proposal chuyên nghiệp thì cần phải sử dụng câu văn, từ ngữ đơn giản, ngắn gọn sao cho thật rõ ràng và đảm bảo ý kiến truyền đạt được dễ hiểu.

- Tập trung hướng tới khách hàng: từ lâu, khách hàng vốn luôn là trung tâm của mọi hoạt động kinh doanh. Theo đó, một chiến lược kinh doanh muốn thành công thì trước hết phải đáp ứng được insight khách hàng. Vì vậy, việc viết nội dung trong bản đề xuất phải hướng đến yếu tố làm thỏa mãn nhu cầu người dùng.

- Xây dựng plan tối ưu nhất có thể: một bản ý tưởng hoàn hảo thì cần đưa ra được tất cả các đề mục bao gồm những hoạt động, dự kiến sẽ diễn ra, công việc cần triển khai, nhân sự phụ trách và thậm chí là con số cụ thể về tài chính.

- Tìm hiểu đối thủ: hiểu về đối thủ của mình là một bước mà bạn cần phải chuẩn bị khi triển khai bất kỳ một ý tưởng mới nào. Ở trong bản đề xuất, bạn hãy chỉ ra những điểm nổi bật của mình được đánh giá là vượt trội hơn so với đối thủ, mục đích đó chính là tăng khả năng thuyết phục khách hàng.

- Deadline: việc lập deadline cho proposal chính là điều cần thiết để bạn có thể hoàn thành công việc đúng tiến độ. Hãy phân chia các đầu việc sao cho thật hợp lý cùng với khoảng thời gian nhất định. Việc này sẽ giúp cho kế hoạch thêm chi tiết, rõ ràng và dễ dàng để khách hàng có thể quan sát, đánh giá khi cần.

- Ngân sách: với từng khoản chi khác nhau thì chắc chắn, quy mô của dự án và phạm vi hoạt động của nó cũng sẽ có sự khác biệt. Do đó, việc tạo ra bản ý tưởng của bạn cần phải mang tính khả thi và bám sát với khoản ngân sách đã được đề ra.

 

7 sai lầm thường gặp khiến bạn thất bại khi viết proposal

Bạn cảm thấy lo lắng về điều gì nhất khi khách hàng không phản hồi tích cực với bản proposal mà bạn đã cất công chuẩn bị? Nguyên nhân có phải là do nội dung không chi tiết? Cách truyền đạt chưa thật sự rõ ràng hay hình thức không mấy đẹp mắt? Sẽ có rất nhiều vấn đề mà bạn cần lưu ý để tránh những sai sót không đáng xảy ra trong bản đề xuất. Nhưng hãy yên tâm, chúng tôi sẽ chỉ ra 7 sai lầm thường gặp mà bạn cần khắc phục để bản proposal được chuyên nghiệp và hoàn hảo nhất.

1. Tập trung vào giá cả mà quên đi giá trị

Bạn có biết giá trị thật sự của công ty mình đang nằm ở đâu không? Nếu nó chỉ đơn thuần nằm ở giá cả thì bạn chỉ cần chăm chút cho bản đề xuất sao cho có mức giá tốt nhất. Tuy nhiên, ít có công ty nào lại muốn khách hàng, đối tác nhớ đến mình chỉ vì giá cả thay cho yếu tố chất lượng.

Hãy tập trung vào những giá trị mà công ty của bạn mang lại cho khách hàng, trong đó bao gồm cả các vấn đề, khó khăn và thử thách mà họ đang gặp phải. Đặc biệt, bạn cần cho khách hàng thấy được những thành tích của mình trong việc đưa ra các chiến lược marketing hiệu quả và giúp cải thiện tình hình kinh doanh của những vị khách trước đó. Hầu hết khách hàng đều xem marketing như là một khoản đầu tư thực thụ và đơn giản, họ chỉ muốn sử dụng dịch vụ sáng tạo với chi phí thấp nhất có thể. Vì thế, hãy nhấn mạnh vào việc công ty của bạn sẽ tạo ra các giá trị cho khách hàng như thế nào trong bản đề xuất của mình.

 

2. Không tạo được ấn tượng với khách hàng

Khi đã có ý tưởng đề xuất, điều quan trọng mà bạn cần quan tâm không phải nên đề xuất gì mà đó là cách đề xuất như thế nào. Bởi lẽ, mối quan tâm của khách hàng dành cho proposal cũng giống như khi họ cắn một miếng bánh, nếu miếng bánh đó không ngon thì họ sẽ không có hứng thú để ăn. Tương tự, nếu bản đề xuất của bạn không ấn tượng ngay từ những câu đầu tiên thì chắc chắn, nó sẽ không đủ sức để hấp dẫn người đọc theo dõi toàn bộ nội dung sau đó.

Khi xây dựng nội dung cho mẫu proposal, hầu như mọi người đều được khuyên rằng nên cố gắng tỉ mỉ, chi tiết trong việc soạn thảo bởi đây chính là thước đo để mời gọi khách hàng thành công. Thế nhưng, rất dễ để khiến một người biến sự tỉ mỉ trở nên dài dòng, lê thê nếu họ không thể kiểm soát được những thứ mà mình viết. Dĩ nhiên, chẳng khách hàng nào lại mong muốn phải chọn lọc những điều họ cần từ hàng tá thông tin thừa thãi đó. Nếu bắt buộc phải làm điều đó, họ thà chọn cách bỏ qua bản proposal của bạn để hợp tác với những doanh nghiệp có bản đề xuất chất lượng hơn.

3. Bạn không thể hiện mình là một đối tác lâu dài

Không phải khách hàng nào cũng biết được đâu là giải pháp thật sự thích hợp với họ, thậm chí nhiều người còn không biết bản thân đang tìm kiếm gì. Vì vậy, nếu muốn trở thành một đối tác thật sự chứ không chỉ đơn giản là người cung cấp dịch vụ, bạn phải tư vấn cho khách hàng biết được rằng liệu việc mà họ định làm có thể đạt được kết quả tốt hay không. Ngoài ra, bạn cũng không nên trực tiếp chỉ ra cái sai mà khách hàng đang gặp phải. Thay vào đó, hãy cho họ xem những giải pháp khác nhau và chỉ cho họ thấy được chúng sẽ mang lại hiệu quả tốt hơn như thế nào.

Ví dụ, khách hàng của bạn muốn sử dụng dịch vụ SEO và social media, nếu bạn chỉ gửi cho họ một bản đề xuất cùng lời giải thích tại sao công ty của bạn là sự lựa chọn tốt nhất trong việc cung cấp những dịch vụ trên thì chắc chắn, proposal của bạn cũng như bao doanh nghiệp khác. Để có thể thật sự trở nên khác biệt và nổi trội, bạn cần làm cho khách hàng hiểu được tại sao họ cần SEO hay social media. Quan trọng hơn hết, bạn cũng phải chỉ ra được liệu những dịch vụ đó có phù hợp với mục tiêu, chi phí và khung thời gian mà khách hàng đang có hay không.

4. Sai lầm trong việc xác định ngân sách phù hợp

Hiện nay, hầu hết các công ty thường chỉ đưa ra một mức giá cơ bản với các lựa chọn khá rẻ để đáp ứng nhu cầu khách hàng. Sau đó, họ sẽ mở ra thêm các lựa chọn khác kiểu như: dịch vụ trọn gói, dịch vụ toàn diện, tích hợp truyền thông,.... Với cách tiếp cận này, doanh nghiệp của bạn đang rơi vào tình trạng quá thận trọng trong việc đề nghị khách hàng một giải pháp cơ bản và buộc họ phải chi thêm sau đó. Điều này khác với việc bạn chủ động đề nghị một giải pháp đúng đắn, phù hợp và đương nhiên, ngân sách chi trả cũng sẽ cao hơn.

Để biết được đâu là phương án xác định ngân sách không phù hợp, bạn hãy tham khảo trường hợp dưới đây và đoán xem, thông điệp nào có sức ảnh hưởng đến người dùng tốt hơn?

- Thông điệp 1: “Bạn sẽ tiết kiệm được 15 triệu nếu như đầu tư vào phần mềm marketing tự động hóa này”.

- Thông điệp 2: “Bạn sẽ mất 200 khách hàng nếu như không mua phần mềm marketing tự động hóa này”.

Thông thường, tâm lý của con người sẽ cảm thấy nghiêm trọng hơn khi nghĩ về việc sẽ bị mất đi một thứ gì đó. Vậy nên, rõ ràng thì thông điệp thứ hai về việc mất khách hàng sẽ gây ra tác động to lớn đến suy nghĩ của người dùng so với việc chỉ tiết kiệm được 15 triệu đồng. Do đó, một trong những cách làm proposal hiệu quả mà bạn nên áp dụng đó chính là hãy nhấn mạnh vào những mất mát có thể xảy ra nếu như khách hàng không lựa chọn giải pháp đúng đắn.

 

5. Không có quy trình cụ thể

Mỗi một khách hàng đều có những mục tiêu và vấn đề khác nhau, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn phải bắt đầu lại với một bản proposal hoàn toàn mới. Bởi lẽ, nếu như bạn thật sự hiểu những gì mà mình đang làm thì có thể tạo ra một khuôn mẫu chuẩn cho các bản đề xuất khác.

Tuy nhiên, điều này vẫn còn phụ thuộc khá nhiều vào việc công ty của bạn có một quy trình tham gia pitching và phương pháp làm proposal chuẩn hay không. Điều này cũng giống như việc bạn chuẩn bị một bảng câu hỏi cho tất cả khách hàng với những mục quan trọng như sau:

- Mục tiêu của chiến dịch.

- Khung thời gian cụ thể.

- Mức độ và phạm vi công việc.

- Báo cáo và đo lường hiệu quả.

- Ngân sách.

Với một quy trình rõ ràng, bạn có thể làm proposal nhanh hơn mà vẫn đảm bảo hiệu quả trong việc đi pitching, nhất là trong thời đại mà số lượng khách hàng yêu cầu doanh nghiệp đi pitching nhiều như hiện nay.

6. Đầu tư quá nhiều vào kinh nghiệm và đối tác

Như đã trình bày ở trên, trong cấu trúc của proposal có nội dung giới thiệu về trình độ, kinh nghiệm và đây được xem là “mảnh đất” tốt để bạn “vun xới” danh tiếng của mình. Nói một cách dễ hiểu thì mục giới thiệu chính là cơ hội để bạn khoe những thành tựu cá nhân, doanh nghiệp hay một ưu điểm gì đó giúp bạn trở nên tỏa sáng, nổi bật.

Tuy nhiên, thường cái gì khoe nhiều quá cũng không tốt bởi nó sẽ vô tình biến bản proposal trở thành một bản tường trình thành tựu. Lúc này, khách hàng sẽ không nhìn thấy được những giá trị mà doanh nghiệp của bạn cung cấp, dẫn đến việc bạn không trở thành nhà cung cấp dịch vụ tiềm năng mà họ đang tìm kiếm. Vậy nên, hãy để việc “khoe” thành tựu của mình trở thành nội dung được nêu ra cuối cùng nhằm kết thúc vấn đề thay vì chỉ chăm chăm luyên thuyên từ đầu đến cuối.

7. Không làm nổi bật được vấn đề quan trọng trong proposal

Nếu như bạn tự tin rằng những thông tin mà bản thân đưa ra đã đủ sức để thuyết phục khách hàng của mình rồi thì hãy thử rà soát lại bằng việc trả lời những câu hỏi sau:

- Bản đề xuất của bạn có những nội dung gì? (nội dung đó là quan trọng hay không quan trọng, tỉ mỉ, ngắn gọn hay dài dòng, lê thê?).

- Những vấn đề quan trọng có được làm nổi bật hay chưa?

- Các phần đã có thật sự liên kết chặt chẽ?

Sau khi đã trả lời được các câu hỏi này, bạn nên sắp xếp lại cấu trúc của mẫu proposal theo phương thức mạch lạc, rõ ràng và quan trọng là cần hợp lý. Nếu không đáp ứng được điều này thì có lẽ, dù bản đề xuất có hay đến đâu cũng không đủ để lôi kéo khách hàng nếu họ chưa tìm thấy những vấn đề quan trọng cần tập trung vào.

 

Gợi ý các công cụ tạo mẫu proposal chuyên nghiệp

Với sự phát triển của công nghệ thông tin, ngày càng có nhiều website, phần mềm xuất hiện để khách hàng có thể lựa chọn cho mình một bản proposal phù hợp. Việc sử dụng các proposal mẫu có sẵn sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian cũng như công sức thiết kế của mình. Chưa kể, một số phần mềm thiết kế proposal cũng được tích hợp thêm các tính năng như: tracking, chữ ký điện tử,... để mang lại hiệu quả tối ưu nhất.

1. Canva

Nếu là một người thường xuyên thiết kế hình ảnh thì chắc chắn, bạn không thể nào không biết đến cái tên Canva. Khi truy cập vào Canva, bạn có thể tham khảo hàng loạt các proposal mẫu đẹp, chuyên nghiệp và lựa chọn một phiên bản cảm thấy phù hợp. Sau đó, nhiệm vụ của bạn chỉ cần chỉnh sửa lại nội dung và phương thức trình bày để biến nó trở thành một bản đề xuất phù hợp với mục tiêu đã đề ra.

2. Proposify

Proposify cũng nổi tiếng là một website chuyên nghiệp khi cung cấp cho người dùng các mẫu proposal có sẵn với chi phí 19$ / 3 người / tháng. Trên trang web này, bạn sẽ được chứng kiến hàng trăm mẫu thiết kế proposal ấn tượng và được tùy chỉnh để cho phù hợp với từng ngành nghề. Ngoài ra, Proposify còn cung cấp thêm cho người dùng những tính năng cơ bản như: đo lường, thông báo và chữ ký số.

 

3. Qwilr

Qwilr là một phần mềm chuyên cung cấp các tài liệu có liên quan đến lĩnh vực marketing, trong đó bao gồm cả việc giúp người dùng tự xây dựng các mẫu proposal theo như template có sẵn. Chỉ với 29$ / tháng cho 3 tài khoản sử dụng, Qwilr sẽ cung cấp một thư viện khổng lồ với hàng loạt proposal mẫu ấn tượng để bạn thỏa sức lựa chọn.

4. Better Proposals

Better Proposals là một trang web chuyên cung cấp các proposal mẫu với chi phí được đánh giá là cực kỳ hợp lý. Theo đó, chỉ cần đầu tư từ 13$ / người / tháng là bạn đã sở hữu ngay 10 bộ proposal chuyên nghiệp và có thiết kế vô cùng ấn tượng. Ngoài ra, phần mềm này cũng cung cấp thêm các mẫu template đa dạng, cùng với đó là các tính năng tùy chỉnh tên miền, đo lường và chữ ký số.

5. Freepik

Cũng giống như Canva, Freepik chính là một trang web quen thuộc khi bạn cần tìm kiếm và lựa chọn các mẫu proposal đẹp để phục vụ cho việc sáng tạo của mình. Hầu hết các mẫu đề xuất trên Freepik đều có thiết kế ấn tượng với chất lượng hình ảnh cao để bạn tham khảo và tải về. Đương nhiên, đi cùng với các mẫu ý tưởng ấn tượng này thì bạn sẽ cần phải trả phí để toàn quyền sở hữu, sử dụng.

 

Như vậy, thông qua những nội dung được chia sẻ ở trên thì Phương Nam Vina đã phần nào giúp bạn hiểu được khái niệm proposal là gì và cách viết proposal chuyên nghiệp để thuyết phục khách hàng. Chúng tôi hi vọng bài viết này sẽ cung cấp đủ kiến thức để giúp bạn có thể tự tin xây dựng, thiết kế một bản ý tưởng chất lượng, đỉnh cao. Từ đó dễ dàng làm hài lòng khách hàng và tạo được mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng và đối tác của mình. Chúc bạn thành công!

Tham khảo thêm:

 Bộ nhận diện thương hiệu và những yếu tố không thể bỏ qua

 Catalogue là gì? Cách thiết kế catalogue cưa đổ mọi khách hàng

 Content marketing là gì? Các loại content marketing phổ biến hiện nay