Với những ai làm việc trong lĩnh vực kinh doanh thì có lẽ đã khá quen thuộc với hai thuật ngữ là KPI (Chỉ số đo lường hiệu quả công việc) và OKR (Mục tiêu và kết quả then chốt). Bởi lẽ, đây chính là thước đo được các nhà quản lý áp dụng phổ biến trong các mô hình tổ chức, doanh nghiệp trên toàn cầu. Tuy nhiên, thực tế thì không phải ai cũng hiểu được sự khác nhau giữa OKR và KPI là gì để có thể áp dụng hiệu quả. Đó chính là lý do vì sao mà trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn làm rõ sự khác biệt của hai chỉ số này để bạn có thể áp dụng hiệu quả vào doanh nghiệp của mình nhé.
Hiểu đúng về KPI
Trước khi tìm hiểu chi tiết về sự khác nhau giữa OKR và KPI thì trước tiên, việc làm rõ khái niệm của hai chỉ số này là điều rất cần thiết. Cụ thể thì với KPI, đây là một chỉ số mà chúng ta có thể tìm thấy ở trong mọi doanh nghiệp hiện nay trên thị trường.
1. KPI là gì?
KPI (Key Performance Indicator) là các chỉ số đánh giá hiệu suất quan trọng thường được doanh nghiệp sử dụng để phản ánh tình trạng hiện tại của mình, chẳng hạn như đo lường hiệu suất của sản phẩm, dự án hay tiến độ làm việc của nhân viên,... trong một khoảng thời gian cụ thể.
Hiện nay, KPI thường được chia thành hai loại là KPI cấp cao và KPI cấp thấp. Trong đó, KPI cấp cao sẽ chú trọng vào hiệu suất tổng thể của tổ chức, còn KPI cấp thấp lại hướng đến các quy trình cụ thể trong các bộ phận như nhân sự, bán hàng hoặc tiếp thị. Mặc dù là một công cụ hữu ích để đo lường hoạt động nhưng KPI thực chất lại chỉ là các chỉ số độc lập và không cung cấp hướng dẫn cụ thể về các hành động cần thực hiện để cải thiện hiệu suất.
2. Ví dụ về KPI
Ví dụ như trong công ty X, một trong những chỉ số quan trọng mà nhóm marketing cần quan tâm đó là tỷ lệ chuyển đổi khách hàng trên trang web. Đây là chỉ số đo lường sự hiệu quả của website và thường được tính bằng cách so sánh số lượng người ghé thăm trang web với số lượng người thực sự mua hàng trên đó.
Nếu trong một tháng có 1000 lượt truy cập trang web và từ đó có 50 đơn hàng được đặt thành công, tỷ lệ chuyển đổi sẽ là 5% (50 đơn hàng / 1000 lượt truy cập x 100). Chỉ số này giúp đánh giá xem chiến lược quảng cáo và thiết kế trang web có đạt được kết quả như mong đợi hay không. Nếu tỷ lệ chuyển đổi không đạt mục tiêu, nhóm marketing có thể cần xem xét lại chiến lược và điều chỉnh để cải thiện hiệu suất của trang web cùng các hoạt động quảng cáo.
Hiểu đúng về OKR
Sau khi đã tìm hiểu xong về khái niệm KPI là gì thì tiếp theo đây, hãy cùng chúng tôi khám phá về khái niệm OKR để nắm rõ về chỉ số này nhé.
1. OKR là gì?
OKR là viết tắt của "Mục tiêu và Kết quả chính" - một phương thức tiếp cận đơn giản nhằm giúp tổ chức tạo ra mục tiêu và kết quả cụ thể mà mọi người có thể đo lường.
Trong OKRs, Mục tiêu (Objectives) ở đây có thể hiểu chính là điểm đến, nơi mà doanh nghiệp muốn đạt được. Còn Kết quả (Key results) chính là các chỉ số cụ thể cho biết liệu tổ chức đã đạt được mục tiêu hay chưa. So với KPI, OKR mang tính dẫn dắt và hướng tới tương lai hơn để giúp mọi người có thể hiểu rõ về mục tiêu lớn của tổ chức, đồng thời đưa ra cách để đạt được chúng.
2. Ví dụ trực quan về OKR
Chúng ta có ví dụ về OKRs (Mục tiêu và Kết quả chính) của một doanh nghiệp bán quần áo như sau:
- Mục tiêu (Objectives): Tăng doanh số bán hàng trong quý 3 năm nay.
- Kết quả chính (Key results):
+ Tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng từ 3% lên 5% bằng cách cải thiện trang web bán hàng, quảng cáo và gia tăng nhận thức thương hiệu.
+ Đạt được 5000 khách hàng mới đăng ký nhờ vào việc tăng chi phí quảng cáo và tổ chức các chương trình khuyến mãi.
+ Giảm tỷ lệ hủy đơn hàng từ 10% xuống còn 3% thông qua nỗ lực cải thiện sản phẩm, dịch vụ và quá trình vận chuyển.
Trong ví dụ này, doanh nghiệp đã đưa ra mục tiêu chính là tăng doanh số bán hàng trong quý 3 năm nay. Để đạt được mục tiêu này thì công ty đã triển khai ba kết quả chính cụ thể, rõ ràng và có thể đo lường được. Mỗi kết quả chính đều liên quan đến việc cải thiện hoặc tăng cường các yếu tố quan trọng như tỷ lệ chuyển đổi, số lượng khách hàng mới và tỷ lệ hủy đơn hàng để đảm bảo đạt được mục tiêu chung.
Sự khác nhau giữa OKR và KPI
Về cơ bản, giữa OKR vs KPI đều là hai công cụ đo lường hiệu quả nhằm giúp nhà quản lý có thể đánh giá hiệu suất, tiến độ của các hoạt động trong doanh nghiệp. Tuy nhiên thì khi tiến hành so sánh KPI và OKR thì giữa chúng có đến 8 điểm khác biệt chính mà bạn có thể tham khảo trong bảng sau:
| Đặc điểm | OKR (Objective and Key Results) | KPI (Key Performance Indicators) |
| Loại chỉ số | Mục tiêu và Kết quả chính | Chỉ số đo lường hiệu quả công việc |
| Tính linh hoạt | OKR linh hoạt và thích nghi, có thể điều chỉnh dựa trên mục tiêu và thực tế hiện tại. | KPI ít linh hoạt hơn, chỉ mang tính ổn định và duy trì trong thời gian dài. |
| Phạm vi | OKR tập trung vào mục tiêu lớn và tìm cách để đạt được chúng | KPI tập trung vào đo lường hiệu suất cụ thể. |
| Thời hạn | OKR thường được triển khai theo chu kỳ ngắn hạn như quý, năm,... | KPI được áp dụng liên tục, đánh giá thường xuyên. |
| Mục tiêu | OKR thiết lập mục tiêu chung và đo lường sự tiến bộ của doanh nghiệp. | KPI tập trung vào các chỉ số cụ thể để đánh giá hiệu suất làm việc, tiến độ. |
| Liên quan đến dự án | Có thể sẽ liên quan đến một số dự án hoặc sự kiện cụ thể. | Có thể liên quan đến quá trình quản lý hoạt động hàng ngày |
| Thành phần | Mục tiêu (Objective) và Key Results (KRs) | Chỉ số có thể đo lường. |
| Thời gian quản lý | Yêu cầu quản lý thủ công. | Đo lường bằng các công cụ. |
| Điểm mạnh | Khuyến khích mọi thành viên trong tổ chức tham gia và đóng góp ý kiến. | Công cụ đo lường chính xác, cụ thể các thông tin. |
Giữa KPI và OKR, nên chọn phương pháp nào để thúc đẩy kinh doanh?
Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp đã đầu tư một lượng lớn tài nguyên vào việc xây dựng các chỉ số KPI nhưng kết quả lại không đạt được như mong đợi. Nguyên nhân chính thường nằm ở chỗ doanh nghiệp không định rõ mục tiêu của mình ở các giai đoạn khác nhau.
Bởi lẽ, quản lý một doanh nghiệp không chỉ đo lường mọi thứ mà cần tập trung vào những yếu tố quan trọng. Do đó, mặc dù KPIs được đánh giá cao trong việc đo lường và theo dõi hiệu suất nhưng để định hình, thúc đẩy chiến lược của doanh nghiệp thì OKRs vẫn là phương pháp hữu ích hơn.
Nhất là trong các lĩnh vực cần thay đổi nhanh như công nghệ, OKRs sẽ cung cấp các chỉ tiêu ngắn hạn linh hoạt để giúp doanh nghiệp có thể thích ứng hiệu quả với môi trường mới. Bằng cách sử dụng OKRs, mỗi thành viên trong tổ chức có thể hiểu rõ mục tiêu và đóng góp vào việc đạt được chúng. Tuy nhiên thì song song với đó, việc duy trì các KPIs cũng rất quan trọng để nhà quản lý có thể theo dõi hiệu suất và đo lường tiến độ.
Từ phân tích trên, chúng ta có thể thấy rằng cả KPIs và OKRs đều là hai chỉ số quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Trong đó, KPIs sẽ đóng vai trò là công cụ đo lường và điểm khởi đầu cho các cải tiến cần thiết để đưa doanh nghiệp đến mục tiêu. Trong khi đó, OKRs sẽ tập trung vào định hướng các mục tiêu chính và thiết lập các Key Results có thể đo lường, mục đích chính tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của tổ chức.
OKR và KPI có thể kết hợp với nhau không?
Sự kết hợp giữa OKR vs KPI không chỉ giúp cho hai chỉ số này hoạt động cùng nhau mà còn là cách để doanh nghiệp có thể tận dụng được sức mạnh của cả hai nhằm mang lại kết quả tốt nhất cho mình. Cụ thể, khi doanh nghiệp kết hợp OKR và KPI với nhau thì lúc này, OKR giúp đưa ra mục tiêu tổng thể còn KPI sẽ cung cấp các chỉ số tương ứng để đánh giá tiến trình đạt được mục tiêu đó. Dưới đây là một số giải pháp hiệu quả để bạn có thể kết hợp cả hai công cụ này mang lại thành công:
- Xác định mục tiêu chung với OKR: Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu mà mình muốn hướng đến là gì bằng cách sử dụng OKRs. Mục tiêu này có thể liên quan đến việc thúc đẩy doanh số bán hàng, mở rộng thị trường hay cải thiện sản phẩm / dịch vụ.
- Chia mục tiêu thành các OKR con: Hãy chia mục tiêu lớn thành các OKR nhỏ hơn và có liên quan đến các khía cạnh khác nhau đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, ví dụ như mục tiêu marketing, sản xuất, bán hàng hay cải tiến sản phẩm,....
- Liên kết KPI và OKR con: Mỗi OKR sẽ được đo lường bằng các KPI cụ thể để đánh giá tiến trình và hiệu suất hoạt động kinh doanh. Ví dụ, nếu OKR về tăng doanh số bán hàng thì KPI là cải thiện tỷ lệ chuyển đổi trên website hoặc tăng số lượng khách hàng mới.
- Xác định mục tiêu cho KPI: Đặt ra mục tiêu cho mỗi KPI bằng cách xác định hiệu suất hoặc số liệu cụ thể mà bạn muốn đạt được trong một khoảng thời gian nhất định.
- Đánh giá và cập nhật định kỳ: Theo dõi KPI và OKR theo định kỳ để có thể dễ dàng nắm bắt và điều chỉnh chiến lược khi cần. Điều này giúp bạn đánh giá xem liệu bạn đã tiến gần hơn đến mục tiêu chung hay chưa.
- Tạo sự liên kết: Đảm bảo rằng mọi thành viên trong tổ chức đều hiểu rõ mối quan hệ giữa OKR vs KPI. Điều này không chỉ tạo ra sự tham gia, mà còn kích thích cam kết từ tất cả các bộ phận trong công ty.
- Dùng dữ liệu để ra quyết định: Sử dụng thông tin thu thập được từ KPI và OKR để định hình chiến lược. Dựa vào dữ liệu, bạn có thể điều chỉnh kế hoạch hành động để đảm bảo tiến triển hướng tới mục tiêu chung.
Những lưu ý quan trọng khi xây dựng KPI và OKR
Trong quá trình xây dựng KPI và OKR, có một số lưu ý quan trọng mà bạn cần ghi nhớ:
1. Lưu ý khi xây dựng KPI
Trong quá trình xây dựng các chỉ tiêu KPI, điều quan trọng nhất mà bạn cần nắm đó là mục tiêu đặt ra cần phải rõ ràng và so sánh chúng với các tiêu chuẩn cụ thể như trung bình ngành, tăng trưởng hàng năm,.... Khi các KPI được thiết lập, sự mơ hồ về mục tiêu sẽ dẫn đến việc chấp nhận thất bại từ đầu.
Các mục tiêu của KPI cũng cần phải dựa trên những kinh nghiệm đã có trong quá khứ, bao gồm cả kết quả của các kỳ kinh doanh trước. Ngoài ra, bạn cũng cần phải cân nhắc kỹ lưỡng với nguồn lực thực hiện công việc để đảm bảo rằng các chỉ số có thể đạt được.
Không chỉ vậy, việc đánh giá và triển khai KPI cũng cần phải được thực hiện một cách rõ ràng và công bằng, đặc biệt là khi đánh giá hiệu suất làm việc của cá nhân, bộ phận hoặc toàn bộ tổ chức. Điều này làm cho kết quả cuối cùng của doanh nghiệp trở nên chính xác hơn, đồng thời tạo ra sự hài lòng từ nhân viên đối với ban lãnh đạo trong công ty.
2. Lưu ý khi xây dựng OKR
Khi xây dựng các chỉ số OKR, quản lý cần phải biết lắng nghe ý kiến từ các bộ phận khác trong công ty thay vì chỉ dựa vào quan điểm cá nhân của mình. Bởi lẽ, vì là người tham gia trực tiếp nên các phòng ban mới có cái nhìn sâu sắc về những thách thức cụ thể trong quá trình thực hiện công việc.
Cụ thể, một cách để ban quản lý có thể xây dựng các chỉ số OKR hiệu quả là thiết lập sơ đồ OKR theo một cấu trúc kim tự tháp, bắt đầu từ việc tham khảo ý kiến từ nhân viên, qua quản lý và đến trưởng bộ phận,... Ngoài ra, để đạt được sự thành công thì tổ chức không nên chỉ tập trung vào việc duy trì các dịch vụ hiện có mà còn cần phải có chiến lược phát triển lâu dài trong tương lai.
Một số câu hỏi thường gặp về OKR và KPI
Bên cạnh những kiến thức vừa được chia sẻ, các bạn hãy cùng chúng tôi giải đáp thêm một số câu hỏi dưới đây:
1. Liệu KPI có thể đóng vai trò là kết quả chính trong OKRs?
KPI có thể được xem là một phần quan trọng của OKRs. Thậm chí, chúng còn được sử dụng như một phần của các mục tiêu chính bởi vì cả hai đều mang tính đo lường và có thể được quan sát cụ thể.
Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng không phải tất cả các KPI đều có thể được sử dụng làm Key Results trong OKRs bởi vì một Key Results hiệu quả cần đáp ứng các tiêu chí như tính cụ thể, có thể đo lường, tham vọng, có thời hạn và liên quan trực tiếp đến mục tiêu của OKRs.
2. Làm thế nào để chuyển đổi từ KPI sang OKR?
Công nghệ phát triển mạnh mẽ đã buộc nhiều nhà lãnh đạo phải chuyển từ mô hình quản trị dựa trên chỉ số KPI sang mô hình OKRs. Theo đó, quá trình chuyển đổi từ KPIs sang OKRs sẽ được triển khai như sau:
- Thiết lập mục tiêu và xác định kết quả then chốt từ KPIs: Bạn hãy bắt đầu bằng việc thiết lập mục tiêu chính và sau đó tích hợp các KPI vào trong mô hình OKRs, đồng thời coi chúng là kết quả then chốt. Có một lưu ý quan trọng mà bạn cần nhớ đó là không nên áp đặt quá nhiều KPI cho một mục tiêu, tốt nhất là từ 1 đến 3 KPI là đủ. Mỗi OKRs cũng không nên có quá nhiều kết quả then chốt (tối đa khoảng 10) bởi càng ít thì việc triển khai sẽ càng dễ dàng hơn.
- Xác định kết quả then chốt: Để xác định kết quả then chốt, bạn hãy dựa vào mô hình SMART với những yếu tố sau:
+ S (Specific) - Cụ thể: Kết quả then chốt cần phải đảm bảo sự rõ ràng và cụ thể để mọi người liên quan đều hiểu.
+ M (Measurable) - Đo lường được: Kết quả then chốt cần đo lường được để dễ dàng đánh giá mức độ thành công hoặc thất bại.
+ A (Achievable) - Khả thi: Kết quả then chốt phải mang tính khả thi để có thể đạt được.
+ R (Relevant) - Liên quan: Các kết quả then chốt phải liên quan và quan trọng đối với mục tiêu được đề ra.
+ T (Time-bound) - Có thời hạn: Cần đặt ra thời hạn cụ thể để hoàn thành mục tiêu, thường là khoảng 1 quý.
- Sử dụng công cụ giám sát phù hợp: Trong thực tế, việc triển khai mô hình OKRs không hề dễ dàng như nhiều người vẫn tưởng. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có những nhân viên ưu tú, tính kỷ luật, văn hóa làm việc cao và sự cam kết từ tất cả nhân viên để phát triển bền vững. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên sử dụng cả KPI và OKRs song song để quản lý mục tiêu một cách linh hoạt và hiệu quả.
Trên đây là những thông tin mà Phương Nam Vina muốn chia sẻ để giúp bạn có thể phân biệt được sự khác nhau giữa OKR và KPI. Hi vọng bài viết này sẽ mang đến những kiến thức hữu ích cho các doanh nghiệp trong việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu suất kinh doanh, cũng như khả năng làm việc của các nhân sự. Chúc bạn thành công!
Tham khảo thêm:
Quản trị rủi ro là gì? Quy trình quản trị rủi ro doanh nghiệp
Doanh nghiệp SME là gì? Sự khác biệt giữa SME và startup
Quản trị doanh nghiệp là gì? Từ A - Z về quản trị doanh nghiệp
