Truyền thông nội bộ là gì? Từ A - Z về truyền thông nội bộ

Thật đáng kinh ngạc khi hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp vẫn còn đánh giá thấp sức mạnh truyền thông nội bộ trong sự phát triển của mình trong khi đây lại là một vấn đề trọng yếu. Song song với các chiến lược kinh doanh, hoạt động truyền thông nội bộ cũng nên được tập trung phát triển bởi đây không chỉ là quá trình truyền tải thông tin đơn thuần mà còn mang đến những giá trị to lớn đối với doanh nghiệp của bạn. Vậy truyền thông nội bộ là gì? Theo dõi bài viết này để cùng chúng tôi khám phá chi tiết nhé.

 

Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ là quá trình truyền đạt thông tin giữa từng cá nhân, phòng ban các cấp trong một tổ chức,... nhằm mục đích xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ giữa các thành viên với nhau. Hiểu một cách đơn giản, nếu xem doanh nghiệp như một cơ thể thì truyền thông nội bộ chính là dòng chảy của mạch máu để đưa các thông điệp và thông tin cần thiết đến nhân viên vào đúng thời điểm.

Bằng cách này, nhân viên sẽ nhanh chóng cập nhật các thông tin cần thiết, đồng thời hiểu rõ về các nguyên tắc, mục tiêu và giá trị mà doanh nghiệp đưa ra. Ngoài ra, việc sử dụng các công cụ truyền thông nội bộ còn tạo điều kiện giúp cho doanh nghiệp có thể hiểu rõ được những tâm tư, mong muốn của nhân viên để tiến hành cải thiện, qua đó xây dựng mối quan hệ bền chặt, gắn bó.

Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ đối với doanh nghiệp

Để đội ngũ nhân sự trở nên gắn kết hơn và đạt được các mục tiêu của tổ chức, truyền thông nội bộ là một yếu tố vô cùng quan trọng bởi nó sẽ mang đến những lợi ích sau:

1. Tạo nên môi trường làm việc minh bạch, đa chiều

Một trong những lợi ích lớn nhất mà truyền thông nội bộ mang lại cho doanh nghiệp là tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, đa chiều và tin tưởng. Khi nhân viên được tiếp nhận các thông tin liên quan đến hoạt động của công ty, họ sẽ có cơ hội hiểu rõ về mục tiêu, chiến lược và các hoạt động của doanh nghiệp để có trách nhiệm hơn với công việc của mình.

Không chỉ vậy, việc nắm bắt các thông tin liên quan đến từng hoạt động doanh nghiệp còn giúp nhân viên hiểu rõ về tình hình của công ty, từ đó có thể đưa ra những phản hồi và đề xuất để cải thiện. Đặc biệt, việc trao đổi nội bộ cũng giúp cho các nhân viên có cơ hội để chia sẻ ý kiến và suy nghĩ của mình về công ty. Điều này giúp cho họ có thêm động lực để đóng góp cho sự thành công của doanh nghiệp và cảm thấy bản thân được quan tâm, tôn trọng.

2. Nâng cao hiểu biết về doanh nghiệp

Không chỉ tạo nên một môi trường làm việc minh bạch và đa chiều, truyền thông nội bộ còn giúp cho nhân viên hiểu rõ hơn về doanh nghiệp mình đang làm việc. Thông qua các hoạt động giao tiếp và trao đổi nội bộ, nhân viên sẽ có cơ hội để tìm hiểu về những mục tiêu, chiến lược, văn hóa cũng như một số hoạt động nổi bật của doanh nghiệp. Điều này giúp cho nhân viên có thể định hướng hành vi và nỗ lực của mình để phù hợp với mục tiêu chung, đồng thời có thêm những ý tưởng mới để đóng góp tích cực cho sự phát triển của công ty.

 

3. Củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa doanh nghiệp

Với việc sử dụng kênh truyền thông nội bộ, việc truyền tải tầm nhìn, giá trị cốt lõi, văn hóa và chiến lược của doanh nghiệp đến nhân viên sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Bằng cách cung cấp những thông tin giá trị cùng thông điệp tích cực, việc trao đổi nội bộ sẽ giúp cho nhân viên có thể hiểu rõ hướng đi cùng giá trị của mình trong môi trường doanh nghiệp, qua đó khơi gợi nguồn cảm hứng và thúc đẩy họ thực hiện công việc theo đúng giá trị cốt lõi mà công ty đang xây dựng.

4. Nâng cao tinh thần đoàn kết

Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự đồng thuận và hướng tới một mục tiêu chung trong tổ chức, đồng thời giúp ban lãnh đạo truyền đạt thông tin một cách minh bạch đến nhân viên. Điều này góp phần làm cho nhân viên cảm thấy được tôn trọng và tin tưởng, từ đó tăng cường sự gắn kết với doanh nghiệp.

Đồng thời, các buổi trao đổi nội bộ cũng giúp nhân viên cảm thấy được lắng nghe, thấu hiểu, qua đó tạo điều kiện cho sự phát triển và thăng tiến cá nhân. Từ việc nhận được sự trân trọng và hiểu rõ giá trị của mình, nhân viên sẽ cảm thấy hài lòng hơn khi làm việc, qua đó tạo ra một môi trường làm việc gắn kết, tích cực.

5. Nuôi dưỡng, phát triển và giữ chân nhân tài

Trong thời đại cạnh tranh gay gắt như hiện nay, việc nuôi dưỡng, phát triển và giữ chân nhân tài là rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Bởi như đã nhấn mạnh ở trên, truyền thông nội bộ sẽ góp phần tạo ra một môi trường làm việc tích cực và thuận lợi cho sự phát triển của nhân viên.

Thông qua các hoạt động trao đổi nội bộ, nhân viên có thể hiểu rõ hơn về mức độ đóng góp của mình cho doanh nghiệp và được công nhận, đánh giá công bằng. Điều này giúp họ cảm thấy được quan tâm và coi đây là một nơi làm việc lý tưởng. Bên cạnh đó, truyền thông nội bộ còn là cách để nhân viên biết về các cơ hội phát triển, thăng tiến trong công ty, qua đó tạo động lực để không ngừng cố gắng phát triển, cống hiến cho doanh nghiệp.

6. Ngăn chặn các rủi ro

Truyền thông nội bộ sẽ đảm bảo rằng các thông tin được truyền tải đến các thành viên trong tổ chức là hoàn toàn chính xác và nhất quán. Điều này sẽ giúp phòng tránh các hiểu lầm và giảm thiểu rủi ro xảy đến bởi những thông tin không chính xác. Ngoài ra, các hoạt động trao đổi nội bộ còn cung cấp thêm thông tin về các quy định an ninh, chính sách, thực hành để giúp nhân viên nhận biết và đối phó với các mối đe dọa an ninh thông tin một cách hiệu quả.

 

Truyền thông nội bộ là làm gì?

Từ những lợi ích vừa được chia sẻ, có lẽ bạn cũng phần nào hiểu được truyền thông nội bộ là làm gì rồi đúng không? Tuy nhiên, bên cạnh các hoạt động thông báo đơn thuần thì truyền thông nội bộ còn bao gồm các công việc sau:

1. Giao tiếp, trao đổi nội bộ

Nhân viên chịu trách nhiệm về truyền thông nội bộ sẽ đảm nhận nhiệm vụ quản lý và giám sát các hoạt động PR nội bộ của doanh nghiệp. Công việc này bao gồm việc điều hành giao tiếp, trao đổi thông tin và thông báo tin tức đến nhân viên thông qua các phần mềm hoặc công cụ truyền thông khác nhau.

2. Tổ chức các sự kiện nội bộ

Các sự kiện nội bộ như Year-End Party (YEP) hay kỷ niệm ngày thành lập không chỉ là những dịp vui chơi và kỷ niệm mà còn là cơ hội để toàn thể cán bộ nhân viên gắn kết với nhau, từ đó tạo ra một tinh thần đoàn kết cùng với sự gần gũi trong tổ chức. Vậy nên, để đảm bảo rằng những hoạt động này được diễn ra suôn sẻ và mang lại ý nghĩa như mong đợi thì vai trò của chuyên viên truyền thông nội bộ lại càng trở nên vô cùng quan trọng.

Chuyên viên PR nội bộ sẽ là người đóng vai trò chủ đạo trong việc lên ý tưởng, lập kế hoạch cho sự kiện, đồng thời phối hợp tổ chức và đảm bảo mọi khía cạnh của sự kiện được chuẩn bị, triển khai một cách chuyên nghiệp nhất. Từ quá trình xây dựng concept, lựa chọn địa điểm, thiết kế trang trí cho đến việc quản lý thời gian cùng tài chính, các chuyên viên cần đảm bảo rằng mỗi chi tiết đều được xem xét và triển khai một cách cẩn thận.

3. Truyền thông về văn hóa doanh nghiệp

Nhân viên truyền thông nội bộ giữ nhiệm vụ xây dựng và duy trì hình ảnh tích cực của doanh nghiệp trong mắt nhân viên và công chúng thông qua các hoạt động truyền thông đa dạng về văn hóa doanh nghiệp, con người cũng như những hoạt động nội bộ,.... 

Nhân viên PR nội bộ có vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì hình ảnh tích cực của doanh nghiệp trong mắt của cả nhân viên lẫn công chúng. Chính vì vậy, họ sẽ sử dụng các hoạt động truyền thông đa dạng như văn hóa doanh nghiệp, nhân vật cùng một số sự kiện nội bộ để tạo ra bức tranh toàn diện và đáng tin cậy về tổ chức.

 

Các công cụ truyền thông nội bộ thường gặp

Để tạo ra một kênh thông tin hiệu quả và tương tác tích cực giữa lãnh đạo với nhân viên thì chắc chắn, doanh nghiệp cần phải sử dụng các phương tiện truyền thông phù hợp. Điển hình trong số đó chính là hai nhóm chính dưới đây:

1. Phương tiện truyền thống

Đối với những doanh nghiệp có môi trường làm việc mà nhân viên sẽ không thường xuyên truy cập vào các phương tiện truyền thông trực tuyến thì có thể sử dụng các phương tiện sau:

- Ấn phẩm nội bộ: Bao gồm các phương tiện như báo nội bộ, tạp chí nội bộ, sách nội bộ,... được thiết kế để chia sẻ thông tin, câu chuyện và kiến thức trong doanh nghiệp.

- Bảng tin nội bộ: Được đặt ở những vị trí dễ thấy trong doanh nghiệp như khu vực tiếp khách, phòng chờ hoặc khu vực làm việc để thông báo các tin tức, sự kiện và thông điệp quan trọng.

- Thư từ nội bộ: Qua thư từ hoặc email, các thông báo sẽ được gửi trực tiếp đến hộp thư của nhân viên để cung cấp thông tin cụ thể cùng một số cập nhật mới từ tổ chức.

- Poster / Banner: Sử dụng để trưng bày các thông điệp quan trọng, quảng cáo sự kiện hoặc chiến dịch nội bộ. Việc thiết kế đẹp mắt và phù hợp là điều kiện tất yếu để thu hút được sự chú ý của người đọc.

- Hội nghị, họp mặt: Là hình thức truyền thông trực tiếp giữa doanh nghiệp với nhân viên để trao đổi ý kiến, cung cấp thông tin từ lãnh đạo và các bộ phận khác trong tổ chức.

2. Phương tiện hiện đại

Trong thời đại công nghệ số, các kênh thông tin truyền thông trực tuyến ngày càng phát triển và doanh nghiệp của bạn có thể áp dụng một số phương tiện dưới đây:

- Mạng nội bộ: Một hệ thống mạng được xây dựng riêng cho doanh nghiệp và cho phép nhân viên truy cập thông tin một cách nhanh chóng, thuận tiện từ mọi nơi trong tổ chức.

- Mạng xã hội nội bộ: Là một diễn đàn trực tuyến dành cho nhân viên, nơi họ có thể chia sẻ thông tin, thảo luận và tương tác với nhau để tạo ra một cộng đồng nội bộ linh hoạt, đoàn kết.

- Mạng xã hội: Các doanh nghiệp có thể sử dụng các kênh truyền thông xã hội như Facebook, LinkedIn,... để truyền tải thông tin đến nhân viên và tạo ra sự kết nối với họ.

- Email: Là một phương tiện truyền thông hiệu quả để gửi thông tin đến nhân viên một cách nhanh chóng và tiện lợi, đồng thời cung cấp khả năng tương tác và phản hồi.

- Video, webinar: Nổi bật với sự sinh động và khả năng thu hút cao, webinar và video có thể giúp doanh nghiệp truyền tải thông tin một cách hiệu quả, đồng thời tạo ra sự tương tác và kết nối mạnh mẽ với nhân viên.

 

Hướng dẫn xây dựng quy trình truyền thông nội bộ chuyên nghiệp

Việc truyền thông nội bộ đúng cách ngay từ đầu sẽ giúp cho doanh nghiệp gặt hái được vô vàn lợi ích và mục tiêu khác nhau. Tuy nhiên, nếu không được triển khai một cách cẩn thận thì đây hoàn toàn có thể được xem là con dao hai lưỡi gây ra những phản ứng tiêu cực và trái chiều trong nội bộ tổ chức. Do đó, để xây dựng chiến lược PR nội bộ mang lại hiệu quả cao thì doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình sau đây:

1. Đánh giá tình hình truyền thông nội bộ của doanh nghiệp

Để có thể đánh giá được những điểm mạnh, điểm yếu trong hoạt động truyền thông nội bộ của doanh nghiệp thì trước tiên, các chuyên viên truyền thông cần phải đánh giá một cách chi tiết và toàn diện. Đây là một bước quan trọng trong việc phát triển chiến lược trao đổi nội bộ và được áp dụng rộng rãi bởi nhiều tập đoàn lớn để có thể xử lý các vấn đề còn tồn tại.

Cụ thể, các tiêu chí mà doanh nghiệp cần xem xét trong quá trình đánh giá thực trạng truyền thông nội bộ của doanh nghiệp bao gồm có:

- Tình hình chung của doanh nghiệp: Đánh giá tình hình kinh doanh, tình hình nhân sự, dự báo về sự thay đổi trong tổ chức doanh nghiệp.

- Các hoạt động truyền thông đội bộ hiện tại: Xem xét các hoạt động trao đổi nội bộ mà doanh nghiệp đã và đang triển khai, bao gồm các công cụ cùng kênh truyền thông được sử dụng.

- Hiệu quả của truyền thông nội bộ: Đánh giá mức độ hiệu quả của các hoạt động trao đổi nội bộ trong doanh nghiệp, bằng cách đo lường sự tham gia, hiểu biết và độ hài lòng của nhân viên.

Thông qua việc đánh giá chi tiết các tiêu chí này, bạn có thể hiểu rõ hơn về tình trạng hiện tại của truyền thông nội bộ doanh nghiệp và đề xuất các cải thiện, điều chỉnh phù hợp. Điều này sẽ giúp xây dựng quy trình rao đổi phù hợp và hiệu quả hơn cho tổ chức, đồng thời đảm bảo rằng thông điệp được truyền tải một cách đồng nhất, tích cực.

2. Vạch rõ mục tiêu truyền thông nội bộ

Mục tiêu ở đây chính là đích đến mà doanh nghiệp mong muốn sẽ đạt được thông qua những hoạt động truyền thông nội bộ được triển khai. Vì vậy, để có thể định được mục tiêu cụ thể cho kế hoạch PR nội bộ thì doanh nghiệp cần trả lời được các câu hỏi sau:

- Doanh nghiệp mong muốn sẽ đạt được những gì thông qua hoạt động trao đổi nội bộ?

- Doanh nghiệp muốn thay đổi điều gì ở nhân viên của mình thông qua hoạt động truyền thông nội bộ?

- Doanh nghiệp muốn nhân viên của mình sẽ hành động như thế nào sau khi tiếp nhận thông tin trao đổi nội bộ?

 

3. Xác định đối tượng truyền thông nội bộ

Trong quá trình xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ, việc xác định đối tượng truyền thông đóng vai trò quan trọng nhằm đảm bảo thông điệp sẽ được truyền đạt một cách hiệu quả và ứng dụng vào ngữ cảnh phù hợp. Cụ thể, dưới đây là những hoạt động cụ thể trong bước này:

- Xác định đối tượng truyền thông: Doanh nghiệp cần xác định một cách rõ ràng nhóm hoặc cá nhân nào sẽ là đối tượng chính mà thông điệp truyền thông nhắm đến. Có thể là toàn bộ nhân viên, các bộ phận cụ thể hoặc các nhóm công việc đặc biệt.

- Phân loại đối tượng: Sau khi xác định đối tượng truyền thông, việc phân loại dựa trên các yếu tố như vị trí công việc, cấp bậc, nhu cầu thông tin và mức độ quan tâm đến vấn đề cụ thể sẽ giúp thông điệp được tinh chỉnh phù hợp.

- Phân tích nhu cầu và mong muốn: Tổ chức cần tiến hành phân tích để hiểu rõ nhu cầu, mong muốn và sự quan tâm của đối tượng truyền thông. Qua đó giúp cho việc xác định các thông điệp, hoạt động truyền thông được phù hợp và hấp dẫn hơn.

4. Xây dựng thông điệp truyền thông nội bộ

Thông điệp chính là các thông tin quan trọng mà doanh nghiệp muốn truyền đạt đến nhân viên của mình. Sau khi đã xác định được mục tiêu truyền thông, việc xây dựng nội dung cho thông điệp trở nên dễ dàng hơn vì bạn đã biết rõ mục đích và hướng đi của thông điệp. Tuy nhiên thì trong bước này, có một số lưu ý quan trọng mà các bạn cần ghi nhớ như sau:

- Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu: Đảm bảo thông điệp được diễn đạt một cách rõ ràng và dễ hiểu để tránh gây hiểu nhầm hoặc bị lạc hướng.

- Tập trung vào một thông điệp chính: Hãy chọn một thông điệp chính để tập trung, đảm bảo sự nhất quán và dễ nhớ, qua đó tránh tình trạng thông điệp bị phân tán, mất hiệu quả.

- Sử dụng hình ảnh / video: Sử dụng hình ảnh / video là một cách hiệu quả để truyền tải thông điệp một cách sinh động, hấp dẫn hơn, giúp thu hút sự chú ý và tạo ấn tượng mạnh mẽ.

- Thử nghiệm thông điệp: Trước khi triển khai rộng rãi, bạn hãy thử nghiệm thông điệp với một nhóm nhỏ nhân viên để đảm bảo tính hiệu quả và chính xác của thông điệp. Các phản hồi từ nhóm thử nghiệm sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh và cải thiện thông điệp trước khi đưa công bố rộng rãi.

5. Thiết lập kế hoạch truyền thông nội bộ

Thiết lập kế hoạch truyền thông nội bộ thực chất chính là bước mà doanh nghiệp cần cụ thể hóa các mục tiêu và thông điệp thành những hoạt động thực tế. Để quá trình này diễn ra hiệu quả thì bạn đừng bỏ qua các gợi ý dưới đây:

- Xác định các hoạt động truyền thông: Dựa trên mục tiêu và thông điệp truyền thông đã được xây dựng ở các bước trước, tổ chức cần đưa ra từng hoạt động cụ thể như: Phát hành nội dung trên các kênh truyền thông nội bộ (email, website, mạng xã hội); Tổ chức các sự kiện, hội thảo; Xây dựng một số chương trình đào tạo, khen thưởng,....

- Lập lịch trình triển khai: Việc lập lịch trình triển khai cần được thực hiện một cách cụ thể, bao gồm thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và tần suất thực hiện cho từng hoạt động truyền thông.

- Phân công trách nhiệm: Đảm bảo phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân hoặc bộ phận để đảm bảo kế hoạch truyền thông được triển khai đúng tiến độ và đạt hiệu quả.

- Xác định ngân sách: Tổ chức cần xác định ngân sách cụ thể cho kế hoạch truyền thông để đảm bảo các hoạt động được thực hiện trong phạm vi ngân sách cho phép.

 

6. Tiến hành triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ

Trong giai đoạn này, các hoạt động truyền thông sẽ được triển khai theo kế hoạch đã được phê duyệt. Tuy nhiên thì ở bước này, các bạn cũng cần ghi nhớ đến một số lưu ý quan trọng để kế hoạch truyền thông được diễn ra thuận lợi:

- Thống nhất và đồng bộ: Đảm bảo sự thống nhất và đồng bộ giữa các hoạt động truyền thông để tránh sự phân mảnh hay bị nhầm lẫn trong thông điệp được truyền đạt.

- Chú trọng đến chất lượng nội dung: Nội dung truyền thông cần được chuẩn bị kỹ lưỡng và đảm bảo tính chính xác, hấp dẫn để thu hút sự chú ý của người đọc, người nghe.

7. Đo lường, đánh giá và điều chỉnh

Trong bước này, doanh nghiệp có thể xác định những điểm mạnh và điểm yếu của hoạt động truyền thông nội bộ, từ đó đưa ra các điều chỉnh, cải tiến phù hợp. Cụ thể:

- Xác định các mục tiêu đo lường: Doanh nghiệp cần xác định chi tiết các mục tiêu cụ thể cần đo lường để đánh giá hiệu quả của chiến lược PR nội bộ. Các mục tiêu này cần phản ánh mục tiêu và chiến lược truyền thông tổng thể của doanh nghiệp.

- Lựa chọn các chỉ số đo lường: Dựa trên các mục tiêu đã xác định, doanh nghiệp cần lựa chọn các chỉ số đo lường phù hợp để đánh giá tiến độ và hiệu quả của hoạt động truyền thông.

- Thu thập dữ liệu: Thu thập dữ liệu liên quan đến các chỉ số đã chọn để đo lường hiệu quả truyền thông nội bộ. Dữ liệu có thể bao gồm số lượng email được mở, tương tác trên mạng xã hội, phản hồi từ nhân viên,....

- Phân tích dữ liệu: Phân tích dữ liệu thu thập được để đánh giá sự thành công và hiệu quả của các hoạt động trao đổi nội bộ, từ đó nhận diện được điểm mạnh cùng điểm yếu đang còn tồn tại.

- Đưa ra các đề xuất cải tiến: Dựa trên quá trình phân tích dữ liệu, doanh nghiệp có thể đưa ra các đề xuất cải tiến để tối ưu hóa hoạt động truyền thông và nâng cao hiệu quả truyền thông.

 

Các thách thức lớn của truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ là một yếu tố quan trọng để duy trì sự kết nối và hiệu quả trong tổ chức. Tuy nhiên thì trên thực tế, nó vẫn còn tồn tại nhiều thách thức khác nhau mà các doanh nghiệp thường phải đối mặt, bao gồm:

- Kênh truyền thông không đồng nhất: Sử dụng quá nhiều kênh truyền thông khác nhau là một trong những nguyên nhân chính khiến thông tin bị phân tán và khó kiểm soát. Thậm chí, nhân viên có thể không biết đâu là nguồn thông tin chính thức hay quan trọng nhất.

- Thiếu sự minh bạch và rõ ràng: Thông tin không rõ ràng hoặc không đầy đủ có thể gây ra hiểu lầm, từ đó làm giảm lòng tin của nhân viên. Thay vào đó, sự minh bạch trong truyền thông sẽ giúp tạo dựng niềm tin và gắn kết đội ngũ hiệu quả hơn.

- Sự khác biệt về văn hóa và ngôn ngữ: Trong các tổ chức đa quốc gia hoặc đa văn hóa, sự khác biệt về ngôn ngữ và văn hóa có thể trở thành một rào cản lớn trong việc đọc hiểu, tiếp nhận thông tin của nhân viên.

- Thiếu sự tương tác và phản hồi: Truyền thông một chiều chính là nơi mà nhân viên sẽ không có cơ hội phản hồi hoặc tham gia vào quá trình truyền thông, từ đó có thể dẫn đến cảm giác bị bỏ rơi và thiếu sự gắn kết trong nội bộ.

- Quản lý thông tin quá tải: Quá nhiều thông tin được truyền tải cùng một lúc có thể sẽ khiến cho nhân viên cảm thấy bị quá tải và không thể xử lý hết cùng lúc, từ đó dẫn đến việc họ bị bỏ sót những thông tin quan trọng.

- Sự thay đổi và cập nhật liên tục: Trong môi trường làm việc năng động, các thay đổi liên tục về chính sách, quy trình cùng mục tiêu có thể khiến nhân viên khó theo kịp và điều chỉnh kịp thời.

- Khả năng tiếp cận công nghệ: Không phải toàn bộ nhân viên đều có cùng mức độ tiếp cận hoặc khả năng sử dụng công nghệ như nhau, vậy nên nếu không được xử lý khéo léo, việc này có thể tạo ra khoảng cách trong việc tiếp nhận và hiểu thông tin nhanh chóng.

 

Một số bí quyết giúp kế hoạch truyền thông nội bộ đạt hiệu quả cao

Như đã chia sẻ, chiến lược truyền thông nội bộ không chỉ là một phương tiện thông báo đơn thuần mà còn mang đến nhiều lợi ích khác nhau. Vì vậy, để kế hoạch PR nội bộ có thể đạt được mục tiêu đã xác định thì các bạn hãy tham khảo một số bí quyết sau:

1. Lắng nghe nhân viên

Truyền thông nội bộ là quá trình giao tiếp giữa nhân viên và doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc hiểu rõ những tâm tư, nguyện vọng mà nhân viên đang mong muốn chính là việc làm cần thiết để nâng cao tính hiệu quả của PR nội bộ. Theo đó, để có thể biết được suy nghĩ thật của nhân viên thì doanh nghiệp hãy áp dụng các cách sau:

- Tổ chức cuộc khảo sát và phỏng vấn nhân viên: Thu thập ý kiến, phản hồi từ nhân viên về các vấn đề liên quan đến công việc và môi trường làm việc. Việc này sẽ giúp lãnh đạo hiểu rõ hơn về tình hình thực tế và điều chỉnh kế hoạch một cách phù hợp.

- Tạo ra các kênh phản hồi cho nhân viên: Phát triển các kênh phản hồi trực tuyến hoặc trực tiếp sẽ giúp cho nhân viên có thể dễ dàng chia sẻ ý kiến của mình.

- Tổ chức các buổi gặp gỡ, giao lưu giữa lãnh đạo và nhân viên: Tạo cơ hội cho lãnh đạo lắng nghe trực tiếp những ý kiến, nguyện vọng của nhân viên. Qua đó tăng cường sự kết nối và thấu hiểu giữa hai bên, cũng như tạo ra một môi trường làm việc cởi mở, thân thiện.

2. Lựa chọn kênh truyền thông phù hợp

Khi lựa chọn kênh truyền thông nội bộ, doanh nghiệp của bạn phải cần cân nhắc một số yếu tố quan trọng dưới đây:

- Đối tượng mục tiêu: Xác định chính xác đối tượng mục tiêu và hiểu rõ sở thích, thói quen tiếp nhận thông tin của họ để chọn kênh truyền thông phù hợp nhất.

- Mục tiêu truyền thông: Nắm rõ mục tiêu truyền thông để chọn kênh phù hợp, đảm bảo mang lại kết quả cao.

- Nội dung truyền thông: Xác định nội dung cần truyền đạt và lựa chọn kênh truyền thông phù hợp để đảm bảo thông điệp được truyền tải một cách chính xác, rõ ràng.

- Khả năng tiếp cận: Đảm bảo kênh truyền thông có thể dễ dàng tiếp cận được với tất cả nhân viên trong tổ chức, giúp mọi người có thể nhanh chóng hiểu rõ thông tin.

- Chi phí: Lựa chọn kênh truyền thông có chi phí phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp, tránh tình trạng lãng phí ngân sách cho những kênh không mang lại hiệu quả tốt.

3. Thúc đẩy sự tương tác hai chiều

Để kế hoạch truyền thông nội bộ đạt được hiệu quả cao, doanh nghiệp cần phải gia tăng khả năng tương tác hai chiều thông qua một số kênh như sau:

- Cuộc họp nội bộ: Tổ chức các cuộc họp định kỳ giữa lãnh đạo và nhân viên để trao đổi thông tin, lắng nghe ý kiến hay thảo luận về các vấn đề quan trọng.

- Các kênh truyền thông trực tuyến: Sử dụng các nền tảng truyền thông trực tuyến như email, tin nhắn, diễn đàn trực tuyến để tạo ra một môi trường giao tiếp linh hoạt và thuận tiện cho mọi người.

- Các hoạt động ngoại khóa: Tổ chức các sự kiện ngoại khóa như team building hay buổi hội thảo để tạo cơ hội cho doanh nghiệp và nhân viên giao lưu, tương tác một cách thoải mái, cởi mở hơn.

- Phản hồi và ý kiến: Khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến, phản hồi qua các kênh truyền thông, đồng thời đảm bảo rằng họ được lắng nghe và đáp ứng.

 

Những hiểu lầm phổ biến về truyền thông nội bộ

Có rất nhiều hiểu lầm xoay quanh khái niệm truyền thông nội bộ. Chẳng hạn như việc một số người cho rằng PR nội bộ chỉ đơn thuần là việc thông báo các thông tin nội bộ trong công ty, hay có những người nghĩ rằng nó giống như PR (public relations) trong doanh nghiệp,.... Vì thế, để có thể làm rõ được những hiểu lầm phổ biến về PR nội bộ thì các bạn hãy cùng theo dõi tiếp nội dung dưới đây:

1. Truyền thông nội bộ chỉ là thông báo

Một trong những hiểu lầm phổ biến nhất về truyền thông nội bộ đó là việc nghĩ rằng nó chỉ đơn thuần là hoạt động thông báo các thông tin trong công ty. Thế nhưng, PR nội bộ thực chất còn là một công cụ quan trọng để xây dựng và duy trì mối quan hệ giữa các cấp quản lý cùng nhân viên trong doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, truyền thông nội bộ cũng có vai trò quan trọng trong việc tạo dựng văn hóa doanh nghiệp và truyền cảm hứng cho nhân viên. Các thông điệp thông qua PR nội bộ không chỉ mang tính chất thông báo mà còn là cách để thể hiện tầm nhìn, sứ mạng và giá trị của doanh nghiệp. Chưa dừng lại ở đó, áp dụng truyền thông đúng cách còn giúp khơi gợi niềm đam mê và động lực để nhân viên làm việc hăng say, hiệu quả hơn.

2. Truyền thông nội bộ là PR in-house

Một số người có quan niệm rằng truyền thông nội bộ giống như PR (public relations), tức là hoạt động quảng bá, quản lý hình ảnh và xây dựng mối quan hệ với công chúng đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực tế thì điều này không hoàn toàn chính xác. Theo đó, chiến lược trao đổi nội bộ sẽ tập trung vào việc giao tiếp và tương tác giữa các thành viên trong công ty còn PR sẽ hướng đến việc tương tác với khách hàng, đối tác và công chúng bên ngoài doanh nghiệp.

 

3. Truyền thông nội bộ là quản lý nhân sự

Trên thực tế, truyền thông nội bộ và quản lý nhân sự vốn là hai lĩnh vực hoàn toàn khác nhau. Quản lý nhân sự chủ yếu tập trung vào việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và phát triển nhân viên trong khi PR nội bộ sẽ hướng đến việc giao tiếp, tạo dựng mối quan hệ giữa các thành viên trong công ty. Chưa kể, quá trình trao đổi nội bộ còn đóng vai trò quan trọng trong việc làm cho nhân viên cảm thấy được tôn trọng, quan tâm để có thêm động lực làm việc hiệu quả.

4. Nhầm lẫn giữa truyền thông nội bộ và văn hóa doanh nghiệp

Vì cùng chung mục đích xây dựng và duy trì một môi trường làm việc tích cực nên nhiều người có thể sẽ bị nhầm lẫn giữa truyền thông nội bộ với văn hóa doanh nghiệp. Tuy nhiên, văn hóa doanh nghiệp thực chất chính là một hệ thống các giá trị, tư tưởng, thái độ và hành vi chung của các thành viên trong công ty. Ngược lại, pr nội bộ sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dựng, duy trì văn hóa doanh nghiệp bằng cách truyền tải thông điệp và giúp nhân viên hiểu rõ hơn về sứ mạng, giá trị cốt lõi của công ty.

5. Truyền thông nội bộ là tổ chức các sự kiện nội bộ của công ty

Tổ chức sự kiện và các hoạt động văn nghệ như Monthly Event, Happy Hour, Year End Party,... là một phần quan trọng trong chiến lược PR nội bộ của một tổ chức. Tuy nhiên, nó không phải là tất cả mà sẽ còn bao gồm một loạt các hoạt động khác nhằm truyền tải thông điệp, xây dựng văn hóa doanh nghiệp và gắn kết nhân viên trong nội bộ lại với nhau.

 

Ví dụ về truyền thông nội bộ tại các doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam

Để hiểu rõ hơn về vai trò và tầm quan trọng của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp, chúng ta sẽ cùng xem xét ví dụ về cách các doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam đã và đang áp dụng PR nội bộ trong hoạt động kinh doanh của mình như thế nào nhé.

1. Vingroup

Với quy mô lớn và nhiều công ty thành viên, truyền thông nội bộ tại Tập đoàn Vingroup luôn được đặt lên hàng đầu trong việc duy trì, phát triển văn hóa doanh nghiệp. Các thông điệp và sứ mệnh của công ty luôn được truyền tải đến toàn bộ nhân viên thông qua các cuộc gặp gỡ, các buổi đào tạo hay một số hoạt động nội bộ khác. Bên cạnh đó, Vingroup cũng thường xuyên cho tổ chức các sự kiện nội bộ như sinh nhật công ty, ngày hội gia đình nhân viên hay những cuộc thi khác để tăng cường sự gắn kết và động lực làm việc cho mọi người.

2. Viettel

Là một trong những tập đoàn viễn thông đình đám, Viettel luôn coi trọng vai trò của truyền thông nội bộ trong hoạt động quản lý nhân sự. Tập đoàn này có một hệ thống PR nội bộ rất hoàn chỉnh, bao gồm các kênh thông tin như tin tức hàng ngày, video clips, hộp thư điện tử hay cuộc gặp gỡ trực tiếp giữa cấp quản lý và nhân viên.

Ngoài ra, việc tổ chức các sự kiện nội bộ cũng là một phần quan trọng trong hoạt động truyền thông nội bộ của Viettel. Bên cạnh đó, tập đoàn cũng thường xuyên tổ chức các buổi hội thảo, hội nghị và các hoạt động khác để giao lưu và tăng cường tình đoàn kết giữa nhân viên.

3. Tập đoàn FPT

Tập đoàn FPT là một trong những doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Trong hoạt động kinh doanh của mình, FPT luôn coi trọng việc giao tiếp và tương tác với nhân viên thông qua truyền thông nội bộ.

Công ty này có một hệ thống PR nội bộ online rất hiện đại đó là một ứng dụng di động riêng để nhân viên có thể trao đổi thông tin và ý kiến với nhau một cách nhanh chóng. Ngoài ra, FPT cũng tổ chức các sự kiện nội bộ định kỳ và các cuộc thi nội bộ để duy trì mối quan hệ, đồng thời tạo động lực cho nhân viên.

 

Những xu hướng mới trong truyền thông nội bộ

Công nghệ cùng với sự chuyển đổi số đã lan rộng vào mọi khía cạnh của các hoạt động kinh doanh và quản lý doanh nghiệp. Cụ thể thì trong truyền thông nội bộ, những xu hướng mới cũng bắt đầu xuất hiện và làm thay đổi quá trình tương tác với doanh nghiệp, chẳng hạn như:

- Chuyển đổi số: Doanh nghiệp sẽ sử dụng các nền tảng và công cụ kỹ thuật số để truyền thông, tương tác với nhân viên một cách hiệu quả.

- Trải nghiệm cá nhân hóa: Việc tập trung vào trải nghiệm cá nhân hóa trong truyền thông nội bộ ngày càng được nhấn mạnh. Doanh nghiệp sẽ tùy chỉnh thông điệp và tương tác để phù hợp với từng cá nhân nhân viên.

- Tính tương tác: Doanh nghiệp luôn khuyến khích việc tham gia và chia sẻ ý kiến của nhân viên trên các kênh truyền thông nội bộ.

- Tập trung vào con người: Trong quá trình trao đổi nội bộ, doanh nghiệp đặt trọng điểm vào việc xây dựng mối quan hệ với nhân viên và tạo ra một môi trường làm việc tích cực.

Đi cùng với những xu hướng này, một số phương thức hiện đại mới đã xuất hiện để hỗ trợ các hoạt động truyền thông thêm tốt hơn, cụ thể:

- Sử dụng dữ liệu và phân tích để hiểu nhân viên: Mục đích là để tạo ra nội dung và hoạt động PR nội bộ phù hợp hơn.

- Tăng cường sử dụng Trí tuệ nhân tạo (AI): AI sẽ được tích hợp để tự động hóa các tác vụ trong truyền thông nội bộ, bao gồm việc tạo, phân phối nội dung và đánh giá hiệu quả của các chiến lược truyền thông.

 

Trên đây là những kiến thức về truyền thông nội bộ mà Phương Nam Vina muốn chia sẻ. Với những lợi ích mà PR nội bộ mang lại, việc đầu tư xây dựng một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và thành công trong thời gian dài. Hãy coi đây như là một khoản đầu tư quan trọng vào con người - tài sản quý giá nhất của mỗi doanh nghiệp để phát triển lâu dài, bền vững hơn nữa trong tương lai nhé.

Tham khảo thêm:

 Brand equity là gì? Chiến lược xây dựng tài sản thương hiệu

 Email doanh nghiệp là gì? 5 loại email doanh nghiệp phổ biến

 Quản trị doanh nghiệp là gì? Từ A - Z về quản trị doanh nghiệp