Webinar là gì? Đặc điểm và cách tổ chức webinar thành công

Trong thời đại công nghệ số 4.0, nhu cầu kết nối trực tuyến ngày càng trở nên phổ biến và có rất nhiều công cụ, hình thức đã xuất hiện để có thể giúp con người thực hiện điều này. Nổi bật giữa hàng loạt nền tảng đang có mặt trên thị trường hiện nay đó chính là webinar - một phương tiện kết nối trực tuyến hiệu quả và mang lại cho người dùng rất nhiều lợi ích khác nhau. Vậy webinar là gì? Làm thế nào để tổ chức webinar thành công? Theo dõi nội dung dưới đây để cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết hơn nhé.

 

Webinar là gì?

Webinar là từ kết hợp của "web" + "seminar" (hội thảo) và có nghĩa là một hội nghị / hội thảo video trực tuyến được diễn ra trên nền tảng website, đồng thời sử dụng Internet để kết nối với người tổ chức với các khán giả từ khắp nơi trên thế giới. Thông qua buổi hội thảo trực tuyến, chủ sở hữu webinar có thể thuyết trình, trình chiếu slide hoặc thậm chí là mời các diễn giả tham gia vào cuộc trò chuyện.

Thông thường, các nền tảng của webinar sẽ tiến hành cung cấp những tính năng tương tác và kết nối để cho phép người xem có thể tham gia bằng việc đưa ra ý kiến, đặt câu hỏi trực tuyến tới người chủ trì hoặc người thuyết trình. Ngoài ra, nhiều webinar khác còn có phần hỏi đáp (Q&A) ở cuối chương trình để giải đáp các thắc mắc của người xem về những nội dung đã được trình bày trong buổi hội thảo trực tuyến.

Những tính năng nổi bật của webinar

Với sự hỗ trợ của webinar, quá trình kết nối trực tuyến giữa người và người ngày càng trở nên đơn giản, tiện lợi hơn nhờ những tính năng nổi bật dưới đây:

- Trình chiếu slide: Webinar cho phép người thuyết trình dễ dàng chia sẻ nội dung từ các bài trình diễn PowerPoint hoặc Keynote. Việc này sẽ tạo ra trải nghiệm giống như đang tham dự một buổi thuyết trình trực tiếp, từ đó giúp khán giả dễ dàng theo dõi và hiểu rõ hơn về nội dung.

- Phát video: Người chủ trì webinar có thể phát video từ máy tính hoặc các nguồn trực tuyến khác nhau để minh họa rõ ràng ý tưởng của mình, đồng thời giúp cho việc chia sẻ thông tin trở nên sinh động và trực quan hơn.

- Tương tác trực tiếp với khán giả: Một trong những tính năng nổi bật của hội thảo trực tuyến trên webinar chính là khả năng tương tác trực tiếp giữa người thuyết trình và khán giả. Thông qua công nghệ truyền tiếng nói VoIP, thành viên tham gia cùng với người chủ trì có thể trò chuyện, đặt câu hỏi và trả lời một cách tức thì.

- Record (Ghi âm): Webinar cho phép người tham gia ghi lại toàn bộ buổi thuyết trình / cuộc họp để dễ dàng xem lại sau này hoặc chia sẻ với những người không tham gia vào thời điểm diễn ra. Điều này sẽ đảm bảo rằng mọi thông tin quan trọng đều được lưu giữ và sử dụng lại một cách hiệu quả.

- Chat: Đây là công cụ chatbox linh hoạt để người tham gia và host của chương trình có thể trao đổi ý kiến, đặt câu hỏi và chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng.

- Chỉnh sửa: Khi tham gia hội thảo, người thuyết trình có thể chú thích và đánh dấu trực tiếp trên màn hình trình chiếu, từ việc tạo điểm nhấn cho đến làm nổi bật thông tin quan trọng. Điều này giúp tạo ra một trải nghiệm học tập tương tác và linh hoạt hơn.

- Khảo sát: Tính năng tạo khảo sát giúp tổ chức thu thập ý kiến và đánh giá từ khán giả sau mỗi buổi hội thảo. Thông qua việc thu thập phản hồi, người tổ chức có thể hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong muốn của đối tượng tham gia, từ đó cải thiện chất lượng, hiệu suất của các buổi hội thảo trong tương lai.

 

Các dạng webinar thường gặp hiện nay

Hiện nay, webinar đang được áp dụng phổ biến với hai hình thức chính là trực tiếp và ghi sẵn. Mỗi một dạng sẽ có những đặc điểm khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của người tổ chức, cụ thể:

- Hình thức trực tiếp: Với hình thức này, webinar streaming sẽ được truyền tải ngay trong thời gian diễn ra cuộc họp, hội nghị ở thế giới thực. Đây cũng được xem là sự lựa chọn phổ biến của các đơn vị truyền thông nhằm mục đích cung cấp thông tin mới nhất và nhanh chóng đến khán giả.

- Hình thức ghi sẵn: Đây là hình thức ghi lại cuộc họp, hội nghị đã được diễn ra trước và sau đó thì phát lại cho khán giả theo dõi. Với dạng webinar online này, mọi người có thể truy cập và xem hội thảo trực tuyến ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời gian nào. Tuy nhiên, vì là hình thức phát lại nên webinar được ghi sẵn sẽ không có khả năng tương tác trực tiếp như trong phiên webinar streaming.

Lợi ích của webinar đối với doanh nghiệp

Không phải ngẫu nhiên mà hiện nay, webinar lại trở thành một trong những phương tiện hàng đầu được các doanh nghiệp lựa chọn để tổ chức những buổi họp trực tuyến. Tất cả là nhờ vào những lợi ích điển hình dưới đây:

- Gia tăng kết nối với khách hàng: Webinar không chỉ là một nền tảng trình bày đa phương tiện mà còn tạo ra môi trường tương tác trực tiếp giữa người thuyết trình và khán giả. Thông qua buổi hội thảo, người xem có thể đặt câu hỏi, chia sẻ ý kiến và nhận phản hồi trực tiếp ngay tức thì từ nhà tổ chức. Điều này giúp tạo nên một không khí sôi nổi và góp phần xây dựng nên mối quan hệ thân thiết giữa doanh nghiệp và khách hàng.

- Tạo cơ hội tiềm năng: Việc tổ chức webinar chính là một cách hiệu quả để bạn có thể thu thập dữ liệu về khách hàng tiềm năng của mình. Các thông tin này sau đó có thể được sử dụng để phát triển chiến lược tiếp thị và chăm sóc khách hàng, qua đó tạo ra những cơ hội kinh doanh mới.

- Xây dựng uy tín chuyên gia: Nhờ vào việc tổ chức các buổi webinar đều đặn và cung cấp những nội dung giá trị cho người xem, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng xây dựng được uy tín cùng hình ảnh chuyên nghiệp trong lĩnh vực của mình. Khách hàng cũng theo đó mà sẽ tin tưởng hơn vào sản phẩm / dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp khi thấy bạn chính là một chuyên gia trong lĩnh vực đó.

- Tăng doanh số bán hàng: Dữ liệu thu thập được từ webinar có thể được sử dụng để chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực sự. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng webinar để giới thiệu sản phẩm, hướng dẫn sử dụng hoặc tổ chức các buổi demo để góp phần gia tăng doanh số bán hàng và tạo ra doanh thu hiệu quả.

- Tiết kiệm chi phí: Rõ ràng, webinar giúp tiết kiệm nhiều chi phí hơn so với việc tổ chức các sự kiện trực tiếp. Không cần phải chi trả cho thuê địa điểm, di chuyển hay lưu trữ tài liệu, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được nhiều chi phí và tài nguyên cho mình.

 

Những ứng dụng thực tiễn của webinar trong kinh doanh

Webinar là một phiên bản online của các hội thảo truyền thống và cho phép người dùng kết nối, tham gia thông qua mạng Internet. Chính nhờ đặc điểm nổi bật này mà zoom webinar đã nhanh chóng trở thành một công cụ hữu ích trong kinh doanh khi được ứng dụng trong một số trường hợp nổi bật dưới đây:

1. Webinar marketing và bán hàng

Bạn nghĩ sao nếu webinar online được sử dụng trong lĩnh vực marketing và bán hàng để tạo ra doanh thu, lợi nhuận? Điều này hoàn toàn khả thi khi nhu cầu tương tác trực tuyến đang trở thành xu hướng hàng đầu hiện nay. Với việc tổ chức các buổi hội thảo trực tuyến, doanh nghiệp của bạn có thể giới thiệu các sản phẩm / dịch vụ mới của mình thông qua video trình chiếu, hình ảnh sắc nét hay “sức mạnh” từ lời nói của người thuyết trình.

Bằng cách lên kế hoạch và chuẩn bị nội dung chi tiết cho mỗi buổi hội thảo, doanh nghiệp của bạn hoàn toàn có thể thu hút được nhiều khách hàng theo dõi, qua đó hỗ trợ cho việc quảng bá sản phẩm / dịch vụ, thương hiệu trở nên thuận lợi, đồng thời kích thích nhu cầu mua sắm của người dùng một cách hiệu quả nhất. Không chỉ vậy, doanh nghiệp cũng có thể thông qua webinar để tìm hiểu, khảo sát ý kiến của khách hàng để khắc phục những điểm còn thiếu sót, từ đó cải thiện và tăng cơ hội bán được nhiều hàng hơn.

2. Webinar cho dịch vụ khách hàng

Webinar được ví như một diễn đàn trực tiếp khi cho phép người xem có thể tương tác trực tiếp với doanh nghiệp. Điều này có ý nghĩa rất lớn trong việc giúp doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về nhu cầu, mong muốn và cả quan điểm của khách hàng dành cho sản phẩm / dịch vụ.

Cũng thông qua các cuộc thảo luận trực tiếp và những câu hỏi từ khách hàng, doanh nghiệp có thể nhanh chóng nhận biết được các điểm mạnh, yếu của sản phẩm / dịch vụ mà mình cung cấp, từ đó hình thành nên cơ sở để cải thiện và tối ưu hóa chất lượng. Thậm chí, bằng cách theo dõi các phản hồi từ người xem trong webinar, doanh nghiệp cũng có thể nhận ra các vấn đề phổ biến cùng những khía cạnh mà khách hàng đang cần được hỗ trợ thêm. Từ đó cung cấp thêm tài liệu hướng dẫn cụ thể hoặc cải thiện lại quy trình chăm sóc cũng như dịch vụ khách hàng.

3. Webinar cho mục đích tuyển dụng, đào tạo nhân viên

Webinar chính là một công cụ tuyệt vời khi cho phép doanh nghiệp có thể tuyển dụng hoặc đào tạo nhân viên mà không cần họ phải di chuyển đến địa điểm cụ thể. Việc này sẽ giúp tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí cho cả người tổ chức lẫn ứng viên / nhân viên tham gia.

Không chỉ vậy, nhờ có webinar mà doanh nghiệp còn có thể dễ dàng kết nối với những ứng viên tài năng trên thế giới. Điều mà trước đây, các phương tiện truyền thông hay tuyển dụng khác vẫn chưa thể đáp ứng một cách hiệu quả. Đặc biệt là trong những buổi họp hay đào tạo trên webinar, tính năng record sẽ giúp bạn có thể thu âm lại nội dung để gửi bản ghi cho những nhân viên vắng mặt nhằm giúp họ nắm bắt được tình hình cụ thể.

 

Quy trình tổ chức webinar hoàn chỉnh trong 7 bước

Để có thể tổ chức thành công một buổi hội thảo trực tuyến chắc chắn không phải là điều đơn giản bởi nó sẽ bao gồm nhiều bước khác nhau. Cụ thể, dưới đây là chi tiết cách làm webinar theo 7 bước mà bạn có thể tham khảo:

Bước 1: Xác định mục đích, mục tiêu của webinar

Trước khi bắt đầu một sự kiện webinar, việc quan trọng nhất mà bạn cần phải làm đó là đặt ra mục tiêu rõ ràng và cụ thể cho buổi hội thảo. Mục tiêu ở đây có thể là chia sẻ kiến thức, giới thiệu sản phẩm, xây dựng kết nối với khách hàng hoặc tăng cường tương tác.

Dựa trên mục tiêu này, bạn cần xác định một mục đích cụ thể mà doanh nghiệp muốn đạt được thông qua hội thảo trực tuyến. Ví dụ như mục tiêu có thể là đạt được 1000 lượt tham gia webinar và từ đó chuyển đổi được 25% thành khách hàng thực sự.

Bước 2: Xác định thời gian tổ chức webinar

Sau khi đã xác định mục đích của sự kiện, việc tiếp theo mà bạn cần làm đó là chọn ngày tổ chức webinar một cách cẩn thận để đảm bảo phù hợp với đối tượng khán giả tham gia. Có thể nói, tỷ lệ người tham gia cao hay thấp sẽ phụ thuộc rất lớn vào thời gian tổ chức mà bạn thiết lập.

Ví dụ, nếu bạn tổ chức webinar vào ngày thứ Hai đầu tuần thì buổi hội thảo có thể sẽ không thu hút được nhiều người tham gia vì hầu hết khách hàng của bạn sẽ phải làm việc vào thời gian này. Vậy nên, để tránh xảy ra xung đột về mặt thời gian thì bạn có thể lựa chọn tổ chức webinar vào một buổi tối thứ Sáu hoặc thứ Bảy trong tuần, đây sẽ là lúc mà mọi người thường không phải làm việc và có nhiều thời gian rảnh rỗi hơn.

 

Bước 3: Lựa chọn nền tảng tổ chức webinar

Ở bước này, nhiệm vụ của bạn đó là cần tìm kiếm và chọn lựa nền tảng trực tuyến phù hợp để tổ chức buổi webinar của mình. Hiện nay, có nhiều công cụ phổ biến trên thị trường như: Zoom, Webex, Microsoft Teams hoặc GoToWebinar mà bạn có thể tham khảo và lựa chọn.

Tuy nhiên, dù lựa chọn công cụ nào thì bạn cũng cần xem xét đến ngân sách của mình và các tính năng cần thiết cho buổi webinar. Bên cạnh đó, bạn hãy đảm bảo rằng nền tảng mà mình chọn có đầy đủ các tính năng cần thiết như tương tác với khán giả, chia sẻ màn hình, ghi âm và bảo mật,... để giúp cho buổi hội thảo đạt được thành công như mong đợi.

Bước 4: Chuẩn bị nội dung cho buổi webinar

Không thể phủ nhận, nội dung chính là yếu tố quan trọng trong việc thu hút và giữ chân người tham gia webinar. Đó chính là lý do vì sao mà việc chuẩn bị kế hoạch nội dung hấp dẫn là điều rất cần thiết để mang lại giá trị cho khán giả.

Để có thể lập kế hoạch nội dung hiệu quả và đáp ứng yêu cầu cụ thể người xem, bạn có thể tiến hành khảo sát để hiểu rõ hơn về nhu cầu, mong muốn của đối tượng khách mời. Không chỉ vậy, bạn cũng có thể phân tích các thông tin từ form đăng ký để nắm bắt chính xác về thành phần tham gia, sở thích và mong muốn của khán giả. Dựa trên các thông tin này, bạn có thể cung cấp cho họ những nội dung được cá nhân hóa, đồng thời phản ánh đúng những gì mà họ quan tâm và mong đợi từ buổi webinar. Điều này sẽ giúp gia tăng tính tương tác và sự tham gia của khán giả, cũng như tạo ra trải nghiệm tốt nhất cho họ trong suốt thời gian diễn ra chương trình.

Bước 5: Quảng bá, thu hút đối tượng tiềm năng

Một trong những thành tựu đầu tiên mà bạn cần đạt được khi tổ chức webinar đó chính là đảm bảo số lượng người tham gia như dự tính. Vậy nên mà sau khi đã lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện, việc tiếp theo mà bạn cần làm chính là tổ chức truyền thông và quảng cáo để thu hút người đăng ký.

Theo đó, các kênh truyền thông phổ biến mà bạn có thể sử dụng hiện nay bao gồm: Mạng xã hội (Facebook group, Fanpage, Zalo, TikTok,...), email marketing, chạy quảng cáo, banner,... hay hợp tác với những người có sức ảnh hưởng như Celeb, KOL. Ngoài ra, chất lượng của diễn giả cũng đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút sự chú ý của khán giả đối với sự kiện.

Dĩ nhiên, một diễn giả nổi tiếng và có uy tín sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc quảng cáo và thu hút sự chú ý. Nhưng nếu bạn không có diễn giả nổi tiếng, hãy thật sự đầu tư và chuẩn bị nội dung sao cho thật hấp dẫn để thành công thu hút được khán giả của mình.

 

Bước 6: Tiến hành tổ chức hội thảo trực tuyến

Khi đã có được một số lượng lớn người đăng ký tham gia thì lúc này, buổi webinar sẽ chính thức bắt đầu. Trong quá trình diễn ra hội thảo trực tuyến, bạn cần đảm bảo các yếu tố như âm thanh, hình ảnh luôn được rõ ràng để mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khán giả. Đồng thời, việc quản lý thời gian cũng là một việc làm cần thiết để buổi hội thảo diễn ra một cách suôn sẻ, thuận lợi.

Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng hội thảo của bạn sẽ được tổ chức trong điều kiện kết nối mạng luôn ổn định và không gặp phải tình trạng giật, lag gây ảnh hưởng đến buổi thuyết trình đang diễn ra. Điều này giúp cho buổi hội thảo diễn ra một cách trơn tru và tạo ra trải nghiệm tích cực nhất cho người tham gia.

Bước 7: Record video và chia sẻ sau buổi webinar

Nếu được, bạn hãy ghi lại toàn bộ buổi hội thảo trực tuyến để chia sẻ với những người không tham gia lúc đó hoặc tiến hành lưu trữ để có thể sử dụng lại sau này. Ngoài ra, bạn cũng đừng quên duy trì sự tương tác với khán giả sau buổi hội thảo bằng cách gửi email cảm ơn kèm theo các tài liệu liên quan, hoặc có thể tạo ra một nơi tương tác tiếp theo như diễn đàn hoặc nhóm trên mạng xã hội. Điều này không chỉ giữ cho mối quan hệ được duy trì mà còn tạo ra cơ hội tiếp tục giao tiếp với khán giả, cũng như nâng cao hiệu quả bán hàng.

 

5 lời khuyên giúp bạn tổ chức webinar hiệu quả, thành công

Hiện nay, webinar đã dần trở thành một công cụ phổ biến để giúp cho doanh nghiệp có thể truyền tải thông tin và tương tác với khách hàng của mình. Vậy nên, nếu bạn cũng đang muốn tổ chức một buổi hội thảo trực tuyến thành công thì hãy bỏ túi cho mình 5 lời khuyên dưới đây nhé.

1. Thời gian là vàng bạc

Khi tổ chức zoom webinar, tôn trọng thời gian của diễn giả và người tham dự chính là điều kiện tối thiểu mà người tổ chức cần phải đạt được. Nếu thời gian kéo dài quá lâu, nội dung không đi vào trọng tâm thì người xem sẽ cảm thấy nhàm chán, dẫn đến việc họ rời khỏi hội thảo ngay cả khi chương trình chưa kết thúc và thậm chí, bạn cũng đừng mơ rằng họ sẽ tham gia vào lần tới. Đó chính là lý do vì sao mà thời gian tổ chức hội thảo nên được đóng khung trong một khoảng thời gian cụ thể với nội dung xúc tích, dễ hiểu để người nghe có thể nắm bắt nhanh chóng hơn.

2. Hiểu rõ nhu cầu khán giả

Để có thể tổ chức webinar hiệu quả, việc hiểu rõ nhu cầu và khó khăn mà người tham gia đang gặp phải thật sự rất quan trọng. Bởi nhờ có những thông tin này mà bạn mới có thể cá nhân hóa nội dung sao cho phù hợp, từ đó đánh trúng vào vấn đề mà họ cần.

Cụ thể, thay vì tiếp cận tổng quát thì bạn hãy tập trung vào việc tìm hiểu sâu về nhóm người tham dự, đặc biệt là về insight của họ. Điều này sẽ giúp bạn xác định rõ những thông tin cần thiết sẽ được trình bày và tập trung vào những vấn đề thực tế, hữu ích mà người tham dự quan tâm.

Ngoài ra thì trong quá trình diễn ra chương trình, bạn cũng hãy tạo điều kiện cho mọi người cùng tham gia vào việc đặt câu hỏi, chia sẻ ý kiến, đánh giá và thảo luận,.... Cách này không chỉ giúp cho khách hàng cảm thấy được quan tâm mà còn giúp bạn dễ dàng thu thập được những phản hồi và thông tin giá trị từ họ.

 

3. Nội dung chất lượng, hấp dẫn

Để thành công trong việc truyền đạt ý tưởng, hãy đảm bảo rằng bạn trình bày nội dung chất lượng và có mục tiêu định hướng rõ ràng. Bằng cách trình bày ngắn gọn và trực tiếp, bạn sẽ tạo ra một ấn tượng mạnh mẽ để thu hút sự chú ý từ khán giả. Vì vậy, người thuyết trình nên tập trung vào những thông tin quan trọng và cốt lõi để người tham dự dễ dàng tiếp thu nội dung.

Ngoài ra thì trong môi trường trực tuyến, sự chú ý của khán giả rất dễ bị giảm đi nhanh chóng. Do đó, việc trình bày đơn giản và trực tiếp sẽ giúp mọi người duy trì sự tập trung, nâng cao sự tương tác cũng như xây dựng hình ảnh tích cực về thương hiệu trong lòng khách hàng.

4. Quảng bá webinar hiệu quả

Một buổi hội thảo trực tuyến muốn thành công hay không trước hết sẽ cần phải có sự tham gia của nhiều người. Vậy nên, để có thể làm được điều này thì bạn hãy tiến hành quảng cáo sự kiện của mình trên các kênh truyền thông xã hội, đồng thời gửi các chiến dịch email đến cho khách hàng tiềm năng.

Với việc lên kế hoạch quảng bá hiệu quả, doanh nghiệp của bạn sẽ dễ dàng tiếp cận chính xác tệp khách hàng mục tiêu, đồng thời gia tăng khả năng thu hút sự quan tâm, chú ý của họ dành cho sự kiện. 

5. Tương tác với khán giả

Thu hút khách hàng đến với buổi hội thảo của mình đã khó, nhưng giữ chân họ ở lại đến khi chương trình kết thúc còn khó hơn rất nhiều. Lúc này, thay vì biến buổi hội thảo của mình thành một webcast nhàm chán thì bạn hãy làm cho nó trở nên hấp dẫn, thú vị hơn với những cách tương tác dưới đây:

- Sử dụng câu hỏi hấp dẫn: Đặt những câu hỏi mà khán giả quan tâm để kích thích sự tò mò và khuyến khích họ tham gia vào cuộc trò chuyện.

- Cung cấp nội dung tương tác: Sử dụng một số hình thức tương tác như bình chọn, trò chơi trực tuyến hoặc thảo luận nhóm để tạo điều kiện cho mọi người tham gia và chia sẻ quan điểm của họ.

- Tạo cuộc thăm dò ý kiến khán giả trực quan: Sử dụng các công cụ trực tuyến để khán giả tham gia vào cuộc thăm dò ý kiến ngay trong buổi hội thảo sẽ tạo ra một cảm giác tham gia tích cực và giúp bạn hiểu rõ hơn về ý kiến của họ.

- Khuyến khích người tham dự đặt câu hỏi: Sử dụng tính năng "Giơ tay" hoặc "Cho phép phát biểu" được tích hợp trên webinar để khích lệ khán giả đặt câu hỏi trực tiếp. Điều này tạo ra một không gian trao đổi năng động và tăng cường tương khả năng tác giữa khán giả và người thuyết trình.

- Tặng quà: Nếu có khả năng tài chính, bạn đừng ngần ngại tổ chức việc tặng quà cho những người tham gia tương tác tích cực nhất, hoặc cũng có thể là người có câu trả lời chính xác và ý kiến đóng góp nhiều nhất.

 

Một số câu hỏi thường gặp về webinar

Ngoài những vấn đề đã được chia sẻ ở trên thì ngay sau đây, chúng tôi cũng sẽ giúp bạn giải đáp thêm một số câu hỏi đang nhận được nhiều sự quan tâm hiện nay khi nhắc về hình thức giao tiếp trực tuyến trên webinar này.

1. Webinar và workshop có gì khác biệt?

Webinar và workshop là hai thuật ngữ mà chúng ta thường gặp khi nhắc đến một buổi giao lưu giữa diễn giả và người tham dự về một chủ đề nào đó. Mặc dù có cùng chung mục tiêu là chia sẻ kiến thức, tạo cơ hội trò chuyện, học hỏi lẫn nhau nhưng giữa hai sự kiện này vẫn có nhiều điểm khác biệt, cụ thể:
 

So sánh	Webinar	Workshop
Khái niệm	Webinar là một dạng hội thảo trực tuyến mà tại đó, diễn giả sẽ là người truyền đạt thông tin và chia sẻ kiến thức, hoặc giới thiệu các tính năng mới của sản phẩm cho khán giả thông qua một nền tảng truyền thông trực tuyến như website.	Workshop là một sự kiện độc lập hoặc chuỗi sự kiện được tổ chức để tập trung trao đổi và thảo luận sâu hơn về một chủ đề nhất định tại địa điểm cụ thể.
Hình thức	Online	Offline (thường chiếm tỉ lệ lớn) hoặc online (chiếm tỉ lệ ít hơn)
Đối tượng tham gia	Khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp. Những người có nhu cầu tìm kiếm thông tin, mở rộng kiến thức hoặc có các thắc mắc cần được giải đáp về chủ đề đó.	Bao gồm những ai đang quan tâm và mong muốn được nâng cao kiến thức về chủ đề được chia sẻ trong workshop.
Phạm vi tiếp cận	Dễ dàng kết nối với bất kỳ ai trên toàn cầu.	Số lượng người tham gia nhỏ hơn do hạn chế về kinh phí tổ chức, diện tích, không gian,....
Tương tác	Người xem khi tham gia hội thảo có thể lắng nghe và tương tác thông qua chat hoặc hỏi đáp với host chương trình. Bên cạnh đó, họ cũng có thể gửi câu hỏi và nhận được câu trả lời từ diễn giả ngay tại tức thì. Tuy nhiên, đôi khi quá trình tương tác giữa diễn giả và người tham dự cũng có thể bị hạn chế do tính chất trực tuyến của sự kiện.	Trong workshop, các chuyên gia và người tham dự thường tham gia vào các hoạt động tương tác trực tiếp như nhóm thảo luận, bài tập nhóm và thực hành. Điều này sẽ tạo ra cơ hội cho nhóm thảo luận, trao đổi ý kiến và học hỏi từ nhau một cách sâu sắc hơn.
Địa điểm	Diễn ra trực tuyến thông qua các nền tảng và không cần phải có địa điểm cụ thể. Người tổ chức và khán giả có thể tham gia từ bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào, chỉ cần có kết nối Internet.	Mặc dù có thể tổ chức trực tuyến, nhưng workshop sẽ thường diễn ra trong không gian vật lý như phòng họp, hội trường hoặc trung tâm đào tạo. Địa điểm được ban tổ chức chọn phải đủ rộng, thoáng và thuận tiện để chứa đủ số lượng người tham dự, cũng như tiện lợi cho việc triển khai các hoạt động thực hành.
Thời gian	Tùy thuộc vào nội dung, tuy nhiên thường có thời lượng ngắn, dao động từ 30 phút đến 1 giờ.	Thông thường, một buổi workshop sẽ được kéo dài từ 2 đến 4 tiếng với nhiều hoạt động khác nhau.

 

2. Những ngành nghề nào nên sử dụng webinar?

Hiện nay, webinar đang là nền tảng giao tiếp được sử dụng phổ biến trong các lĩnh vực giáo dục, marketing và đào tạo trực tuyến nhờ những lợi ích nổi bật.

- Trong giáo dục, webinar đã mở ra cơ hội tiếp cận các kiến thức mới cho hàng nghìn học sinh, sinh viên trên toàn thế giới một cách dễ dàng và tiện lợi. Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc di chuyển, webinar còn tạo điều kiện cho sự linh hoạt trong việc học tập nhờ chức năng ghi âm lại.

- Đối với lĩnh vực marketing, webinar là một công cụ hiệu quả để doanh nghiệp có thể giới thiệu các sản phẩm / dịch vụ mới của mình. Bằng cách tổ chức các buổi trình diễn trực tuyến, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa những khoản chi phí tổ chức sự kiện và đồng thời nâng cao cơ hội tiếp cận đến đông đảo đối tượng khách hàng.

- Trong môi trường đào tạo trực tuyến, webinar cho phép khả năng tương tác trực tiếp giữa người hướng dẫn và các học viên để sẻ kiến thức, trao đổi ý kiến hay thảo luận. Điều này giúp nâng cao chất lượng của khóa học và thu hút sự quan tâm của những học viên muốn tham gia.

3. Nhà cung cấp dịch vụ webinar nào lớn nhất hiện nay?

Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm các dịch vụ webinar uy tín, chuyên nghiệp nhất thì dưới đây chính là ba công ty hàng đầu mà bạn có thể xem xét để lựa chọn cho mình:

- GoToWebinar: Nhờ khả năng hỗ trợ lên đến 100 người tham gia cuộc họp, GoToWebinar là một lựa chọn phổ thích hợp cho những ai đang có nhu cầu tìm kiếm dịch vụ webinar chất lượng. Với ứng dụng này, bạn có thể trải nghiệm miễn phí trong 30 ngày để đánh giá chất lượng trước khi quyết định có nên chi trả 104 USD mỗi tháng hay không. Những đặc điểm nổi bật mà công cụ này sẽ mang đến cho người dùng có thể kể đến là khả năng kết nối âm thanh tự động, thăm dò trực tuyến, kích hoạt một chạm và video thời gian thực.

- AnyMeeting.com: Mặc dù không có quy mô lớn như GoToWebinar nhưng AnyMeeting.com vẫn được trang bị đầy đủ các tính năng cần thiết với mức giá chỉ 48 USD / tháng cho một webinar lên tới 400 khán giả. Điểm đặc biệt của dịch vụ này là nó sẽ giúp bạn tích hợp mạng xã hội và chia sẻ màn hình với mọi người hiệu quả, cùng với đó là các công cụ quản lý tiện ích khác.

- Zoom.us webinar: Zoom.us cung cấp cho người dùng gói dịch vụ miễn phí cho cuộc họp có thời lượng tối đa 40 phút và giới hạn 100 người tham gia. Sau đó, bạn có thể nâng cấp lên các gói dịch vụ trả phí với giá chỉ từ 15 USD tùy thuộc vào nhu cầu và yêu cầu cụ thể của bạn.

 

Với những thông tin vừa được chia sẻ, Phương Nam Vina đã giúp bạn làm rõ khái niệm webinar là gì và những đặc điểm, lợi ích của hình thức này. Không thể phủ nhận rằng, hội thảo trực tuyến ngày càng đóng vai trò quan trọng trong các chiến lược marketing nhằm mục đích thu hút và tiếp cận khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp, qua đó cải thiện tỷ lệ chuyển đổi một cách hiệu quả. Vậy nên mà chúng tôi cũng hi vọng rằng, các bạn sẽ áp dụng những bí quyết mà chúng tôi vừa chia sẻ về cách tổ chức webinar để có thể triển khai hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.

Tham khảo thêm:

 Bỏ túi 11 kỹ năng tổ chức sự kiện của dân trong ngành

 Workshop là gì? Hướng dẫn tổ chức workshop thành công

 Kick off là gì? Cách tổ chức kick off meeting thành công mỹ mãn