Việc lập ngân sách cho doanh nghiệp là rất quan trọng vì nó mang lại nhiều lợi ích và giải quyết được nhiều vấn đề tài chính mà doanh nghiệp có thể gặp phải. Tuy nhiên vẫn có rất nhiều doanh nghiệp vẫn gặp nhiều khó khăn trong việc lập kế hoạch ngân sách vì chưa hiểu rõ về budget. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu tất tần tật kiến thức cần thiết về budget và cách để lên một ngân sách hiệu quả cho doanh nghiệp trong bài viết này nhé!
- Budget là gì?
- Tầm quan trọng của việc lập ngân sách trong doanh nghiệp
- 5 loại ngân sách thường gặp trong doanh nghiệp
- Các thành phần quan trọng trong budget plan
- Top 5 kỹ thuật lập kế hoạch ngân sách phổ biến
- Các bước lập kế hoạch ngân sách công ty chi tiết
- Một số lưu ý giúp bạn xây dựng Budget Plan hiệu quả
Budget là gì?
Budget (hay ngân sách) là một kế hoạch tài chính về các khoản thu nhập và chi tiêu dự kiến trong một khoảng thời gian cụ thể (vài tháng đến một vài năm) của cá nhân hoặc tổ chức, doanh nghiệp.
Chuẩn bị một ngân sách kỹ lưỡng giúp doanh nghiệp dễ dàng xây dựng lộ trình để quản lý tài chính, phân bổ nguồn lực một cách khôn ngoan và đạt được mục tiêu tài chính trong ngắn hạn và dài hạn hiệu quả.
Tầm quan trọng của việc lập ngân sách trong doanh nghiệp
Lập ngân sách có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp bởi những lý do sau:
1. Kiểm soát tài chính
Ngân sách giúp định hướng cho doanh nghiệp bằng việc xác định rõ ràng các mục tiêu tài chính và chiến lược phát triển. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi hoạt động chi tiêu của doanh nghiệp được hướng tới mục đích chung đảm bảo chi tiêu trong giới hạn và phù hợp với doanh thu.
2. Đánh giá hiệu suất
Dùng bản ngân sách để so sánh doanh thu thực tế, chi phí thực tế và các chỉ số tài chính khác với dự kiến trong ngân sách, đồng thời phân tích các sai số để hiểu rõ nguyên nhân và học hỏi từ kinh nghiệm này. Những con số này có thể là do dự báo chưa chính xác, hoặc có thể do các biến động bất ngờ trong môi trường kinh doanh.
Dựa trên những phân tích và đánh giá trên, doanh nghiệp lập kế hoạch điều chỉnh các ngân sách cho giai đoạn tiếp theo. Điều này sẽ giúp cải thiện các dự báo và điều chỉnh chiến lược để đo lường hiệu quả kinh doanh.
3. Phân bổ nguồn lực
Quá trình lập kế hoạch ngân sách tổng thể đòi hỏi phải xác định rõ ràng số lượng và loại nguồn lực mà từng bộ phận cần để thực hiện các hoạt động trong kế hoạch. Ví dụ, việc dự báo số lượng nhân công, lượng nguyên vật liệu sử dụng và các yếu tố tương tự. Những thông tin này giúp đảm bảo rằng nguồn lực của doanh nghiệp được phân bổ một cách hiệu quả và hài hòa giữa các bộ phận khác nhau. Việc tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực tài chính sẽ giúp doanh nghiệp tối đa hóa lợi nhuận.
4. Tạo động lực cho nhân sự
Nhìn vào ngân sách, tất cả nhân viên trong công ty đều biết được mục tiêu và kế hoạch của doanh nghiệp. Điều này giúp họ cảm thấy có phần vào thành tựu chung và muốn đóng góp hơn cho sự thành công. Hơn nữa, một ngân sách có nhiều thách thức có thể thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân sự khiến họ nỗ lực hơn để đạt được các mục tiêu đề ra.
5 loại ngân sách thường gặp trong doanh nghiệp
Trong doanh nghiệp, có nhiều loại ngân sách khác nhau được sử dụng để quản lý và kiểm soát tài chính. Dưới đây là một số loại ngân sách thường gặp:
1. Ngân sách tổng thể (Master budget)
Ngân sách tổng thể là một kế hoạch tài chính toàn diện, là sự kết hợp ngân sách cá nhân và hoạt động tài chính của doanh nghiệp thành một tài liệu gắn kết. Ngân sách Master đóng vai trò là công cụ chính để quản lý lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát các nguồn tài chính trên tất cả các phòng ban và chức năng.
2. Ngân sách hoạt động (Operating budget)
Ngân sách hoạt động tập trung vào các chi phí hàng ngày và các hoạt động tạo ra doanh thu của doanh nghiệp. Ngân sách hoạt động giúp dự báo và điều hành các chi phí và thu nhập liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh trong một khoảng thời gian cụ thể.
3. Ngân sách tài chính (Financial budget)
Financial budget là một bản ngân sách dự kiến kết quả hoạt động tài chính trong tương lai, bao gồm báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán và chi tiêu vốn. Nó giúp cá nhân và tổ chức lập kế hoạch tài chính, theo dõi các khoản thu chi và đảm bảo rằng các nguồn lực tài chính được sử dụng hiệu quả để đạt được các mục tiêu đề ra.
4. Ngân sách dòng tiền (Cash flow budget)
Cash flow budget tập trung vào việc dự báo và quản lý lượng tiền mặt mà doanh nghiệp dự kiến sẽ thu vào và chi ra trong một khoảng thời gian nhất định. Từ đó biết được dòng tiền vào và dòng tiền ra của doanh nghiệp để đảm bảo tính thanh khoản và quản lý nhu cầu tài chính ngắn hạn
5. Ngân sách cố định (Static budget)
Ngân sách cố định dựa trên doanh thu và chi phí dự kiến mà không điều chỉnh những thay đổi về mức độ hoạt động.Tuy nhiên, nó cũng có hạn chế khi không thích nghi được với sự biến động trong môi trường kinh doanh. Do đó, việc lựa chọn và sử dụng ngân sách cố định cần phải cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo tính hiệu quả và linh hoạt trong quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Các thành phần quan trọng trong budget plan
Một kế hoạch ngân sách (budget plan) hiệu quả thường bao gồm nhiều thành phần quan trọng để đảm bảo quản lý tài chính một cách toàn diện và có tổ chức. Dưới đây là các thành phần chính trong một kế hoạch ngân sách:
- Mục tiêu lợi nhuận: Mục tiêu đạt được tỷ suất lợi nhuận mong muốn và lợi tức đầu tư.
- Dự báo doanh thu: Nguồn doanh thu bao gồm doanh thu bán hàng, đầu tư và các nguồn thu nhập khác.
- Chỉ tiêu lợi nhuận: Để xác định chỉ tiêu lợi nhuận, ta tính bằng cách lấy doanh thu dự kiến trừ đi chi phí dự kiến.
- Dự báo chi phí hoạt động: Được phân loại thành chi phí cố định (tiền thuê nhà, tiền lương) và chi phí biến đổi (điện nước, tiếp thị).
- Phân bổ ngân sách: Đây là quá trình xác định cách phân chia ngân sách cho từng bộ phận trong doanh nghiệp.
- Các giới hạn ngân sách: Là việc xác định mức độ giới hạn về nguồn lực tài chính mà mỗi bộ phận được phép sử dụng.
- Các định mức chi phí: Là việc ước tính chi phí tiêu chuẩn để thực hiện một hoạt động cụ thể, ví dụ như chi phí cho mỗi sản phẩm sản xuất hoặc chi phí cho mỗi giờ làm việc của nhân viên.
- Các chỉ tiêu phi tài chính: các chỉ tiêu này thường không liên quan tài chính. Chẳng hạn như chất lượng sản phẩm, hiệu suất làm việc và sự hài lòng của khách hàng,..các chỉ tiêu này cũng quan trọng không kém các chỉ số tài chính.
- Dự trữ tài chính: Quỹ tiền dự trữ dành cho những chi phí bất ngờ hoặc thiếu hụt doanh thu.
Top 5 kỹ thuật lập kế hoạch ngân sách phổ biến
Sử dụng các kỹ thuật để lập ngân sách mang lại nhiều lợi ích quan trọng, giúp các cá nhân và tổ chức quản lý tài chính một cách hiệu quả hơn. Dưới đây là 5 kỹ thuật lập ngân sách phổ biến mà doanh nghiệp hay sử dụng.
1. Lập ngân sách gia tăng
Quy trình lập ngân sách dựa trên cơ sở lập ngân sách mới tốt nhất bằng cách chỉ thực hiện một số thay đổi nhỏ đối với ngân sách hiện tại. Nói cách khác, với lập ngân sách gia tăng, bản ngân sách hiện tại được sử dụng để cộng hoặc trừ các giả định gia tăng khỏi số tiền cơ sở để xác định số tiền ngân sách mới. Trong số tất cả các phương pháp lập ngân sách, lập ngân sách gia tăng thường được coi là phương pháp thận trọng nhất.
2. Lập ngân sách liên tục
Ngân sách liên tục là một loại ngân sách tài chính liên quan đến việc dự kiến chi phí và doanh thu trong tương lai theo chu kỳ liên tục. Phương pháp lập ngân sách này dựa trên nguyên tắc sử dụng dữ liệu lịch sử để dự đoán xu hướng trong tương lai.
Các doanh nghiệp thường sử dụng ngân sách liên tục để dự báo chính xác hơn và đưa ra quyết định chiến lược tốt hơn về nơi phân bổ nguồn lực. Sử dụng ngân sách liên tục giúp các doanh nghiệp điều chỉnh dễ dàng hơn trước những thay đổi của điều kiện thị trường và có bức tranh tài chính tương lai hoàn chỉnh.
3. Lập ngân sách dựa trên hoạt động
Lập ngân sách dựa trên hoạt động là một quy trình phức tạp nhưng lại cực kỳ quan trọng trong việc quản lý tài chính và định hướng phát triển của doanh nghiệp. Quá trình này được xây dựng dựa trên việc phân tích, quản lý các chi phí và thu nhập hàng tháng.
Lập ngân sách dựa trên hoạt động không chỉ giúp bảo đảm sự ổn định tài chính mà còn giúp tối ưu hóa sử dụng nguồn lực và đạt được các mục tiêu trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.
4. Lập ngân sách dựa trên số 0
Lập ngân sách dựa trên số 0 (ZBB) là một phương pháp lập ngân sách trong đó tất cả các chi phí phải được điều chỉnh cho từng giai đoạn mới. Quá trình này bắt đầu từ “cơ sở số 0” và mọi chức năng trong tổ chức đều được phân tích về nhu cầu và chi phí của nó. Sau đó, ngân sách sẽ được xây dựng dựa trên những gì cần thiết cho giai đoạn sắp tới bất kể ngân sách sau cao hơn hay thấp hơn ngân sách trước.
5. Lập ngân sách hiệu suất
Đây là là một phương pháp quản lý ngân sách tập trung vào kết quả và thành tích đạt được thay vì chỉ dựa trên các chi phí và dự đoán truyền thống. Phương pháp này đặc biệt hữu ích trong việc cải thiện hiệu quả quản lý và tối ưu hóa sử dụng nguồn lực, đồng thời khuyến khích sự đổi mới và cải tiến liên tục trong tổ chức, doanh nghiệp.
Các bước lập kế hoạch ngân sách công ty chi tiết
Việc xây dựng ngân sách tổng thể bao gồm một quy trình có tính hệ thống nhằm đảm bảo tính chính xác, phù hợp và thiết thực trong việc lập kế hoạch và kiểm soát tài chính. Dưới đây là các bước điển hình:
Bước 1: Xác định mục tiêu ngân sách
Mỗi mục tiêu ngân sách cần phải được xác định rõ ràng và cụ thể để dễ dàng đo lường và đánh giá kết quả. Các mục tiêu nên được mô tả một cách cụ thể, ví dụ như tăng trưởng doanh thu lên 15% so với năm trước, giảm chi phí sản xuất đi 10% hoặc mở rộng thị trường sang 3 quốc gia mới.
Mục tiêu ngân sách cần phải cân bằng giữa các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Điều này giúp tổ chức duy trì sự ổn định và bền vững trong quản lý tài chính. Các mục tiêu ngắn hạn có thể giúp đạt được các thành tựu nhanh chóng, trong khi các mục tiêu dài hạn có thể tạo nên sự phát triển bền vững cho tổ chức.
Bước 2: Dự báo các chỉ số ngân sách
Dự báo doanh thu và thu nhập là bước quan trọng nhất trong quá trình lập ngân sách vì đây là số liệu cơ bản để xác định mức độ thu nhập mà tổ chức hoặc cá nhân dự kiến sẽ thu được trong một khoảng thời gian nhất định.
Dự báo chi phí và chi tiêu: các chi phí như chi phí sản xuất, chi phí hoạt động, chi phí marketing, chi phí quản lý và các chi phí khác liên quan đến hoạt động kinh doanh. Việc dự báo chi phí và chi tiêu giúp đưa ra các quyết định hợp lý về việc sử dụng nguồn lực và tối ưu hóa chi phí.
Dự báo lưu chuyển tiền tệ là sự chuyển động của tiền mặt vào và ra khỏi tổ chức hoặc cá nhân trong một khoảng thời gian nhất định. Dự báo lưu chuyển tiền tệ giúp đánh giá khả năng thanh toán và quản lý tài chính hiệu quả. Đặc biệt, dự báo lưu chuyển tiền tệ cũng hỗ trợ việc định hướng đầu tư và vay vốn nếu cần thiết.
Bước 3: Tính toán nguồn vốn
Xác định các nguồn tài trợ (vốn chủ sở hữu, khoản vay) bằng cách xác định nguồn vốn ngắn hạn và dài hạn:
- Nguồn vốn ngắn hạn: Bao gồm các khoản vay ngắn hạn, doanh thu từ các hoạt động kinh doanh như bán hàng, các khoản phải thu từ khách hàng và các khoản phải trả khác trong vòng 12 tháng.
- Nguồn vốn dài hạn: Gồm vốn góp của cổ đông, các khoản vay dài hạn, trái phiếu phát hành và các nguồn vốn kinh doanh khác có thời hạn trên 12 tháng.
Bước 4: Lập bảng ngân sách và cân đối thu - chi
Lập bảng ngân sách và cân đối thu - chi là một bước quan trọng để quản lý tài chính hiệu quả. Dưới đây là các bước cụ thể để lập bảng ngân sách và cân đối thu - chi:
- Bước 1: Liệt kê các khoản thu và chi dự kiến trong một bảng tính hoặc phần mềm quản lý ngân sách.
- Bước 2: Tính toán tổng thu và tổng chi dự kiến. Tại bước này, bạn cần đảm bảo tổng chi không vượt quá tổng thu để đảm bảo lợi nhuận dương.
- Bước 3: Điều chỉnh và cân đối lại bảng ngân sách nếu cần thiết để đáp ứng mục tiêu tài chính và kinh doanh của doanh nghiệp.
Lập bảng ngân sách chi tiết và cân đối thu - chi không chỉ giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về tài chính mà còn giúp quản lý điều hành hiệu quả, đảm bảo tính khả thi và bền vững trong phát triển kinh doanh.
Bước 5: Thiết lập ngân sách dự phòng
Thiết lập và quản lý ngân sách dự phòng cẩn trọng và tính toàn diện để đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn có thể linh hoạt và ổn định trong mọi tình huống. Thiết lập ngân sách dự phòng bằng việc xác định số tiền cần thiết và phân bổ ngân sách cho từng mục tiêu phù hợp:
Xác định số tiền cần thiết cho ngân sách dự phòng: Phân tích các khoản chi tiêu dự phòng cần thiết để đối phó với các nguy cơ đã xác định. Đây có thể bao gồm một số điều như sau:
- Tổng dự phòng cho chi phí vận hành và hoạt động hàng ngày.
- Chi phí dự phòng cho mất mát do thảm họa hoặc thiên tai.
- Dự phòng cho các khoản nợ và các rủi ro tài chính khác.
Phân bổ ngân sách dự phòng cho từng mục tiêu: Chia ngân sách dự phòng thành các khoản chi tiêu cụ thể để đảm bảo rằng mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh đều được bảo vệ.
Bước 6: Triển khai, theo dõi và điều chỉnh budget
Để budget phát huy hết vai trò của mình, doanh nghiệp cần thực hiện kế hoạch ngân sách chặt chẽ giữa các phòng ban, thường xuyên theo dõi hiệu suất so với mục tiêu và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đi đúng hướng.
- Theo dõi ngân sách định kỳ: Kiểm tra và so sánh các chỉ số thực tế với dự kiến trong ngân sách. Điều này giúp xác định sự chênh lệch và dự đoán tình hình tài chính hiện tại và tương lai.
- Phân tích biến động: Đánh giá các biến động và nguy cơ có thể ảnh hưởng đến ngân sách, ví dụ như thay đổi giá cả, chi phí vận hành, hoặc doanh thu.
- Báo cáo và đánh giá ngân sách: Lập báo cáo định kỳ về thực hiện ngân sách và các chỉ số tài chính liên quan. Đưa ra đánh giá về hiệu quả của ngân sách so với mục tiêu ban đầu.
Một số lưu ý giúp bạn xây dựng Budget Plan hiệu quả
Doanh nghiệp thường gặp khó khăn khi lập và quản lý ngân sách theo cách truyền thống vậy nên cần lưu ý một số điều như sau khi xây dựng budget plan.
- Dự báo ngân sách: Khó khăn do cuộc họp nội bộ và việc phân tích số liệu thủ công có thể kéo dài 2-4 tuần gây chậm trễ và nhiều nguy cơ sai sót. Vì vậy tự động hóa quy trình dự báo ngân sách bằng cách sử dụng phần mềm quản lý ngân sách để tự động hóa quá trình thu thập và phân tích dữ liệu.
- Đề xuất ngân sách: Để tránh tốn quá nhiều thời gian và công sức do các bộ phận trì hoãn điền thông tin, ủy ban ngân sách phải thu thập, đối chiếu và tổng hợp dữ liệu thủ công thì doanh nghiệp phải đầu tư thêm nguồn lực để khắc phục.
- Theo dõi sử dụng ngân sách: Độ trễ lớn do báo cáo tiến độ và kết quả sử dụng ngân sách thường chỉ có vào cuối tháng, cuối quý hoặc sau nửa năm. Các thắc mắc về quản lý ngân sách doanh nghiệp gần như không có đáp án ngay lập tức. Do đó, doanh nghiệp có thể áp dụng các dashboard tài chính để cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính hiện tại.
- Điều chỉnh ngân sách: Khi điều chỉnh ngân sách, khối lượng công việc và áp lực tăng cao nên cần nâng cao kỹ năng phân tích và quản lý ngân sách cho các bộ phận liên quan để tăng hiệu quả quản lý tài chính.
Bài viết này cung cấp cho bạn toàn bộ các kiến thức cơ bản về Budget là gì cũng như các bước cụ thể để thiết lập kế hoạch ngân sách hiệu quả cho cá nhân và doanh nghiệp. Đừng quên theo dõi các bài viết tiếp theo của Phương Nam Vina để cập nhật những thông tin mới đầy hữu ích nhé!
Tham khảo thêm:
Chiết khấu là gì? Những điều cần biết về chiết khấu
Chu kỳ kinh doanh là gì? Các giai đoạn của business cycle
Học cách kinh doanh hiệu quả qua 9 bước đơn giản, khôn ngoan
