Với mong muốn điều hành doanh nghiệp một cách suôn sẻ, rất nhiều nhà quản lý đã và đang không ngừng đi kiếm lời giải đáp cho câu hỏi: “Cần tập trung vào những nhân tố gì để đạt được hiệu quả cao nhất?”. Trên thực tế, một vài người khi đứng trước vấn đề này thường tập trung vào các vấn đề nội tại, nhưng cũng có số khác lại cho rằng nên quan tâm đến yếu tố bên ngoài. Mặt khác, cũng có nhiều ý kiến đồng tình với việc nên đẩy mạnh việc kết hợp cả hai để mang lại hiệu quả tốt nhất.
Đó cũng chính là lý do vì sao mà mô hình 7S của McKinsey đã xuất hiện và là giải pháp tuyệt vời giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề này một cách ổn thỏa. Mặc dù là một mô hình “sinh sau đẻ muộn” nhưng những gì mà 7S mang lại đã làm thay đổi suy nghĩ, tư duy của rất nhiều công ty trên toàn cầu. Vậy 7S là gì? Làm thế nào để ứng dụng mô hình này một cách hiệu quả vào trong doanh nghiệp? Hãy cùng chúng tôi theo dõi nội dung chi tiết dưới đây để tìm hiểu kỹ hơn nhé.
Mô hình 7S là gì?
Nếu đã từng làm việc trong một doanh nghiệp có quy mô lớn, môi trường chuyên nghiệp với nhiều quy định thì có lẽ, mô hình 7S không phải là một khái niệm xa lạ đối với bạn. Tuy nhiên, thực tế thì không phải ai cũng hiểu được bản chất của 7S là gì mà chỉ đơn thuần nghe và làm theo đúng với những nội quy mà công ty đưa ra.
Theo đó, mô hình 7S được phát triển vào những năm 1980 bởi các chuyên gia tư vấn của McKinsey (một trong ba công ty tư vấn chiến lược lớn nhất thế giới), bao gồm: Tom Peters, Robert Waterman và Julien Philips, ngoài ra còn có sự hỗ trợ của Anthony G. Athos và Richard Pascale. Đây là mô hình được viết tắt bởi 7 từ tiếng Anh và chúng đều bắt đầu chữ “S”, đó là: Strategy - Chiến lược, Structure - Cấu trúc, Systems - Hệ thống, Style - Phong cách, Skills - Kỹ năng, Shared values - Giá trị chia sẻ và Staff - Nhân viên.
Mô hình này được triển khai nhằm thể hiện sự nhấn mạnh vào nguồn nhân lực (yếu tố mềm “S”) thay vì tập trung vào các yếu tố hữu hình cho hoạt động sản xuất như: vốn, thiết bị, cơ sở hạ tầng. Có thể nói, mô hình 7S McKinsey giống như một chiếc chìa khóa để giúp doanh nghiệp mở ra một cánh cửa với những chiến lược ấn tượng để mang lại hiệu suất cao hơn cho tổ chức.
Điểm mấu chốt của mô hình 7S cho doanh nghiệp đó chính là tất cả 7 yếu tố trên đều có sự liên kết với nhau và bất kỳ một sự thay đổi nào đến từ một trong số các yếu tố này cũng sẽ làm cho các yếu tố còn lại phải thay đổi để duy trì hoạt động cho doanh nghiệp. Kể từ khi ra mắt cho đến nay, 7S đã được sử dụng một cách rộng rãi bởi các học giả và chuyên gia, đồng thời là một trong những công cụ phân tích thiết kế tổ chức của công ty phổ biến nhất trên thế giới.
Tầm quan trọng của việc áp dụng mô hình 7S đối với doanh nghiệp
Sau khi đã trải qua rất nhiều giai đoạn phát triển thì đến nay, 7S đã được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng thành công, đặc biệt là trong quá trình xây dựng chiến lược và lập kế hoạch kinh doanh. Vậy khi sử dụng mô hình 7S MCKinsey, doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích gì cho hoạt động phát triển của mình?
- Thông qua mô hình 7S marketing, doanh nghiệp sẽ hiểu được sự thay đổi của hệ thống quản lý và ảnh hưởng của nó đến toàn bộ bộ máy hoạt động.
- Dễ dàng lên kế hoạch, mục tiêu đối với bất kỳ sự thay đổi quy trình của hoạt động nào.
- Tạo ra sự thay đổi văn hóa chiến lược và cơ bản của doanh nghiệp.
- Xây dựng mối liên kết tốt nhất trong tất cả bảy yếu tố của mô hình 7S nhằm đạt được mục tiêu và chiến lược đã đề ra.
- Mô hình 7S sẽ cho phép doanh nghiệp có thể sử dụng phù hợp với bộ máy, sắp xếp các phòng ban cũng như quy trình khi tổ chức mua lại hay sát nhập.
Các nhân tố cấu thành nên mô hình 7S
Mô hình 7S McKinsey được các doanh nghiệp ứng dụng chủ yếu vào quy trình thiết lập chiến lược kinh doanh và đóng vai trò giống như một công cụ quản trị hiệu quả. Thoạt nhìn thì các thành phần trong mô hình này có vẻ tách biệt và hoạt động độc lập. Tuy nhiên, trên thực tế thì các nhân tố này lại có mối quan hệ vô cùng mật thiết và tác động, phụ thuộc lẫn nhau, đồng thời chia thành hai danh mục là nhân tố cứng và nhân tố mềm, cụ thể:
1. Nhân tố cứng
Structure (Cấu trúc)
Structure (Cấu trúc) chính là cách thức mà bộ máy doanh nghiệp sẽ vận hành. Hiểu theo nghĩa đơn giản hơn thì cấu trúc này có nội dung giúp cho các doanh nghiệp có thể quản lý điều hành và giúp việc hợp tác giữa nhiều bộ phận trong cùng một tổ chức được thực hiện một cách khoa học, thuận lợi hơn. Để xác định yếu tố cấu trúc trong mô hình 7S, doanh nghiệp cần phải trả lời được những câu hỏi dưới đây:
- Các công ty / đội nhóm được phân chia như thế nào?
- Hệ thống cấp bậc của doanh nghiệp là gì?
- Làm thế nào để các phòng ban khác nhau có thể cùng liên kết và hoạt động chung?
- Đâu là cách để từng thành viên trong nhóm / tổ chức có thể điều chỉnh bản thân?
- Quy trình đưa ra quyết định nên kiểm soát tập trung hay phân tán?
- Ngôn ngữ giao tiếp nên rõ ràng hay ẩn dụ?
Strategy (Chiến lược)
Nhân tố Strategy (Chiến lược) chính là mục tiêu và tầm nhìn để doanh nghiệp có thể định hướng phát triển cho mình. Bên cạnh đó, khi có một chiến lược cụ thể thì doanh nghiệp có thể sàng lọc và loại bỏ đi các nhân tố tiêu cực có thể ảnh hưởng đến dự án hay quá trình hoạt động của mình. Ngoài ra thì chiến lược sẽ còn giúp cho doanh nghiệp giữ vững và xây dựng được lợi thế cạnh tranh trước đối thủ.
- Chiến lược của doanh nghiệp bạn là gì?
- Đâu là cách để doanh nghiệp có thể đạt được những mục tiêu đã đề ra?
- Có cách nào để giảm thiểu tối đa sự cạnh tranh của các đối thủ không?
- Khi nhu cầu của khách hàng bất ngờ có sự thay đổi, doanh nghiệp cần làm gì để giải quyết?
- Doanh nghiệp nên điều chỉnh chiến lược như thế nào để phù hợp với sự biến động của thị trường?
Systems (Hệ thống)
Systems (Hệ thống) là một trong những nhân tố cứng của mô hình 7S và cũng là nội dung, thủ tục, hoạt động hay các luồng thông tin mà bộ máy doanh nghiệp có thể xử lý. Nói cách khác, hệ thống chính là cách mà nhân sự trong một doanh nghiệp có thể giải quyết và hoàn thành các công việc được giao.
- Hệ thống chính nào đang có nhiệm vụ vận hành tổ chức? Nên cân nhắc hệ thống tài chính và nhân sự, cũng như việc giao tiếp và quá trình lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp.
- Hệ thống quản lý doanh nghiệp đang ở đâu? Làm thế nào để bạn có thể đo đạc và đánh giá chúng?
- Những quy tắc và quy trình nội bộ nào được mọi người sử dụng để tiện theo dõi?
2. Nhân tố mềm
Trong số các yếu tố của mô hình McKinsey 7S, Shared values (giá trị cốt lõi) được xem là yếu tố cơ bản nhất và cung cấp nền tảng cho sáu yếu tố còn lại. Đây chính là những giá trị cốt lõi của công ty và được minh chứng một cách rõ rệt trong văn hóa doanh nghiệp cũng như đạo đức công việc chung. Trong đó, yếu tố then chốt nhất của giá trị chia sẻ đó chính là tầm nhìn, nét đẹp và bản sắc văn hóa mà doanh nghiệp tạo nên bởi chúng sẽ định hình chuẩn mực cũng như tiêu chuẩn hướng hành vi của nhân viên công ty.
- Đâu là giá trị được chia sẻ của công ty? Các giá trị đó mạnh mẽ ra sao?
- Văn hóa nội bộ trong phạm vi doanh nghiệp được thể hiện như thế nào?
- Giá trị cơ bản nào mà doanh nghiệp đang muốn theo đuổi trong tương lai?
Style (Phong cách)
Nhân tố Style (Phong cách) ở đây không phải là khái niệm được hiểu theo nghĩa đơn thuần mà chính là cách thức các nhà quản lý điều hành bộ máy doanh nghiệp. Tất nhiên, để có thể hình thành nên Style (Phong cách) và biến nó trở thành một trong những yếu tố quan trọng của mô hình 7S marketing thì các nhà lãnh đạo không chỉ thể hiện thông qua hành đồng, mà đó còn là những cử chỉ và lời nói phát ra từ chính họ. Hiện nay, mỗi một nhà điều hành đều có phong cách quản lý bộ máy của riêng mình sao cho phù hợp với doanh nghiệp, từ đó dễ dàng đạt được những mục tiêu chiến lược đã đề ra.
- Phong cách lãnh đạo của đội ngũ quản lý được thể hiện như thế nào?
- Phong cách lãnh đạo đó liệu có phù hợp và mang lại hiệu quả không? Nếu có thì hiệu quả như thế nào?
- Nhân viên hay thành viên trong nhóm liệu có đang cạnh tranh hay hợp tác với nhau?
- Các nhóm trong công ty có đang hoạt động hiệu quả hay đó chỉ là một hình thức?
Skills (kỹ năng)
Đối với bất kỳ một công việc nào, nếu bạn có kỹ năng làm việc tốt thì chắc chắn, bạn sẽ hoàn thành nhiệm vụ được giao một cách dễ dàng. Tương tự, nếu như bạn thật sự hiểu mô hình 7S là gì thì có lẽ, bạn cũng sẽ biết rằng việc thể hiện kỹ năng làm việc cần được cấu thành từ cả nhân viên và ban lãnh đạo. Chỉ khi bạn hội tụ đủ được những skill riêng biệt, phù hợp thì đã phần nào giành được lợi thế cạnh tranh và ưu thế nổi trội so với bộ máy doanh nghiệp khác.
- Nhân sự của đội nhóm / doanh nghiệp của bạn mạnh về kỹ năng gì?
- Có kỹ năng nào đang bị lệch pha so với tổng thể chung không?
- Công ty / tổ chức của bạn được mọi người biết đến vì điều gì?
- Thành viên trong nhóm / tổ chức hay doanh nghiệp có khả năng hoàn thành các công việc khác không?
- Skills (kỹ năng) sẽ được đo đạc và đánh giá như thế nào?
Staff (nhân viên)
Staff (nhân viên) chính là một yếu tố cực kỳ quan trọng mà không có bất cứ bộ máy doanh nghiệp nào có thể phủ nhận được công sức cũng như đóng góp của họ. Nếu như chất lượng nguồn nhân lực tốt thì doanh nghiệp sẽ dễ dàng phát triển và đạt được những thành tựu như mong muốn. Bởi trên tất cả mọi lý do, con người luôn là yếu tố làm nên sự thành công cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đây cũng chính là lý do mà nhân lực luôn là yếu tố cần nhận được nhiều sự quan tâm của chủ doanh nghiệp, luôn được đầu tư hết cỡ và hỗ trợ tuyệt đối để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
- Các tổ chức có nhóm trưởng (leader) biết dẫn dắt và chỉ đạo một cách chi tiết không?
- Hệ thống nhân sự liệu có cần bổ sung thêm vị trí nào không?
- Liệu có sự chênh lệch nào về năng lực giữa các nhân viên với nhau không?
Khi nào doanh nghiệp nên áp dụng mô hình 7S?
Trên thực tế, mô hình marketing 7S được sử dụng cho rất nhiều trường hợp khác nhau và chính những nhà lãnh đạo mới là người biết được đâu là các nhân tố gây ra nhiều ảnh hưởng nhất đến tổ chức. Đồng thời bên cạnh đó, họ cũng sẽ nắm rõ được thời điểm nào thì nên thay đổi, hay cần phải thay đổi nhân tố nào để có thể đạt được những mục tiêu trong tương lai. Vậy nên mà đôi khi, 7S cũng sẽ được áp dụng để đánh giá tính khả thi của một chiến dịch, kế hoạch hay dự án bất kỳ thông qua sự phân tích của 7 yếu tố trong mô hình.
Ngoài ra, đôi khi doanh nghiệp cũng có thể sử dụng 7S trong nhiều tình huống riêng biệt, điển hình như: kiểm tra xem liệu các hoạt động của một số bộ phận khác nhau như thế nào. Đặc biệt, việc áp dụng mô hình 7S còn giúp cho doanh nghiệp của bạn cải thiện được hiệu suất cũng như hiệu quả của tổ chức. Từ đó mà nhà điều hành cũng sẽ xác định được cách tốt nhất để có thể hoàn thành chiến lược một cách xuất sắc. Cuối cùng, mô hình này cũng được sử dụng để kiểm tra sự tác động sẽ làm ảnh hưởng hoặc thay đổi bộ máy hoạt động của tổ chức. Qua đây nhà quản lý sẽ dễ dàng sắp xếp lại quy trình làm việc giữa các phòng ban lại với nhau.
Ưu nhược điểm của mô hình 7S
Từ những nội dung đã được chia sẻ ở trên thì có lẽ, các bạn cũng hiểu được phần nào về bản chất của mô hình McKinsey 7S. Tuy nhiên, cũng giống như các mô hình khác thì 7S dù mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp thông qua những ưu điểm vượt trội của mình thì bên cạnh đó, nó cũng vô tình tạo ra một vài lỗ hổng buộc doanh nghiệp cần phải tìm kiếm để lắp vá, chỉnh sửa.
1. Ưu điểm của mô hình 7S
- 7S hiệu quả hơn so với các mô hình truyền thống bởi mô hình này sẽ chỉ tập trung vào chiến lược và cấu trúc.
- Mô hình 7S của McKinsey sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng sắp xếp lại các quy trình, con người, hệ thống và các giá trị quan trọng.
- Định hình nên một khung tham chiếu để giúp doanh nghiệp có thể nhìn rõ hơn về những ảnh hưởng khi bạn thay đổi hệ thống quản lý.
- Thiết lập một sợi dây gắn kết bền chặt để doanh nghiệp đến gần hơn với những mục tiêu đã đề ra.
- Định hình nên các yếu tố sẽ cần phải thay đổi trong tương lai để giảm thiểu những ảnh hưởng tiêu cực.
- Theo dõi các vấn đề về hiệu suất trong doanh nghiệp để có thể từng bước thay đổi hay cải thiện lại.
- Tìm ra một giải pháp tốt nhất cho một chiến dịch nào đó.
- Giúp cho các tổ chức có thể nhanh chóng xác định cách mà họ nên sắp xếp các bộ phận quan trọng khác nhau để đạt được mục tiêu chung.
2. Nhược điểm của mô hình 7S
- Sự thật thì mô hình 7S marketing ít có sự cân nhắc thích hợp về văn hóa, môi trường và các yếu tố khác trong tổ chức.
- Dễ gây hiểu lầm khi so sánh chiến lược hiện tại của một doanh nghiệp với chiến lược của một doanh nghiệp đang hoạt động tốt hơn hay lớn bởi mô hình 7S không xem xét đến các yếu tố như cơ hội, quản lý rủi ro và phần thưởng khi tiến hành so sánh.
- Muốn áp dụng mô hình McKinsey 7S thành công thì đòi hỏi người thực hiện cần phải có kiến thức sâu sắc về môi trường kinh doanh và công ty để triển khai đúng cách. Nếu như không có kiến thức chuyên sâu về các điều kiện cạnh tranh của thị trường, bạn sẽ không có cách nào dự đoán được liệu các thay đổi được lập kế hoạch sẽ mang lại lợi nhuận hay không.
Cách ứng dụng mô hình 7S của McKinsey vào doanh nghiệp
Mô hình 7S sẽ giúp cho bạn dễ dàng phân tích và xác định khoảng cách giữa những gì mà bạn đang làm và những gì cần thực hiện để có thể đạt được thành công. Nghe thì có vẻ dễ hiểu nhưng thực tế, sẽ rất khó để bạn có thể áp dụng trực tiếp các nhân tố 7S này. Nhưng với các bước dưới đây, doanh nghiệp có thể dễ dàng triển khai mô hình 7S trong hoạt động kinh doanh, marketing một cách hiệu quả.
Bước 1: Xác định thực trạng của công ty
Ở bước 1, doanh nghiệp cần phải xem xét các yếu tố 7S và xác định xem liệu chúng có được liên kết hiệu quả, chặt chẽ với nhau hay không. Thông thường, lãnh đạo sẽ là người cần phải nắm rõ 7 yếu tố và hiểu cách mà chúng được điều phối trong công ty như thế nào. Sau đó, chủ doanh nghiệp sẽ có nhiệm vụ tìm những khoảng trống, điểm yếu và mâu thuẫn giữa các mối quan hệ của các phân tử.
Bước 2: Xác định mục tiêu mà công ty muốn đạt được
Hãy xác định mục tiêu mà công ty muốn đạt được thông qua sự hỗ trợ của ban quản lý cấp cao. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng đạt được những mục tiêu cao hơn và lập ra một kế hoạch thực hiện các chiến lược một cách hiệu quả, an toàn.
Ngoài ra, bạn cũng sẽ cần phải thu thập thêm dữ liệu và có cái nhìn bao quát hơn đối với thị trường mục tiêu thông qua việc nghiên cứu về cách tổ chức của đối thủ cạnh tranh, cũng như cách mà họ đối phó với sự thay đổi của tổ chức.
Bước 3: Lên kế hoạch thay đổi
Bước 3 là giai đoạn miêu tả cơ bản các kế hoạch hành động, các nhân tố mà bạn sẽ cần phải sắp xếp lại và cách mà bạn thực hiện điều đó như thế nào. Nếu nhận thấy rằng cấu trúc và phong cách quản lý không phù hợp với giá trị của công ty thì bạn nên quyết định tái cấu trúc tổ chức, quy trình báo cáo và cà phong cách quản lý nhằm giúp hoạt động của doanh nghiệp thêm hiệu quả hơn.
Bước 4: Tiến hành thực hiện các thay đổi cần thiết
Tiến hành thực hiện chính là giai đoạn quan trọng nhất trong bất kỳ một quá trình thay đổi nào. Bởi chỉ có những thay đổi được thực hiện tốt thì mới nảy sinh ra những tác động tích cực đến toàn diện. Vậy nên, bạn hãy sử dụng nguồn lực trong công ty hay thuê tư vấn phù hợp nhất để hỗ trợ thực hiện các thay đổi.
Bước 5: Kiểm tra và điều chỉnh các nhân tố trong mô hình 7S
Như đã nhấn mạnh ở trên, vì 7 yếu tố trong mô hình 7S có thể được thay đổi liên tục nên việc xem xét, điều chỉnh các nhân tố theo thời gian định kỳ là một việc cần thiết. Cần lưu ý rằng, bất kỳ một thay đổi nào trong một yếu tố cũng đều sẽ ảnh hưởng đến tất cả các yếu tố khác nên bạn phải luôn cần triển khai một phương thức thiết kế tổ chức mới. Ngoài ra đừng quên xem xét chiến lược của mình và các vấn đề có thể phát sinh để đưa ra những biện pháp khắc phục một cách phù hợp.
Ví dụ về mô hình 7S trong thực tế
Để giúp các bạn hiểu về 7S marketing trong cuộc sống đời thực, chúng tôi sẽ giới thiệu một ví dụ về mô hình 7S của MCDonald’s và cách mà thương hiệu này thực hiện để thúc đẩy việc thay đổi cơ cấu tổ chức:
- Strategy - Chiến lược: thương hiệu MCDonald’s đã giành được cho mình một thị phần đáng kể trên thị trường thông qua phương pháp tiếp cận khách hàng bằng chi phí.
- Structure (Cơ cấu): tập trung vào cấu trúc phẳng, tức là tất cả nhân viên đều làm việc như một nhóm gắn bó và dễ dàng tiếp cận với quản lý cấp cao nếu có các yêu cầu.
- Systems (Hệ thống): liên tục thực hiện các giải pháp đổi mới để giảm đi thời gian chờ đợi của khách hàng, đồng thời hỗ trợ cho toàn bộ chuỗi cung ứng và sản xuất của mình càng thêm hiệu quả. Ví dụ điển hình như việc triển khai ứng dụng MCDonald’s hay cho xây dựng các ki - ốt tự đặt hàng.
- Shared Values (Giá trị chia sẻ): hãng tập trung hướng tới tính chính trực cao và phục vụ cho nhiều đối tượng khách hàng tiềm năng. Bên cạnh đó, MCDonald’s còn thuê nhân viên từ các nền tảng khác nhau và khuyến khích tinh thần đồng đội giữa họ và sau cùng, mang đến một số lợi nhuận cho cộng đồng bằng các giá trị chia sẻ như: hòa nhập, phục vụ, chính trực, gia đình và cộng đồng.
- Style (Phong cách): McDonald’s thường có xu hướng thúc đẩy phong cách lãnh đạo với sự tham gia của những người trung tuổi với các nhân viên thuộc từng cấp độ khác nhau. Mục đích của việc này đó chính là để tìm kiếm phản hồi của nhân viên nhằm cải thiện hoạt động cũng như giải quyết xung đột hiệu quả.
- Staff (Đội ngũ nhân viên): với số lượng nhân viên đạt đến con số 210.000 người, McDonald’s được nhận xét là một trong những nhà tuyển dụng lớn nhất trên thế giới hiện nay.
- Skills (Kỹ năng): McDonald’s thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo cho nhân viên để cung cấp trải nghiệm tuyệt vời đến khách hàng.
Như vậy, với những nội dung mà Phương Nam Vina vừa chia sẻ thì có lẽ, các bạn cũng đã hiểu hơn về mô hình 7S là gì cũng như cách ứng dụng mô hình này vào trong đời sống thực tế. Không khó để chúng ta nhận thấy, mô hình 7S cho doanh nghiệp chính là giải pháp giúp xử lý hầu hết các vấn đề hiệu quả của đội nhóm, tổ chức. Nếu cả nhóm và tổ chức không hoạt động tốt thì vấn đề có lẽ nằm ở chỗ các yếu tố không thống nhất với nhau. Một khi tìm ra được những nhân tố không đồng nhất đó, bạn sẽ dễ dàng sắp xếp lại các nhân tố nội tại để cải thiện chúng và đóng góp nhiều hơn vào mục tiêu, giá trị mà mình đang hướng đến.
Tham khảo thêm:
Mô hình 3C là gì? Phân tích mô hình 3C trong marketing
Lợi thế cạnh tranh là gì? Các cách xác định lợi thế cạnh tranh
