Giao tiếp trong kinh doanh và những bí kíp siêu đỉnh

Giao tiếp chính là hoạt động thiết yếu diễn ra thường xuyên trong cuộc sống con người và được ví như cầu nối tình cảm để liên kết chúng ta lại gần với nhau, qua đó dễ dàng đạt được mục tiêu một cách hiệu quả. Điều này lại càng vô cùng quan trọng khi bạn làm việc trong môi trường kinh doanh, giao tiếp chính là bậc thang để đưa doanh nghiệp đến gần hơn với đối tác, khách hàng. Vậy giao tiếp trong kinh doanh là gì? Hãy cùng tìm hiểu khái niệm này ngay trong nội dung dưới đây để giúp bạn có thêm nhiều kỹ năng thuyết phục khách hàng hiệu quả, từ đó giúp cho các cuộc giao dịch sẽ đạt được tỷ lệ thành công cao hơn.

 

Giao tiếp trong kinh doanh là gì?

Giao tiếp kinh doanh chính là việc chia sẻ những thông tin giữa tập thể nhân viên trong nội bộ và các đối tượng bên ngoài công ty như: đối tác, nhà cung cấp, khách hàng,.... Hiểu một cách ngắn gọn thì giao tiếp kinh doanh chính là sự kết nối hoặc mối quan hệ giữa người và người trong mọi hoạt động có liên quan đến lĩnh vực kinh doanh cụ thể.

Có thể khẳng định, giao tiếp hiệu quả trong kinh doanh chính là điều cần thiết cho sự thành công và phát triển của bất kỳ một tổ chức, doanh nghiệp nào. Hành động của chúng không giống như giao tiếp thường ngày mà sẽ luôn hướng tới một mục tiêu nhất định.

Các loại hình giao tiếp trong kinh doanh

Hiện nay, giao tiếp trong kinh doanh được chia thành 4 loại hình khác nhau và tùy thuộc vào từng tình huống mà bạn sẽ biết trường hợp đó thuộc loại hình kinh doanh nào, cụ thể:

- Giao tiếp trực tiếp (In-person Communication): giao tiếp trực tiếp thường được thể hiện giữa các thành viên trong nhóm hoặc giữa nhân viên kinh doanh với khách hàng. Đây là loại hình được cho là một hoạt động thiết yếu diễn ra hàng ngày của nhiều công ty, doanh nghiệp hiện nay.

- Giao tiếp gián tiếp (Remote Communication): là loại hình giao tiếp mà người nói sẽ truyền tải thông tin đến người nhận bằng các phương tiện trung gian như: email, gọi điện thoại, fax, giấy tờ, văn bản,....

- Giao tiếp đồng bộ (Synchronous communication): loại hình giao tiếp này sẽ xảy ra trong thời gian thực và tất cả những người có liên quan đều sẽ được nghe. Trong một số trường hợp, việc giao tiếp từ xa thông qua điện thoại, gọi video hay hội nghị truyền hình cũng được xem là loại hình giao tiếp đồng bộ.

- Giao tiếp không đồng bộ (Asynchronous communication): Đây là một phương thức giao tiếp mà thông tin có thể được truyền tải một cách thuận tiện cho cả hai bên và không yêu cầu mọi người phải phản hồi ngay lập tức. Khác với việc giao tiếp đồng bộ, giao tiếp không đồng bộ sẽ có một khoảng thời gian dài từ thời điểm mà nhân viên kinh doanh gửi thông điệp cho đến khi khách hàng phản hồi.

 

Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh

Trong lĩnh vực kinh doanh, giao tiếp được xem là một nghệ thuật và người nào có khả năng giao tiếp tốt sẽ sở hữu cho mình đến 80% khả năng thành công. Nếu bạn không tin, hãy tìm hiểu về tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp dưới đây để chứng minh cho luận điểm trên là đúng.

1. Nắm bắt được tâm lý khách hàng

Khách hàng chính là một nhân tố quan trọng giúp tạo ra các giá trị lợi ích cho doanh nghiệp và giúp công ty có thể đứng vững, phát triển trong thị trường kinh doanh. Thông qua quá trình phân tích thị trường và khảo sát thực tế, bạn có thể dễ dàng nhận thấy được nhu cầu của khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ mà mình đang kinh doanh. Một khi đã hiểu được khách hàng đang cần gì thì bạn mới có thể cung cấp sản phẩm phù hợp, đồng thời xây dựng những chiến lược marketing tốt nhất.

 

2. Truyền tải thông tin chính xác, rõ ràng

Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh sẽ giúp bạn có thể biểu đạt được những suy nghĩ của mình, đồng thời truyền tải các thông tin xác thực nhất cho đối tác và khách hàng. Nếu trong trường hợp vô tình đưa ra những nội dung sai lệch và phát hiện kịp thời thì với kỹ năng giao tiếp vốn có, bạn sẽ linh hoạt hơn trong việc đưa ra phương án kịp thời để làm dịu tai người nghe một cách tốt nhất.

3. Xây dựng được lực lượng nhân viên nòng cốt hùng hậu

Để sở hữu được một đội ngũ nhân viên tài năng thì doanh nghiệp cần có một nhà lãnh đạo tài giỏi, có trình độ giao tiếp tốt và khả năng đào tạo nhân viên hiệu quả. Đặc biệt, việc sở hữu kỹ năng giao tiếp ở mức độ nhất định sẽ giúp người lãnh đạo có thể kết nối được nhân viên với nhau, từ đó tạo ra môi trường làm việc đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau và thúc đẩy được tinh thần làm việc cùng cố gắng phát triển.

 

4. Xác định được nhu cầu của thị trường

Thông qua quá trình giao tiếp với khách hàng, người làm kinh doanh chắc chắn sẽ dễ dàng nắm bắt được những kỳ vọng, mong muốn của họ và biết được sản phẩm của mình có đủ tiềm năng để đáp ứng cho thị trường hay không, hay cần phải cải thiện yếu tố nào,.... Một khi nắm bắt được thị trường thì bạn sẽ đi đúng mục đích kinh doanh ban đầu của mình, đồng thời dễ dàng mang về nguồn lợi nhuận to lớn để giúp cho doanh nghiệp phát triển tốt hơn mỗi ngày.

5. Tăng sự hài lòng và hoàn thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng

Giao tiếp hiệu quả trong kinh doanh cũng đồng nghĩa với việc bạn sẽ làm hài lòng khách hàng của mình hơn. Bởi nếu giao tiếp kém, nhân viên khi đối mặt với khách hàng sẽ không có được các thông tin mà họ cần. Còn với khách hàng thì họ sẽ không cảm nhận được tinh thần của nhân viên, từ đó có cái nhìn không tốt đối với doanh nghiệp.

Ngoài ra, một chiến lược giao tiếp hiệu quả trong kinh doanh cũng là cơ sở cần thiết để xây dựng môi trường công sở tốt. Các doanh nghiệp có môi trường làm việc với nhân viên giao tiếp cởi mở, minh bạch thường có bầu không khí lành mạnh, mọi người thường có động lực để hoàn thành công việc được giao và hài lòng hơn với công ty.

6. Tạo cơ hội thăng tiến cho mỗi cá nhân

Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh tốt sẽ giúp bạn tạo ra những mối quan hệ thân thiết với đồng nghiệp, bạn bè, thậm chí là cấp trên. Điều này giúp cho con đường sự nghiệp của bạn trở nên dễ dàng thăng tiến hơn trong môi trường kinh doanh. Bên cạnh đó, kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp bạn trở nên uy tín, đáng tin cậy, đồng thời dễ dàng được giao những công việc quan trọng như gặp gỡ khách hàng hay trao đổi với đối tác.

 

Một số nghệ thuật giao tiếp hiệu quả trong kinh doanh bạn nên ghi nhớ

Có một sự thật mà bạn cần phải ghi nhớ đó là việc giao tiếp hàng ngày và kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh hoàn toàn không giống nhau. Chẳng hạn, bạn có thể sử dụng những câu nói hài hước, dí dỏm để trò chuyện cùng với người thân nhưng trong giao tiếp kinh doanh, cách sử dụng ngôn ngữ lại khác biệt hoàn toàn. Vậy nên việc trang bị cho mình các bí quyết và nguyên tắc trong giao tiếp kinh doanh sẽ giúp bạn có thêm nhiều kinh nghiệm để buổi trao đổi công việc được thành công như mong muốn.

1. Nhớ tên người đối diện

Cá nhân hóa đang là một xu hướng được rất nhiều người áp dụng vào trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là khhi chăm sóc khách hàng. Cụ thể, khi khách hàng biết được bạn vẫn luôn ghi nhớ tên của họ giữa hàng trăm, hàng nghìn người từng tiếp xúc thì chắc chắn, họ sẽ có thiện cảm và đánh giá cao về bạn và cuộc nói chuyện cũng sẽ trở nên dễ chịu hơn.

 

2. Luôn chuẩn bị trước nội dung trao đổi

Trong kinh doanh, kể cả đối tác hay khách hàng đều cần phải có sự chính xác và rõ ràng. Chính vì vậy, bạn cần phải có sự chuẩn bị trước về những nội dung sẽ được thảo luận để không làm lãng phí thời gian khi trao đổi, đàm phán.

Ngoài những thông tin chi tiết về doanh nghiệp, dự án hay đối tác, bạn cũng cần phải bổ sung thêm những câu hỏi mà bản thân vẫn còn chưa rõ về khách hàng, đồng thời soạn sẵn các câu trả lời mà họ có thể sẽ đề cập đến. Việc làm này sẽ giúp bạn trở nên tự tin hơn trong cuộc đàm phán với đối tác, cũng như làm cho họ có đánh giá cao hơn về sự chuyên nghiệp của mình.

3. Thể hiện tầm quan trọng của đối phương

Chúng ta thường có tâm lý đáp ứng yêu cầu của người khác khi nghĩ rằng mình là người đặc biệt với họ. Lợi dụng điều này, rất nhiều người làm kinh doanh đã áp dụng cho chính khách hàng của mình và hầu như ai cũng đều thành công.

Tuy nhiên, đừng quá cố gắng chèo kéo khách hàng bằng các văn mẫu như: “Tháng này em vẫn chưa đạt đủ KPI, anh / chị hãy đăng ký giúp em nhé”, hay “Hợp đồng này mà em không ký được là sẽ bị đuổi việc”,.... Cách nói này sẽ chỉ khiến cho khách hàng cảm thấy áp lực và không muốn nói chuyện với bạn.

4. Biết cách lắng nghe

Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh sẽ bao gồm hai hoạt động nghe và nói. Mặc dù thông điệp muốn truyền tải rất quan trọng, nhưng bạn cũng phải cho mọi người thấy rằng bạn đang coi trọng ý kiến của người khác bằng cách luôn sẵn sàng lắng nghe vấn đề của họ. Chỉ khi học cách lắng nghe, bạn sẽ thể hiện bản thân là một người lịch sự và tôn trọng người khác, đồng thời dễ dàng lựa chọn được thời điểm chốt sale bách phát bách trúng.

5. Nói chuyện rõ ràng, nhất quán

Kinh doanh là một lĩnh vực mà ở đó, bạn cần phải có sự minh bạch, rõ ràng. Do đó, việc sử dụng ngôn ngữ trong kinh doanh cũng cần phải mang tính chuẩn mực và chính xác. Tốt nhất, bạn đừng nên tỏ ra nôn nóng hay thể hiện bản thân quá nhiều. Thay vào đó, việc tỏ ra từ tốn và luôn tự tin chính là một điểm cộng để giúp bạn không ngừng “ghi điểm” trong mắt người đối diện.

 

6. Chú ý ánh mắt của bạn

Ánh mắt chính là một “công cụ” để giúp bạn có thể nhanh chóng nhận ra thái độ, cảm xúc của đối tác, khách hàng trong cuộc trò chuyện. Đó chính là lý do vì sao mà khi giao tiếp, bạn cần phải chú ý đến ánh mắt của mình, tránh bộc lộ cảm xúc tiêu cực bởi điều này có thể làm ảnh hưởng đến kết quả cuộc trò chuyện.

Bên cạnh đó, khi giao tiếp với người khác thì bạn nên nhìn thẳng họ để thể hiện bản thân đang quan tâm đến câu chuyện đang được đề cập. Tuy nhiên, một số người sẽ cảm thấy khó chịu khi bị nhìn thẳng vào mắt nên với trường hợp này, bạn hãy nhìn vào nhân trung, khu vực giữa hai chân mày của họ.

7. Làm chủ cảm xúc

Một trong số các nguyên tắc trong giao tiếp kinh doanh mà bạn cần ghi nhớ đó chính là biết làm chủ cảm xúc của mình. Khi tiếp xúc với người đối diện, bạn hãy luôn nhắc nhở bản thân mình phải biết cách kiểm soát cảm xúc để nó không chi phối, tác động xấu đến cuộc trò chuyện. Bởi khi đó, nếu không biết kiểm soát xúc cảm thì bạn sẽ rất dễ đưa ra những quyết định, hành vi thiếu chuẩn mực, qua đó khiến hình ảnh công ty bị bôi xấu.

8. Đưa ra lời khuyên đúng thời điểm

Muốn giao tiếp hiệu quả trong kinh doanh thì đòi hỏi bạn phải là người cực kỳ nhanh nhạy để nắm bắt các thông tin truyền đạt từ đối tác. Cụ thể, khi đối tác của bạn nói lên suy nghĩ thì bạn hãy lắng nghe một cách cẩn thận để hiểu rõ những gì mà họ muốn truyền đạt, sau đó từ tốn đưa ra lời khuyên nếu họ muốn nghe ý kiến của bạn. Ngoài ra, bạn cũng đừng vội đánh giá suy nghĩ của đối phương dù có thể theo bạn, đó là một ý tưởng tồi.

9. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể khéo léo

Giao tiếp không đơn thuần chỉ diễn ra bằng lời nói mà còn là hình thức giao tiếp phi ngôn ngữ, chẳng hạn như ngôn ngữ cơ thể. Lúc này, bạn cần phải chú ý đến phong thái, cách ăn mặc và cả biểu hiện của khuôn mặt,... sao cho thật thoải mái, đừng để người đối diện cảm thấy khó chịu khi họ đang giao tiếp với bạn.

10. Mỉm cười để kéo gần mối quan hệ

Một bí kíp thuộc các nguyên tắc trong giao tiếp kinh doanh tiếp theo đó chính là hãy luôn mỉm cười để chào đón khách hàng của bạn, ngay cả khi đó là cuộc trò chuyện thông qua điện thoại. Chắc chắn, bất cứ ai cũng không muốn nói chuyện với những nhà cung cấp dịch vụ có thái độ lồi lõm, khó chịu. Nếu bạn tỏ ra giọng điệu nghe có vẻ thô lỗ, tiêu cực thì khách hàng chắc chắn sẽ nhận ra ngay và điều đó chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng.

 

11. Kỹ năng thuyết phục

Thuyết phục là một kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh mà bạn sẽ sử dụng lời nói và lập luận của mình để làm cho người khác chấp nhận với quan điểm, ý kiến hoặc hành động theo. Đây cũng là một kỹ năng bán hàng quan trọng để giúp bạn có thể nhanh chóng đạt được sự đồng thuận và hỗ trợ từ phía các đối tác kinh doanh, nhân viên, khách hàng hoặc các bên liên quan khác. Tất nhiên, để có thể thuyết phục được người khác thì bạn cần phải thật sự hiểu rõ đối tượng và nắm bắt được nhu cầu cũng như mong muốn của họ.

12. Đặt câu hỏi một cách thông minh

Không thể phủ nhận, việc đưa ra những câu hỏi quan trọng sẽ giúp bạn tích lũy thêm thật nhiều thông tin cần thiết để có thể học hỏi và tích lũy. Thế nhưng, câu hỏi được đặt ra phải thật sự tinh tế để giúp cho người nghe cảm thấy thoải mái, dễ chịu. Đồng thời, việc đặt câu hỏi thông minh sẽ còn giúp bạn tạo được thiện cảm với người đối diện bởi điều đó chứng tỏ bạn đang thật sự hiểu rõ vấn đề.

13. Kiên định quan điểm

Từ lâu, câu nói “khách hàng là thượng đế” vẫn luôn là một kim chỉ nam khi hoạt động của bất kỳ một tổ chức, doanh nghiệp nào. Chỉ khi tôn trọng và đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu thì bạn mới có thêm nhiều cơ hội để thuyết phục họ. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn chấp nhận nhường nhịn họ một cách vô cớ và gây ra bất lợi cho công ty của mình.

Đó là chưa tính đến trường hợp, việc thay đổi quan điểm trong quá trình đàm phán còn khiến cho đối tác, khách hàng cảm thấy hoài nghi về mức độ uy tín của công ty, cũng như chất lượng sản phẩm mà bạn đang giới thiệu cho họ. Vậy nên mà trong bất kỳ hoàn cảnh nào, bạn cũng nên kiên trì với quan điểm mà mình đưa ra. Bởi những khách hàng thông minh sẽ luôn lựa chọn những đối tác có chính kiến và biết kiên định với quan điểm của mình chứ không bao giờ chọn hợp tác với những người thường xuyên thay đổi.

14. Liên hệ với những câu chuyện thường nhật

Để giúp cho cuộc trò chuyện trở nên thật gần gũi và dễ hiểu, bạn hãy gắn chúng với những sự kiện đang diễn ra mỗi ngày. Chẳng hạn, với những người bán mỹ phẩm thì họ sẽ không giới thiệu ngay các đặc tính của sản phẩm mà thay vào đó, họ sẽ khơi gợi lên những lý do mà phụ nữ mong muốn mình được trở nên xinh đẹp, điển hình như: trở nên tự tin hơn, giữ gìn mối quan hệ vợ chồng,.... Sau đó, họ mới bắt đầu đưa ra sản phẩm để giúp cho khách hàng có thể đạt được những điều trên.

 

Một số tình huống giao tiếp trong kinh doanh thường gặp và cách xử lý

Trong quá trình làm việc hay kinh doanh, đôi lúc bạn sẽ gặp phải một số tình huống mà bản thân không biết xử trí ra sao. Chính vì vậy mà dưới đây sẽ là những ví dụ về một số trường hợp hay gặp cùng cách giải quyết tương ứng để mọi người áp dụng hiệu quả.

1. Khi nhận các phản hồi tiêu cực

Trong quá trình bán hàng, việc gặp phải những đối tượng khách hàng khác nhau là điều rất dễ hiểu. Chính vì thế, không có gì bất ngờ khi nhiều lúc, bạn sẽ gặp phải các phản hồi tiêu cực về chất lượng sản phẩm / dịch vụ từ chính khách hàng của mình.

Lúc này, để giải quyết vấn đề thì bạn hãy lắng nghe ý kiến của họ thay vì phản ứng lại một cách thái quá cũng như biện minh cho sản phẩm / dịch vụ của mình. Sau đó, việc mà bạn cần làm chính là thể hiện sự đồng cảm một cách chân thành, đồng thời làm rõ vấn đề mà khách hàng đang gặp phải và xử lý chúng một cách nhanh nhất có thể.

 

2. Khi gặp câu hỏi nằm ngoài tầm hiểu biết

Một trong những tình huống giao tiếp mà các dân sales thường hay gặp phải đó chính là những câu hỏi nằm ngoài tầm hiểu biết. Lúc này, nhiều trường hợp các nhân viên thường hay cố gắng tỏ ra mình là người chuyên nghiệp nên trả lời lấp liếm, hoặc thậm chí là đoán bừa.

Đối với trường hợp trên thì cách tốt nhất là bạn hãy gửi lời xin lỗi khách hàng và mong rằng họ có thể chờ mình trong ít phút. Sau đó, bạn hãy liên hệ với bộ phận chuyên môn để có được câu trả lời chính xác nhất cho khách hàng.

3. Khi khách hàng, đồng nghiệp nổi nóng

Có rất nhiều trường hợp mà khách hàng, đồng nghiệp bỗng dưng nổi nóng một cách vô cớ đối với bạn. Thậm chí, đôi lúc họ còn lớn tiếng và mắng chửi bạn một cách thậm tệ. Khi gặp phải tình huống này, bạn cần phải biết cách kiềm chế cảm xúc của bản thân và dù cho mình có bị oan ức thì cũng không nên đôi co với khách hàng hay đồng nghiệp. Điều này sẽ chỉ khiến cho bạn đang đúng trở thành sai.

Thay vào đó, khi gặp phải khách hàng hay đồng nghiệp nóng tính, bạn cần trút hết mọi bực dọc của mình đi và bình tĩnh khuyên nhủ họ. Tốt nhất là để cho họ nói hết một lúc rồi mới lên tiếng hòa giải, đồng thời không nên im lặng quá lâu bởi như thế sẽ khiến cho khách hàng, đồng nghiệp cảm thấy bạn thờ ơ và coi thường sự tồn tại của họ.

 

Như vậy, với những kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh vừa được Phương Nam Vina chia sẻ, chúng tôi hi vọng bạn sẽ tham khảo và biết cách áp dụng hiệu quả vào trong công việc của mình. Rõ ràng, kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh không phải là một việc khó nhưng bạn cũng đừng bao giờ xem nhẹ bởi mỗi lời nói, hành động của bản thân đều đại diện cho uy tín của doanh nghiệp. Chúc bạn thành công!

Tham khảo thêm:

 Bỏ túi 12 kỹ năng bán hàng online hiệu quả, đắt khách

 Mối quan hệ giữa chất lượng dịch vụ và sự hài lòng khách hàng

 Hành vi khách hàng là gì? 5 bước nghiên cứu hành vi khách hàng