Bạn có biết CMS là gì không? Đây là một hệ thống quản lý nội dung được sử dụng vô cùng rộng rãi trên hơn 88 triệu trang web hiện nay. Sự xuất hiện của CMS được đánh giá là bước tiến của lĩnh vực công nghệ thông tin khi người dùng không cần biết code mà vẫn tạo ra cho mình các website chuyên nghiệp và quản lý nội dung dễ dàng. Vậy nên, nếu bạn đang muốn tìm hiểu nhiều hơn về phần mềm ấn tượng này thì hãy cùng chúng tôi tham khảo chi tiết hơn qua nội dung bên dưới.
CMS là gì?
CMS là thuật ngữ được viết tắt của Content Management System, dịch sang tiếng Việt có nghĩa là hệ thống quản lý nội dung của trang web. Hiểu theo nghĩa đơn giản thì CMS chính là một công cụ quản trị website chuyên nghiệp khi có khả năng điều khiển, quản lý tất cả các hoạt động liên quan đến nội dung và thông tin được đăng tải trên trang web. Các nội dung này bao gồm có văn bản (tin tức), hình ảnh, video, thông tin liên hệ và danh mục,.... Riêng đối với các CMS nâng cao, người dùng có thể áp dụng để tiến hành chỉnh sửa, thay đổi giao diện hiển thị, phân loại danh mục và thực hiện nhiều thao tác phức tạp khác,... mà không cần phải có kiến thức chuyên sâu về code.
Cơ chế hoạt động của hệ thống CMS
Hiện nay, một website khi được xây dựng sẽ bao gồm hai phần chính là FrontEnd (giao diện bên ngoài) và BackEnd (quản lý bên trong). Vậy nên trong quá trình thiết lập trang web, bạn cần phải tiến hành lập trình và viết mã code cho cả hai phần này. Trong đó, ngôn ngữ lập trình thường được sử dụng cho FrontEnd là CSS, HTML, JavaScript, còn với BackEnd thì sẽ dùng PHP, JavaScript, Python,....
Nhưng với việc áp dụng CMS vào trong thiết kế web, người dùng sẽ không cần phải can thiệp vào các phần này nữa. Bởi khi đó, CMS đã tiến hành tạo ra một hệ thống có khả năng chạy trực tiếp trên trình duyệt. Lúc này, hệ quản trị nội dung sẽ cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa và xuất bản nội dung hay thiết lập các bố cục đơn giản trên giao diện BackEnd. Khi muốn xuất bản, người dùng chỉ cần kiểm tra lại toàn bộ nội dung một lần nữa và nhấn nút xuất bản là xong. Còn lại các công việc kết nối với máy chủ sẽ được phần mềm CMS tự động xử lý.
Các chức năng cơ bản của CMS
Theo các chuyên gia về lập trình, một hệ thống CMS đầy đủ sẽ cần phải đáp ứng được những tính năng sau:
1. Quản lý nội dung
Với CMS, người dùng có thể dễ dàng chỉnh sửa, thêm hoặc xóa nội dung. Nếu phát hiện lỗi hoặc cần cập nhật thông tin cho những bài viết đã cũ, CMS vẫn cho phép thực hiện một cách đơn giản.
2. Quản lý người dùng và quyền truy cập
Đây là tính năng quan trọng đối với doanh nghiệp có nhiều nhân viên tham gia vào công việc phát triển nội dung. Lúc này, người dùng (admin) có thể dễ dàng thêm mới nhân viên và phân quyền cho họ với các vai trò khác nhau như biên tập viên, quản trị viên,.... Nhờ tính năng này mà người quản trị web có thể dễ dàng quản lý và theo dõi công việc một cách hiệu quả.
3. Quản lý tài nguyên của website
CMS cho phép người dùng quản lý tất cả các tài nguyên của website, bao gồm version, sitemap, các loại tệp tin và tài liệu. Không chỉ vậy, người dùng cũng được quyền đăng tải nội dung lên website với nhiều định dạng như văn bản, hình ảnh, video,... và chúng sẽ được lưu trữ lâu dài trên web.
4. Công cụ hỗ trợ tối ưu hóa SEO
CMS cung cấp các tính năng tích hợp và tiện ích bổ sung để giúp người dùng tối ưu hóa website trên các công cụ tìm kiếm. Người dùng khi đó có thể tùy chỉnh tiêu đề và mô tả trang (meta description), điều hướng Breadcrumb hay chọn cấu trúc URL thân thiện với SEO.
5. Hỗ trợ đa ngôn ngữ
Theo như kết quả một nghiên cứu, hơn 75% người dùng Internet trên toàn cầu hiện nay không sử dụng Tiếng Anh và mong muốn nội dung mà họ tìm hiểu sẽ được dịch sang ngôn ngữ mẹ đẻ. Vì vậy, CMS đã tích hợp tính năng hỗ trợ đa ngôn ngữ. Với chức năng này, CMS sẽ cho phép nhập và xuất nội dung dạng text dưới dạng XML hoặc các định dạng tiêu chuẩn khác, từ đó giúp việc dịch thuật trở nên đơn giản hơn. Ngoài ra, CMS còn hỗ trợ Unicode để đảm bảo rằng website của bạn vẫn sẽ hiển thị đầy đủ các ngôn ngữ dù trong đó có ký tự phức tạp.
6. Cung cấp giao diện quản trị dễ sử dụng
Gần như các phần mềm CMS hiện nay đều cung cấp cho người dùng những mẫu template đã được thiết kế sẵn. Điều này giúp bạn có thể nhanh chóng tùy chỉnh giao diện website một cách dễ dàng và tiết kiệm thời gian hiệu quả.
Bên cạnh đó, nhờ có hệ thống CMS mà người dùng còn được phép quản lý và chỉnh sửa website từ IoT hoặc bất kỳ thiết bị nào miễn là được kết nối với mạng Internet. Không dừng lại ở đó, CMS còn được tích hợp thêm một bảng điều khiển single dashboard hoặc control panel. Mục đích của việc này đó là để hỗ trợ người dùng có thể dễ dàng truy cập vào plugin, chủ đề, nội dung và tiến hành cài đặt website của mình.
Đánh giá lợi ích và hạn chế của Content Management System
Là một hệ thống với rất nhiều chức năng hữu dụng nên không khó hiểu khi Content Management System lại được ứng dụng trên hơn 88 triệu website khác nhau. Tuy nhiên, mặc dù phổ biến nhưng hệ thống này vẫn có những ưu, nhược điểm nhất định mà bạn nên tham khảo trước khi quyết định nên sử dụng hay không.
1. Lợi ích của hệ thống CMS
Như chúng ta cũng đã thấy, hệ quản trị CMS là một công cụ giúp cho người dùng có thể quản lý nội dung trên website vô cùng hiệu quả. Thậm chí, CMS còn được đánh giá tốt hơn hẳn so với WCMS và ECM vì mang đến nhiều ưu điểm vượt trội hơn. Trong đó, nổi bật cần phải kể đến những ưu điểm
- Giảm thiểu chi phí vận hành: Khi sử dụng hệ thống CMS, người dùng có thể tiết kiệm được chi phí cho việc thuê nhân viên quản trị và chi phí cho các hoạt động tiếp thị trực tuyến. Theo đó, thay vì phải thuê lập trình viên hay coder để vận hành website thì với CMS, người dùng có thể tự mình chỉnh sửa, thay đổi giao diện, phân loại danh mục và thực hiện một số thiết lập phức tạp khác.
- Cải thiện khả năng tương tác với người dùng: Với sự phát triển của công nghệ thông tin, Content Management System cũng đã được tối ưu để tương thích với các thiết bị di động. Điều này có ý nghĩa rất lớn trong việc giúp cho nội dung trên website có thể tiếp cận được với nhiều người dùng hơn. Đặc biệt, tính năng FQA được tích hợp trên CMS còn hỗ trợ doanh nghiệp giải đáp các thắc mắc và yêu cầu của người dùng một cách nhanh chóng, từ đó nâng cao khả năng tương tác và chăm sóc khách hàng.
- Tiết kiệm thời gian và nỗ lực trong quản lý nội dung: Nhờ có hệ thống CMS, việc quản lý nội dung trên website sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Người dùng có thể theo dõi các số liệu liên quan đến website như số lượng sản phẩm, các bài đăng, lượt chia sẻ và tổng lượng traffic. Đồng thời, bạn cũng có thể dễ dàng cập nhật bài viết mới hay tiến hành chỉnh sửa và loại bỏ một cách đơn giản. Ngoài ra, với tính năng lưu trữ các bản nháp, quản lý quyền truy cập và đăng bài,... thì người dùng cũng có thể tự tin hơn trong việc kiểm soát nội dung trên website của mình.
- Tăng cường tính linh hoạt và mở rộng của website: CMS cho phép doanh nghiệp tiếp cận với nhiều hình thức marketing khác nhau như content, email hay google ads,.... Mục đích chính là để bạn có thể xây dựng và quảng bá thương hiệu một cách dễ dàng. Đồng thời, CMS website cũng cấp quyền cho nhiều người cùng chỉnh sửa một nội dung trên giao diện thông qua nhiều hình thức khác nhau, từ đó giúp cho việc quản lý nội dung được diễn ra linh hoạt.
2. Hạn chế của CMS
Sở hữu rất nhiều ưu điểm nhưng chúng ta không thể phủ nhận rằng, hệ thống Content Management System vẫn còn tồn tại rất nhiều hạn chế, cụ thể:
- Giao diện của website sử dụng CMS thường không độc đáo do được thiết kế sẵn, các mẫu này cũng thường giống nhau và không tạo được sự khác biệt cho trang web của bạn, thậm chí dễ đụng hàng.
- Các themes có sẵn thường bị giới hạn nhiều tính năng trong thiết kế. Dù có thể chỉnh sửa giao diện nhưng nếu chọn một theme quá phổ biến, website của bạn vẫn có thể trông giống với nhiều trang web khác.
- CMS website cũng là mục tiêu dễ bị tấn công bởi hacker do tính bảo mật kém và người dùng thường không có kiến thức về lập trình.
- Chắc chắn, hệ thống CMS sẽ ít linh hoạt hơn và không hỗ trợ những tính năng độc đáo so với việc người dùng tự code web. Vậy nên, nếu muốn có một tính năng đặc biệt thì bạn sẽ cần thuê lập trình viên để thực hiện.
- Các website sử dụng CMS sẽ không thể nào có độ load nhanh như những trang web được tự code. Do đó mà trong một số trường hợp, bạn cần sử dụng các plugin và extensions để tăng tốc độ website nhanh chóng.
Phân loại hệ thống CMS
Hệ thống quản lý nội dung (CMS) hiện đã được phân loại thành 3 dạng chính bao gồm CMS mã nguồn mở, CMS tự viết hoặc sử dụng Framework và CMS có tính phí. Mỗi một loại sẽ có những đặc điểm khác nhau tùy thuộc vào cách sử dụng trong từng trường hợp.
1. CMS mã nguồn mở (Open Source)
CMS mã nguồn mở là một trong những công cụ được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay bởi được cung cấp hoàn toàn miễn phí từ các tập đoàn công nghệ lớn. CMS Open Source cũng được đánh giá là dễ sử dụng vì khi cài đặt trên máy chủ, các tính năng cơ bản cho trang web như quản lý trang, quản lý bài viết, trình soạn thảo và thiết lập bố cục đã có sẵn.
Trong trường hợp muốn sử dụng thêm các tính năng cao cấp hơn, bạn có thể cài đặt thêm các gói từ nhà sản xuất hoặc bên trung gian thứ ba. Nhưng chung quy lại thì điều này cũng không thật sự cần thiết vì các tính năng có sẵn cũng đã đủ để đáp ứng việc xây dựng một trang web hoàn chỉnh cho nhiều mục đích khác nhau. Hiện nay, các CMS Open Source đang được ứng dụng nhiều nhất hiện nay cần phải kể đến là WordPress, Opencart, Magento, Prestashop,....
2. CMS tự code hoặc dùng Framework có sẵn
Hệ thống CMS này được xây dựng hoàn toàn bằng tay, bao gồm các bước cơ bản như lập trình và viết code cho phần FrontEnd và BackEnd của website. Bằng cách sử dụng CMS tự code, bạn có thể tạo ra một website độc đáo, phù hợp với ý tưởng của mình và đáp ứng được nhu cầu cụ thể của khách hàng mục tiêu. Tuy nhiên, một điểm hạn chế của hệ thống CMS này khi triển khai đó là tốn rất nhiều thời gian, công sức và chi phí để thuê các lập trình viên.
3. CMS được build sẵn và mất phí
Đây là một nền tảng CMS được cung cấp bởi các công ty chuyên sản xuất và cung cấp dịch vụ CMS chuyên nghiệp cho khách hàng. Một trong những lợi ích khi sử dụng CMS này đó là thao tác đơn giản, ít gặp phải các lỗi (bug) và những tính năng cơ bản, nâng cao đều đã được thiết lập sẵn. Khi có bất kỳ sự cố nào xảy ra, nhà sản xuất sẽ nhanh chóng khắc phục. Tuy nhiên, để có thể sử dụng CMS này thì bạn sẽ phải trả phí và mức phí có thể sẽ khá cao trong trường hợp đó là CMS được sản xuất bởi các đơn vị nổi tiếng.
Các phần mềm CMS thông dụng hiện nay
Như đã nhấn mạnh ngay từ đầu thì hiện nay, phần lớn các website hiện nay đều đang sử dụng hệ thống quản lý nội dung CMS. Tuy nhiên, với mỗi trang web thì người dùng có thể sử dụng một phần mềm CMS khác nhau tùy thuộc vào mục đích và yêu cầu đưa ra. Dưới đây là top 10 nền tảng CMS được sử dụng nhiều nhất hiện nay, bạn có thể tham khảo để lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu của mình:
1. CMS WordPress
CMS WordPress là một nền tảng quản lý nội dung mã nguồn mở nổi tiếng nhất hiện nay và sử dụng hai ngôn ngữ lập trình phổ biến là MySQL và PHP. Với phần mềm này, bạn có thể tạo ra những trang web đẹp mắt mà không cần phải biết viết mã code. Đặc biệt, khi sử dụng CMS WordPress thì bạn chỉ cần trả phí cho domain (tên miền) và hosting mà không phải thanh toán thêm bất kỳ khoản ngân sách nào khác.
2. CMS Joomla
Joomla cũng là một hệ thống quản lý nội dung mã nguồn mở và được viết bằng ngôn ngữ PHP, đồng thời liên kết với cơ sở dữ liệu MySQL. Phần mềm này được đánh giá là rất hữu ích trong việc giúp người dùng chỉnh sửa nội dung trang web. Bên cạnh đó, CMS Joomla còn cung cấp các công cụ hỗ trợ cho việc quản lý các hoạt động kinh doanh trực tuyến và bán hàng. Tuy nhiên, việc sử dụng hệ thống này không hề đơn giản và trong nhiều trường hợp, bạn cần phải nhờ đến sự trợ giúp từ nhà phát triển.
3. CMS Drupal
Được lập trình bằng ngôn ngữ PHP, Drupal là một hệ thống quản lý nội dung linh hoạt cho website mà bạn không nên bỏ qua. Với Drupal, người dùng có thể dễ dàng tùy chỉnh các nội dung trên trang web, quản lý người dùng bằng cách tạo vai trò và phân quyền cho họ. Tương tự như WordPress và Joomla, Drupal cũng có một cộng đồng hỗ trợ lớn. Nhược điểm lớn nhất của phần mềm này đến từ việc điều chỉnh giao diện có phần hơi phức tạp.
4. CMS Magento
Magento là một nền tảng mã nguồn mở được viết bằng ngôn ngữ PHP và có vai trò hỗ trợ người dùng xây dựng các trang web thương mại điện tử. Được phát triển từ năm 2007, hiện tại Magento đang có hai phiên bản là Magento Commerce (trả phí) và Magento Open Source (miễn phí).
Một trong những ưu điểm nổi bật của Magento cần phải kể đến đó là tính bảo mật cao. Với việc cung cấp các công cụ bảo mật như CAPTCHA, PCI,... Magento giúp đảm bảo an toàn cho kho hàng hóa của bạn trên sàn thương mại điện tử. Đây cũng được xem là lý do mà Magento luôn được nhận xét là một hệ thống CMS lý tưởng cho các cá nhân và doanh nghiệp đang kinh doanh trên thị trường trực tuyến.
5. Shopify
Shopify là một công cụ quản lý nội dung có tính phí với nhiều gói dịch vụ khác nhau để bạn có thể lựa chọn. Nền tảng này được thiết kế chủ yếu để hỗ trợ cho các chiến lược marketing. Bên cạnh đó, Shopify còn tích hợp thêm nhiều tính năng tiện ích nhằm giúp tối ưu hóa nội dung cho SEO và đảm bảo tính nhất quán của nội dung được xuất bản.
6. Squarespace
Theo báo cáo gần đây nhất thì tính đến năm 2021, Squarespace đã chiếm được hơn 4% thị phần và đứng thứ ba trong danh sách các phần mềm CMS được sử dụng phổ biến hiện nay (đứng sau WordPress và Wix). Để sử dụng phần mềm, người dùng bắt buộc phải trả phí với tùy chọn gồm có bốn gói dịch vụ cơ bản là: cá nhân, doanh nghiệp, thương mại cơ bản và thương mại nâng cao.
7. Wix
Được ra mắt từ năm 2006, Wix hiện chiếm 7,17% thị phần trong lĩnh vực quản lý nội dung (CMS). Platform này được đánh giá là lựa chọn phù hợp cho các cá nhân hoặc doanh nghiệp có ngân sách hạn hẹp và thiếu kinh nghiệm trong việc xây dựng website. Lý do chính là vì giao diện sử dụng của Wix rất đơn giản và dễ tiếp cận. Nó cung cấp cho người dùng trình chỉnh sửa kéo và thả để tạo ra các trang web với giao diện trực quan và dễ dàng tương tác.
8. Typo3
Typo3 là một hệ thống CMS website được viết bằng ngôn ngữ PHP và có thể hoạt động trên các web server như Apache và IIS. Ngoài ra, phần mềm CMS này cũng được thiết kế để có khả năng chạy trên nhiều hệ điều hành khác nhau như Microsoft, Linux hoặc Mac OS,...
9. Ghost
Phần mềm CMS Ghost là một mã nguồn mở nên bạn không cần phải lo lắng về chi phí khi sử dụng. Nền tảng này nổi bật với nhiều ưu điểm như giao diện đẹp mắt, cài đặt đơn giản và hỗ trợ lên lịch đăng cho bài viết. Tuy nhiên, có một số điểm yếu của Ghost có thể khiến người dùng cảm thấy phiền phức, chẳng hạn như: hỗ trợ Tiếng Việt không tốt, số lượng theme khá hạn chế, dữ liệu bị phân tán khó kiểm soát và cần phải khởi động (restart) khi chỉnh sửa giao diện.
10. Weebly
Weebly là một giải pháp hoàn hảo cho những người muốn tạo ra một trang web chuyên nghiệp mà không cần có nhiều kinh nghiệm. Với Weebly, bạn sẽ có cơ hội được trải nghiệm nhiều tính năng và tài nguyên hấp dẫn để áp dụng xây dựng website từ cơ bản đến nâng cao. Hiện nay, một số trang web nổi tiếng đã sử dụng phần mềm SMS Weebly gồm có The Whisky Ball, The Box Brothers hay Brighton Secondary School Music,....
Tiêu chí lựa chọn CMS phù hợp với doanh nghiệp
Với rất nhiều nền tảng CMS khác nhau đang được sử dụng trên Internet, việc lựa chọn một nền tảng CMS website phù hợp là điều không hề đơn giản. Nhưng với việc xem xét các tiêu chí dưới đây, bạn có thể căn cứ vào đó để chọn một phần mềm CMS phù hợp với nhu cầu và tài chính của mình. Cụ thể, những tiêu chí này gồm có:
- Mục đích: Trước tiên, bạn cần xác định mục đích thiết kế website của mình là gì. Nếu đó là blog cá nhân, WordPress chính là một lựa chọn tuyệt vời, nhưng nếu là trang web dành cho doanh nghiệp thì Drupal sẽ phù hợp hơn.
- Dễ sử dụng: Hãy tham khảo và lựa chọn một CMS có cách dùng đơn giản để bạn có thể tạo và chỉnh sửa nội dung dễ dàng, nhất là khi bạn không có kiến thức về lập trình.
- Tùy chọn thiết kế: CMS thường cung cấp nhiều mẫu thiết kế để bạn lựa chọn và có thể tùy chỉnh theo ý muốn. Do đó, hãy xem xét và đánh giá đâu là mẫu thiết kế mà bạn cảm thấy phù hợp với website của mình nhé.
- Khả năng di chuyển dữ liệu: Một nền tảng CMS tốt sẽ phải tích hợp các công cụ giúp bạn dễ dàng xuất bản và di chuyển dữ liệu của mình đến nơi khác.
- Tiện ích mở rộng và bổ trợ: Không nền tảng CMS nào có đầy đủ tính năng để đáp ứng mọi yêu cầu của bạn. Vì vậy, hãy đánh giá xem liệu phần mềm đó có những tiện tiện ích mở rộng nào để hỗ trợ cho quá trình xây dựng web không nhé.
- Chi phí: Một số nền tảng CMS miễn phí, trong khi một số khác tính phí hàng tháng. Do đó, hãy tìm hiểu kỹ về giá cả trước khi chọn CMS để tránh gây ra sự bất ngờ và đồng thời quản lý ngân sách tốt hơn.
Trên đây là những nội dung mà Phương Nam Vina muốn chia sẻ đến bạn về CMS là gì. Có thể thấy, khi sử dụng một nền tảng CMS vào website của mình, bạn sẽ tối ưu hiệu quả về thời gian và chi phí trong việc quản lý nội dung, đồng thời gia tăng khả năng tương tác với người dùng được tốt nhất.
Tham khảo thêm:
Database là gì? Các mô hình database phổ biến hiện nay
iFrame là gì? Bật mí những thông tin quan trọng về iFrame
Website marketing là gì? Các chiến lược marketing website hiệu quả
